Artikkelisarjan”Aiheuttavatko pienet hankintakulut yrityksellesi tappiota?” ensimmäisessä osassa kuvasimme perusvaiheet, joita tarvitaan pienien hankintakulujen tietojen saattamiseksi muotoon, jonka avulla voit ymmärtää kulujen rakennetta ja etsiä keinoja hyödyntää Säästöt . Tässä toisessa osassa käsittelen, mitä konkreettisesti kannattaa tehdä. Mutta kuka tahansa tietää, ettei kukaan halua tehdä kaikkea tätä työtä turhaan.
Tähän mennessä meidän pitäisi jo ymmärtää, "kuka ja mitä" on kyseessä; eli voimme nyt alkaa tehdä Meistä jotain.
Meistä itä tehdä?
Suosittelisin käsittelemään tietoja pienissä osissa tai palasina. Kyllä, se vie todennäköisesti kokonaisuudessaan enemmän aikaa, mutta se on hallittavissa ja onnistumismahdollisuudet ovat paremmat.
Aloita tunnistamalla ne pienhankintojen ryhmät, joissa volyymi on yleensä suurempi, tuotteiden arvo korkeampi ja jotka voidaan ryhmitellä. Vaihtoehtoisesti voit ryhmitellä hankinnat samanlaisten toimittajien mukaan. Näihin suurempiin "ryhmiin" kannattaa panostaa aikaa ja vaivaa. Vaikka onkin houkuttelevaa ryhtyä käsittelemään kaikkea kerralla, hankkeeseen tarvittavat lisäresurssit ja henkilöstön työaika tekevät siitä todennäköisesti liian raskaan urakkan.
- Kun olemme määritelleet "koreja" ja niiden sisältämät kohteet, niiden hallintaan on useita vaihtoehtoja:
- Tuoteryhmät, kuten esimerkiksi toimistotarvikkeet, tietoliikenne ja tulostuspalvelut, voivat olla arvoltaan riittävän suuria, jotta ne voidaan tuoda markkinoille kilpailutuksen kautta ja sisällyttää sopimushallintaan (kirjoitan kiinnostuneille erillisessä artikkelissa Meistä ). Tällaisella lähestymistavalla on potentiaalia tuottaa merkittäviä Säästöt ja todennäköisesti myös toimittajakannan yhtenäistämistä.
- Toisissa tilanteissa voi olla niin, että sinulla on jo olemassa oleva toimittaja, jonka kautta voit hankkia nämä pienet hankinnat. Tällöin voit lopettaa yhteistyön ”muiden” toimittajien kanssa ja saada kulut jälleen sopimushallinnan piiriin.
Molemmat edellä mainitut menetelmät voivat vähentää toimittajien määrää ja tehostaa hallinnollisia toimintoja riippumatta Säästöt.
Kun huomasimme, ettei toimistotarvikkeiden tilaamiseen ollut vakiintunutta menettelytapaa, eräs asiakkaani otti äskettäin käyttöön menettelyn, joka tuotti erinomaisia tuloksia. Tässä tapauksessa työntekijät ostivat toimisto- ja paperitavarat itse ja hakivat kulut takaisin kulukorvaushakemusten kautta. Kuten voitte kuvitella, kulut ja hinnat vaihtelivat suuresti, ja ostotoiminta oli kirjaimellisesti käsistä riistäytynyt.
Yhteistyössä yrityksen kanssa otimme PDF-muotoiset laskut, muunsimme ne digitaaliseen muotoon ja kun saimme selville kulut, otimme käyttöön prosessin, jossa – ilman markkinatutkimusta (meillä oli käytettävissä aiempia tietoja pienistä hankinnoista päätöksemme tueksi) – nimettiin tietty toimittaja, nimitettiin keskitetty ostovastaava ja ilmoitettiin sitten kaikille työntekijöille, että toimistotarvikkeiden kulukorvauksia ei makseta, ellei hankintaa ole ensin hyväksytty. Tämä auttoi merkittävästi kulujen hillitsemisessä ja johti lähes 30 %:n Säästöt ensimmäisenä Säästöt .
On totta, että aluksi oli joitakin tyytymättömiä työntekijöitä, mutta tilanne tasaantui nopeasti, ja nyt kaikki ovat hyväksyneet prosessin, ja organisaatio kerää edelleen Säästöt. Tämä tarkoitti myös sitä, että kirjanpito käsitteli kuukausittain vain yhden laskun eikä useita kulukorvaushakemuksia.
Tänään, tässä tapauksessa, seuraamme hankintoja edelleen neljännesvuosittain ja ryhdymme tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin.
Toimenpiteiden laiminlyönnin riskit
Organisaatioille voi koitua riskejä, jos ne eivät hallitse pienimuotoisia hankintojaan. Pienimuotoiset hankinnat ovat tyypillisesti epävirallisia; jos niitä ei seurata ja ne jätetään oman onnensa nojaan, ne antavat ihmisille mahdollisuuden tehdä päätöksiä oman harkintansa mukaan, mistä voi seurata esimerkiksi seuraavia seurauksia:
- Meistä ei juurikaan tai lainkaan huolta parhaan hinnan Meistä (hintariski)
- Liiketoiminnalle aiheutuva operatiivinen riski, joka johtuu mahdollisesti puutteellisesti tarkastetuista hankinnoista, voi muodostaa riskin työntekijöille, yritykselle ja sen asiakkaille.
Jos et ole viime aikoina tarkastellut pienimuotoisia hankintojasi, on hyvin todennäköistä, että maksat niistä liikaa ja altistat organisaatiosi riskeille. Jos et tiedä, mistä aloittaa pienimuotoisten hankintojen hallitsemiseksi, ERA voi auttaa sinua pääsemään takaisin raiteille ja säästämään huomattavia summia sekä auttaa sinua ottamaan käyttöön pienimuotoisten hankintojen hallintaan tarvittavat prosessit.
Saatavilla on myös ohjelmistotyökaluja, kuten ERA:nSpendVue™, jotka tarjoavat ylimmälle johdolle perusteellista tietoa organisaation kulutuksesta, mukaan lukien pienet hankinnat. Sertifioidut analyytikot tutkivat yrityksesi taloudellisia tietoja perusteellisesti ja soveltavat ERA:n omia toimialakohtaisia vertailuarvoja kulutukseesi. Tuloksena Näkemykset selkeät, välittömät ja käytännönläheiset Näkemykset helposti ymmärrettävässä ja kiinnostavassa muodossa. ERA:n sertifioidut neuvonantajat työskentelevät kanssasi löytääkseen organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan tien kassavirran parantamiseen. Voit katsoa lyhyen videonSpendVueTM:stä seuraavasta linkistä : https://vimeo.com/680583659
Jos haluat lisätietoja siitä, miten Meistä pienimuotoisia hankintoja, ota Yhteydenotto Grant Morrowiin.
Grant Morrow on ERA Group in pääkonsultti ERA Group SpendVue-sertifioitu neuvonantaja.
Hänellä on yli 30 vuoden käytännön kokemus pk-yritysten kanssa työskentelystä, jossa hän on auttanut yrityksiä tunnistamaan ylimääräisiä kuluja ja kehittänyt strategioita kustannusten hallinnan tehostamiseksi.
