La risposta è quasi certamente sì; ed ecco perché:
Quando si parla di "tail spend", spesso la questione viene ignorata o accantonata perché ritenuta troppo complessa. Esaminare ogni singola spesa nel dettaglio sembra troppo difficile o richiede troppo tempo. Forse non si hanno le risorse o il tempo necessari, oppure si ritiene che non sia una mossa strategica. Queste sono alcune delle ragioni o delle scuse che sento dai CFO e dai direttori finanziari; anche se la maggior parte riconosce che si tratta di un'area con un potenziale di Risparmi. Mi dicono che dovrebbero fare qualcosa Chi siamo , ma sono troppo occupati. Questo è motivo di frustrazione per me perché lavorano così duramente per guadagnare, quando una rapida verifica potrebbe aggiungere migliaia di euro ai profitti aziendali senza la necessità di fare straordinari.
Questa è la prima parte di una serie in due parti in cui spiego cos’è il tail spend e come può essere analizzato e ridotto al minimo senza far perdere ore preziose al vostro team.
Che cos'è il tail spend?
Il concetto di "tail spend" viene definito in modo diverso in ogni organizzazione; tuttavia, la definizione più comune si basa sulla regola dell'80/20 (regola di Pareto), come illustrato nel diagramma 1.
Il termine si riferisce al 20% inferiore della spesa, generalmente coperto dall'80% dei fornitori. La spesa residuale è solitamente considerata come una spesa di basso valore, poiché rappresenta solo una minima parte (20%) della spesa totale. Nella maggior parte delle aziende, potrebbe essere definita "spesa non regolamentata" o "spesa non strategica".
La spesa marginale, nota anche come spesa "non controllata" o "non autorizzata". E crea davvero problemi!
Figura 1. Spesa residua. Fonte: ERA Group
Migliaia di materiali di consumo e articoli possono rientrare nella categoria delle spese minori, tra cui DPI, Imballaggi, forniture per la spedizione e il magazzino, prodotti per la pulizia e l'igiene, Gas industriali forniture per ufficio. L'elenco è infinito. Può trattarsi di un elenco piuttosto lungo e scoraggiante. Le spese che generano sono minime se considerate singolarmente, ma credetemi: alla fine si sommano!
In generale, all’interno di un’organizzazione c’è scarsa consapevolezza dell’entità delle spese marginali e ancora meno conoscenza su come gestirle in modo efficace. Questo spesso porta le aziende a trascurare migliaia e, in alcuni casi, centinaia di migliaia di dollari ogni anno. Si tratta di denaro che pagano inconsapevolmente e inutilmente ai fornitori, quando invece potrebbe essere impiegato in modo più proficuo.
La sfida legata alla spesa residuale è duplice: in primo luogo, occorre individuare quali categorie stanno generando costi eccessivi; in secondo luogo, bisogna capire come recuperare i Risparmi.
Quanti soldi ti stai perdendo?
Sebbene la spesa marginale sia considerata modesta rispetto ai costi totali, è anche un ambito in cui Risparmi ottenere notevoli Risparmi . Questi fondi possono andare direttamente a incrementare l'utile netto oppure essere utilizzati per finanziare un nuovo progetto o assumere nuovo personale.
Dopo aver lavorato per molti anni nel settore della riduzione dei costi, ho notato che Risparmi gestione della spesa residuale possono aggirarsi tra il 10% e il 15% nel primo anno. Tuttavia, la mia esperienza mi ha dimostrato che, Risparmi gestite correttamente, alcune categorie specifiche possono generare Risparmi fino al 40%.
Questi potenziali Risparmi spesso trascurati come fonte interna di finanziamento a causa delle basse aspettative di rendimento, della scarsa visibilità, della mancanza di risorse interne e dell'assenza di dati di riferimento adeguati.
Se la vostra spesa residua ammonta a 1 milione di dollari, un Risparmi del 10% Risparmi 100.000 dollari. Immaginate di recuperare questa somma in pochi mesi senza dover rescindere i contratti con i fornitori né licenziare personale. È una bella soddisfazione.
L'efficienza del back-office è l'altro risultato derivante da una valutazione della spesa marginale e dalle misure adottate per risolvere eventuali problemi. Grazie a questo processo, si ottiene una gestione contabile più fluida e meno confusione, con un conseguente risparmio di tempo e risorse.
Analizzare la spesa residuale: da dove cominciare?
L'idea di occuparsi delle spese minori può sembrare scoraggiante; spesso, infatti, le aziende non dispongono delle risorse necessarie per districarsi tra decine di migliaia di transazioni che, di solito, non sono nel formato corretto per poter essere analizzate facilmente.
Bisogna pur iniziare da qualche parte e tenere presente che ci sono aziende esterne che possono aiutarti in questo processo o addirittura occuparsene al posto tuo.
Il primo passo consiste nell'individuare e identificare la spesa marginale della vostra azienda. Poiché questa varia probabilmente da un'azienda all'altra, si tratta di un processo che vale la pena intraprendere. Come accennato in precedenza, la regola di Pareto è il modo più semplice per definirla.
Una volta chiarito a tutti Chi siamo spend Chi siamo , si tratta di procurarsi i dati da analizzare. Quando assisto i clienti, spesso mi consegnano una pila di documenti PDF o fatture, che io poi converto in formato digitale.
Una volta che i dati sono stati preparati per l'analisi, standardizzati e puliti, l'analisi rivelerà dove vengono effettuate le spese e chi sono i fornitori. Esistono inoltre software che rendono questo processo più semplice e veloce, consentendo di individuare opportunità di risparmio in breve tempo.
In definitiva, vogliamo capire chi e cosa costituisce la vostra spesa marginale. Solo così potremo intervenire Chi siamo .
Una volta individuato dove si verificano gli sprechi e chi ne è responsabile (potrebbe trattarsi di un errore nella determinazione dei prezzi o di qualcuno che spende senza averne l'autorizzazione), aiutiamo a capire come risolvere Chi siamo
Alcuni strumenti software, come SpendVue™ di ERA, forniscono ai dirigenti di alto livello informazioni approfondite sulla spesa della loro organizzazione, compresa la spesa marginale. Con l’aiuto di questo strumento, analisti certificati analizzano in modo approfondito i dati finanziari e applicano i benchmark di settore proprietari di ERA per individuare anomalie di spesa. Il risultato è una serie di Approfondimenti chiari, immediati e attuabili, Approfondimenti in un formato di facile comprensione. Il vostro consulente lavorerà quindi con voi per individuare il percorso di miglioramento del flusso di cassa più adatto alle esigenze della vostra organizzazione. Potete visualizzare un breve video suSpendVueTM al seguente link https://vimeo.com/680583659.
Nella seconda parte di questa serie approfondiremo cosa potete fare con la vostra spesa residuale una volta acquisita una comprensione più approfondita di cosa essa comprenda.
Se desideri saperne di più Chi siamo la tua spesa residua, ti invitiamo a Mettiti in contatto Grant Morrow.
Grant Morrow è consulente senior presso ERA Group consulente certificato SpendVue. Vanta oltre 30 anni di esperienza sul campo a fianco delle PMI, aiutandole a individuare le voci di spesa eccessiva e a sviluppare strategie per una migliore gestione dei costi.
