In komplexen Umgebungen, in denen SAP ERP einer großen und vielfältigen Anwendergruppe zur Verfügung steht, ist die Lizenzverwaltung keine triviale Angelegenheit und kann im Laufe der Zeit zu Diskrepanzen zwischen der tatsächlichen Nutzung der verschiedenen SAP-Module und den vertraglich vereinbarten (und bezahlten) Leistungen führen.
Diese Fehlausrichtung kann je nach Fall zu zwei verschiedenen Arten von Problemen führen:
- Die Nutzerzahl der Anwendung ist im Laufe der Zeit gestiegen; und wenn dies nicht an SAP weitergeleitet und ordnungsgemäß ausgehandelt wurde, zahlt das Unternehmen weniger, als es eigentlich sollte, und muss möglicherweise mit gezielten Prüfungen durch SAP oder einen seiner Partner rechnen – mit unangenehmen Folgen in Form von Strafen seitens SAP.
- Wenn hingegen die tatsächliche Nutzung des Systems im Laufe der Zeit aus verschiedenen Gründen zurückgegangen ist oder wenn einige der abonnierten Module nie tatsächlich genutzt wurden, tritt das Gegenteil ein, d. h., das Unternehmen zahlt mehr, als es eigentlich sollte.
Das SAP-Lizenzberechnungsmodell basiert nicht einfach auf nominalen Lizenzen pro Benutzer, sondern wird durch eine aggregierte Nutzungsmetrik namens FUE (Full Usage Equivalent) definiert. Benutzer werden je nach dem Umfang ihrer Interaktion mit dem System in verschiedene Kategorien eingeteilt, wobei einige Kategorien „leistungsstärker“ sind als andere: So gehört beispielsweise ein Benutzer, der zum Ändern des Quellcodes berechtigt ist, zu einer leistungsstärkeren Klasse als ein anderer Benutzer, der lediglich zum Lesen der angebotenen Funktionen berechtigt ist; daher verbraucht der erste Benutzer offensichtlich mehr FUE als der zweite.
FUE ähnelt vom Konzept her einer „Währung“, die den Handlungsspielraum jedes Benutzers ausdrückt; dabei handelt es sich um eine Kombination aus mehreren Zugriffsrechten, die sich von Modul zu Modul unterscheiden können.
Dies erklärt die Aussage zu Beginn des Artikels, nämlich dass eine nicht ordnungsgemäß durchgeführte SAP-Lizenzverwaltung im Laufe der Zeit zu erheblichen Diskrepanzen zwischen der tatsächlichen Nutzung und den vertraglichen Bedingungen führen kann.
In solchen Fällen ERA Group den Kunden dabei unterstützen, die Nutzung des SAP-Systems im Unternehmen regelmäßig zu analysieren, um sich ein klares und aktuelles Bild von der Situation zu verschaffen.
Zweitens kann ERA seinen Kunden auch die Unterstützung bieten, die sie benötigen, um Verhandlungen mit SAP besser zu gestalten; denn SAP gibt – wie alle großen Softwareanbieter – seine wiederkehrenden Einnahmen nicht ohne Weiteres auf, selbst im Falle von Fehlern, und bietet technologische Upgrades an, die für das Unternehmen von Interesse sein können oder auch nicht.
Ein sehr aktuelles Beispiel ist das viel beachtete Upgrade von SAP auf die Version S/4 mit der HANA-Datenbank-Engine (SAP hat kürzlich angekündigt, den Support für alle R/3-ECCS-Versionen bis Ende 2027 einzustellen).
Aus diesem Grund ist es neben der Verfügbarkeit klarer und objektiver Daten erforderlich, eine geeignete Verhandlungsstrategie zu entwickeln, die auf einem klaren Verständnis der Bedürfnisse und Strategien Ihres Unternehmens hinsichtlich der Weiterentwicklung des Tools basiert.
