Analizza le tue abitudini di spesa: un approccio più intelligente alla gestione dei costi

Nella nostra ultima newsletter abbiamo parlato dell’importanza di «conoscere i propri numeri»: il fondamento di una gestione efficace dei costi. Ma per molte organizzazioni, tradurre questa idea in pratica rappresenta una vera sfida. Uno degli ostacoli principali? Semplicemente riuscire a trasformare i dati in un formato utilizzabile, che sia possibile analizzare e trasformare in Approfondimenti utili e concreti.

In base alla mia esperienza, i dati più preziosi provengono spesso dalle fatture. Queste contengono descrizioni dettagliate degli acquisti, i codici articolo e Approfondimenti a livello di transazione Approfondimenti sono una miniera d’oro per l’analisi dei costi. Il problema? La maggior parte di questi dati è rinchiusa in file PDF.

Per molti dei miei clienti, ciò significa che raccolgo ed estraggo regolarmente dati da pile di fatture in formato PDF, per lo più su base trimestrale.

Quando si avvia un nuovo progetto e si cerca di ottenere una prima panoramica delle spese, spesso ci si trova a dover convertire migliaia di fatture in formato PDF in un unico formato digitale.

Non è l'ideale, ma è lì che Approfondimenti trovano Approfondimenti gli Approfondimenti più utili. Anche i dati relativi agli ordini di acquisto (PO) possono essere d'aiuto, ma spesso sono frammentari o incompleti e di solito richiedono un bel po' di lavoro di pulizia prima di poter essere utilizzati.

Da dove cominciare? Inizia dai tuoi fornitori

Se non sai da dove cominciare, parti dai tuoi fornitori più importanti. Molti di loro possono fornirti un file unico contenente tutte le tue transazioni in formato Excel o CSV: è davvero un grande vantaggio. Con i fornitori più piccoli questa opzione potrebbe non essere disponibile, ma vale sempre la pena chiedere. Rimarrai sorpreso da ciò che possono offrirti se glielo chiedi.

Detto questo, Chi siamo dei progetti Chi siamo lavoro, alla fine abbiamo comunque dovuto ricorrere ai dati delle fatture in formato PDF. All'inizio richiede più lavoro, ma a lungo termine ne vale davvero la pena.

Uno strumento rivoluzionario: Docparser

Qualche anno fa mi sono trovato di fronte alla stessa sfida: montagne di fatture in formato PDF e nessun modo semplice per estrarne i dati. Ho provato a esternalizzare il lavoro all’estero, ma finivo per dedicare più tempo a correggere i risultati di quanto ne avessi risparmiato.

È stato allora che un collega mi ha suggerito di provare Docparser, uno strumento che estrae dati strutturati dai PDF (e da altri formati). Non è affatto perfetto, ma è molto potente, specialmente con i PDF elettronici e le fatture dal layout standardizzato. Ma soprattutto, il loro team di assistenza è davvero reattivo e disponibile e, nel mio caso, ricevo solitamente una risposta entro la mattina seguente.

Una volta configurate le regole per un determinato cliente, basta caricare i documenti e l'estrazione è completata in 5 minuti. Una volta impostato il sistema, è possibile elaborare 300-400 fatture in pochi minuti. Per me si tratta di un enorme aumento della produttività — e di una vera e propria rivoluzione per chiunque debba gestire grandi volumi di documenti dai quali estrarre dati specifici.

Hai bisogno di una mano? Parliamone

Se i tuoi dati sono bloccati in file PDF o non sai da dove cominciare, non sei il solo — e non è certo la fine del mondo. Esistono strumenti e strategie che possono aiutarti. Che tu voglia occupartene da solo o aver bisogno di un po’ di aiuto, sono sempre disponibile a fare due chiacchiere o a rimboccarmi le maniche per aiutarti a muovere i primi passi.

Grant Morrow
Consulente principale
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