I mesi di gennaio e febbraio sono sempre stati molto intensi, e quest’anno non ha fatto eccezione. Abbiamo lavorato a stretto contatto con due nostri clienti di lunga data, due collegi, aiutandoli a gestire i costi operativi e a individuare nuove opportunità di risparmio. Come dicono loro stessi, ogni dollaro risparmiato contribuisce a mantenere basse le rette.
Sebbene questo lavoro non segua necessariamente il tradizionale ERA Group , l'obiettivo principale rimane lo stesso: aumentare l'efficienza e migliorare i risultati finanziari. Storicamente, questo lavoro ha ruotato attorno alla ristorazione e al catering nelle loro sezioni di convitto, ma negli ultimi due anni entrambe le parti hanno cercato di espandere il proprio raggio d'azione per includere altre aree, come mense, uniformi e forniture per ufficio. Di conseguenza, gran parte di gennaio è stata dedicata alla chiusura del 2024 e alla preparazione delle basi per il 2025.
Principali risultati raggiunti a gennaio
Monitoraggio dei costi dei pasti: una scuola ha accolto con soddisfazione un aumento inferiore al 2% del costo per pasto nel 2024, un risultato positivo date le attuali condizioni di mercato. È stato Chi siamo la spesa del 2024, alla ricerca di ulteriori opportunità di ottimizzazione e benchmarking costi benchmarking pasti benchmarking .
Analisi delle prestazioni della mensa: abbiamo evidenziato una differenza del 40% nella spesa pro capite per studente tra le diverse scuole, mettendo in luce le possibilità di migliorare il controllo dei costi e/o di ampliare le opportunità.
Vendite e adeguamenti dei prezzi: abbiamo analizzato i prezzi della mensa e l'andamento delle vendite per garantire la coerenza con i piani di bilancio per il 2025, individuando al contempo opportunità di Risparmi e sì, ce n'erano alcune).
Procedura di gara per la categoria alimentare: abbiamo ottenuto un Risparmi del 9% Risparmi una categoria che non era stata ancora oggetto di appalto, che si aggiunge al Risparmi del 21% Risparmi ottenuto su un'altra categoria alimentare.
Analisi del consumo di carta da copia: una delle voci di spesa più significative della scuola. Effettuando benchmarking il numero di studenti, abbiamo riscontrato che il consumo di carta per studente è rimasto stabile a circa 1,25 risme all'anno, il che significa che l'aumento della spesa osservato nel 2024 è stato determinato dalla crescita delle iscrizioni e non dall'aumento dei prezzi, come inizialmente ipotizzato (i prezzi erano infatti diminuiti). Considerato il passaggio all'apprendimento digitale e all'uso dei computer, ci aspettavamo che l'uso della carta diminuisse, ma i dati sembrano indicare il contrario.
Tendenze relative alle divise: sebbene una delle scuole fosse nel complesso soddisfatta dei risultati ottenuti dal proprio negozio di divise, desiderava un’analisi più approfondita delle abitudini di acquisto. Da uno dei dati emersi è emerso che gli studenti acquistano ora in media 1,5 camicie all’anno, rispetto alla media di 1 all’anno di appena quattro anni fa, e che il numero totale di articoli acquistati per studente è aumentato del 50% rispetto al periodo pre-COVID. Abbiamo inoltre evidenziato che il fornitore principale ha aumentato i prezzi di circa il 5% lo scorso anno.
Svolgiamo questo esercizio ogni trimestre, in modo che le scuole possano verificare il proprio andamento rispetto al budget. Eventuali scostamenti vengono spiegati e, se necessario, vengono adottate misure correttive. Piccoli e semplici Approfondimenti questi stanno aiutando queste scuole a perfezionare la gestione delle scorte, a ottimizzare i costi e a migliorare la pianificazione di bilancio.
La crescente domanda di Benchmarking
Benchmarking diventando uno strumento sempre più importante per l'analisi interna e il confronto con i pari, sia per le scuole che per le aziende. Negli ultimi sette anni di collaborazione con queste scuole, benchmarking da una situazione in cui "non disponevamo dei dati" a uno strumento fondamentale per il processo decisionale.
Un esempio di come una scuola utilizza l'analisi è il caso del consumo di carta. Una volta stabilito che il consumo di carta non era in linea con le aspettative, la scuola ha potuto individuare rapidamente dove risiedesse il problema e adottare alcune misure correttive.
Queste scuole chiedono:
«Come stiamo andando? In quali ambiti possiamo migliorare? E in quali stiamo già ottenendo buoni risultati?»
L'utilizzo dei dati relativi agli studenti ci ha permesso di analizzare le tendenze di spesa nelle principali categorie per ottenere Approfondimenti più dettagliati. Alcuni dei nostri dati risalgono al 2017, prima della pandemia, e offrono una preziosa prospettiva a lungo termine.
L'interesse per benchmarking con le altre scuole benchmarking per un'analisi più approfondita dei dati sta crescendo, man mano che gli istituti scolastici prendono coscienza della posta in gioco dal punto di vista finanziario. E, come mi ricordano costantemente entrambe le scuole, la posta in gioco è piuttosto alta.
Se sei interessato al benchmarking alla gestione dei costi nella tua scuola o organizzazione, mi farebbe molto piacere fare due chiacchiere con te per valutare le possibilità.
Sono lieto di presentarlo ai consigli di amministrazione o ai vertici aziendali, se ciò può aiutarli a comprendere l'opportunità. Si tratta di una questione troppo importante per essere ignorata o minimizzata.
