Sfidare lo status quo: perché gli inquilini devono esaminare con maggiore attenzione le spese condominiali

I proprietari (o i loro amministratori) spesso tardano a comunicare i preventivi, a volte solo quando l'anno di riferimento per le spese condominiali è già ben avviato. Se è quello che vi capita, non siete i soli: succede in circa il 50% dei casi.

Allo stesso modo, spesso i proprietari tardano a rilasciare i certificati finali, soprattutto quando gli inquilini hanno diritto a un rimborso perché i costi effettivi sono risultati inferiori al preventivo. Inoltre, le spiegazioni e le note relative ai costi possono essere scarse o del tutto assenti, con scarsa giustificazione delle ripartizioni applicate. Soprattutto, gli inquilini potrebbero avere a disposizione solo un lasso di tempo limitato dopo il rilascio del certificato per contestare le spese riportate — ammesso che possano contestarle senza dover sostenere costi aggiuntivi.

Se sei un direttore finanziario o un responsabile immobiliare molto impegnato di un'azienda locataria, spesso questa questione finisce nella lista delle cose da fare, per poi essere dimenticata o semplicemente accettata. Le migliori pratiche prevedono che i bilanci siano forniti entro e non oltre un mese prima dell'inizio dell'anno di riferimento per le spese condominiali, che i certificati definitivi siano emessi entro quattro mesi dalla fine dell'anno e che siano concessi altri quattro mesi agli inquilini per esaminare i costi. Tuttavia, prestate attenzione a eventuali scadenze specifiche indicate nel vostro contratto di locazione, poiché queste possono avere la precedenza e prevenire contestazioni future.

L'impatto di una cattiva gestione da parte del locatore su un'azienda può essere notevole:

• Non è possibile prevedere in anticipo l'aumento dei costi.
• È possibile che il tuo locatore stia già assumendo nuovi impegni e sostenendo nuove spese prima ancora che tu abbia ricevuto il bilancio, figuriamoci prima che tu abbia avuto la possibilità di contestarlo.
• Stai perdendo denaro. Spesso gli inquilini pagano più del dovuto senza rendersene conto, finendo per sostenere involontariamente spese che dovrebbero essere a carico del proprietario, e distogliendo così fondi che potrebbero essere utilizzati per far crescere la propria attività.

Come se una gestione amministrativa scadente non bastasse, uno dei settori in cui si sono registrati i maggiori sovrapprezzi nel 2024 è stato proprio quello dei costi di gestione degli immobili. Questi stanno aumentando vertiginosamente, soprattutto a Londra, e spesso includono aspetti che rientrano nelle responsabilità degli agenti di gestione e che dovrebbero già essere coperti dai loro onorari. Perché? Perché tali onorari dovrebbero essere fissi. Quindi non solo la gestione è scadente, ma i proprietari fanno anche pagare di più per questo!

Attenzione anche ai costi M&E (impiantistica meccanica ed elettrica). Alcuni proprietari optano per contratti di manutenzione tutto compreso, ma continuano a sostenere e a trasferire costi aggiuntivi che non dovrebbero essere addebitati. I costi di riparazione dovrebbero essere contabilizzati separatamente da quelli di sostituzione. Con l'imminente entrata in vigore delle normative MEES relative al rendimento energetico degli edifici, alcuni proprietari stanno scegliendo di effettuare lavori di ammodernamento piuttosto che riparare o sostituire impianti e strutture. I costi di investimento, se indicati, sono solitamente ingenti e possono rappresentare una sorpresa. Ma siete davvero responsabili in base ai termini del vostro contratto di locazione? Esiste un'alternativa più conveniente e conforme alle normative?

Con l'aiuto di un consulente esperto, è possibile verificare la fondatezza di tali costi — sia alla luce del contratto di locazione che del Codice di condotta RICS — il che potrebbe consentire di negoziare riduzioni significative. Se non siete sicuri che gli addebiti siano corretti, è consigliabile rivolgersi a un consulente.

Il nostro team specializzato, composto da periti edili e tecnici di facility management, è in grado di esaminare il vostro contratto di locazione e di effettuare rapidamente un'analisi comparativa dei costi delle spese condominiali. Eventuali costi eccessivi o anomalie potranno quindi essere contestati al locatore, ottenendo spesso rimborsi significativi e riduzioni dei costi futuri delle spese condominiali.