4 sfaturi pentru reducerea cheltuielilor companiei
Monitorizarea, optimizarea și gestionarea eficientă a cheltuielilor companiei sunt esențiale, în special pentru firmele care, din diverse motive, nu pot aloca timpul și resursele necesare pentru o gestionare promptă și meticuloasă a cheltuielilor.
Mă refer în special la companiile care se încadrează în aceste categorii sau care se află în prezent într-o etapă de dezvoltare care corespunde unuia sau mai multor astfel de scenarii:
- Start-up-uri
- Companii care s-au dezvoltat rapid într-o perioadă scurtă de timp
- Companii cu o eficiență operațională ridicată
- Întreprinderi familiale
- Companii fără un departament de achiziții dedicat
- Companii care se concentrează în mare măsură pe un proiect „de bază” și esențial
- Companii care se confruntă cu probleme semnificative în ceea ce privește gestionarea schimbării
- Companii specializate în rezolvarea problemelor majore legate de comenzi și venituri
Din păcate, ultimul punct sună foarte familiar și este extrem de actual în zilele noastre.
Cea mai bună măsură pe care aceste companii ar putea-o lua ar fi, fără îndoială, să apeleze la o firmă de consultanță cu o vastă experiență în optimizarea cheltuielilor fixe, generale și indirecte; însă acest lucru nu este întotdeauna posibil.
Oare aceste companii au în față doar un abis? Cu siguranță că nu.
Să vedem câteva sugestii utile.
1. URMĂRIȚI ȘI REGISTRAȚI CHELTUIELILE LA FIECARE NIVEL ORGANIZAȚIONAL
Unii dintre cei care mă urmăresc cu cea mai mare atenție pe LinkedIn știu cât de mult îl admir pe Peter Drucker, considerat de mulți drept fondatorul managementului modern al afacerilor. Pentru a cita una dintre celebrele sale maxime: „Dacă nu poți măsura ceva, nu poți gestiona acel lucru”, primul punct pe care aș dori să-l subliniez decurge direct din aceasta.
Cu toate acestea, aș dori să merg mai departe decât simpla recomandare de a înregistra cheltuielile companiei cu o meticulozitate deosebită. Sugestia mea principală este ca această activitate să nu rămână doar la nivelul departamentului financiar și/sau administrativ, al managerului de zonă sau al managerului de district.
Managerii de echipă ar trebui să dedice suficient timp și energie pentru a investi în angajații lor, învățându-i pe fiecare dintre aceștia cum să țină evidența cheltuielilor companiei din sfera lor de competență. Acestea pot include cheltuieli legate de departamentul de calitate, departamentul de deplasări și călătorii de afaceri, serviciile generale sau departamentul IT.
Șeful departamentului ar trebui să explice echipei de ce acest lucru este important, cum să clasifice cheltuielile și cum să identifice cele care pot fi reduse sau eliminate.
Veți fi surprinși de cât de implicați se vor simți angajații dumneavoastră în acest proces, venind cu propriile idei pentru a optimiza și mai mult costurile.
Astfel, șeful departamentului va avea în sfârșit un domeniu de costuri sub control și un motiv în plus pentru a-i recompensa pe angajații cei mai merituoși.
Prin urmare, această acțiune simplă aduce organizației numeroase beneficii interconectate:
- Controlul și optimizarea cheltuielilor;
- Reducerea deșeurilor;
- Împuternicirea personalului;
- O bază solidă pentru implementarea unui program de recompense.
2. SĂ FOLOSIM TEHNOLOGIA, CARE NE ESTE ALIATĂ
Cele mai bine organizate companii utilizează sisteme ERP și/sau alte sisteme care, grație unor module specifice sau funcționalități dedicate, permit urmărirea întregului Achiziții .
Unele companii, însă, fie din proprie inițiativă, fie din diverse motive, nu utilizează aceste sisteme specializate și sofisticate.
La polul opus se află buna și vechea foaie de calcul Excel — sau chiar o alternativă compatibilă.
Între aceste două extreme există o gamă largă de instrumente, atât gratuite, cât și de tip freemium (adică gratuite pentru funcțiile de bază și cu plată în funcție de opțiunile mai avansate pe care intenționați să le utilizați, chiar și într-o etapă ulterioară).
Vă sugerez să testați una sau mai multe dintre aceste aplicații și, în conformitate cu ceea ce s-a menționat în punctul anterior, să vă asigurați că toate nivelurile organizației le utilizează. În acest caz, va fi important să se ajungă la un acord cu privire la instrumentul care va fi utilizat, astfel încât diferitele departamente să folosească același instrument. Acest lucru va facilita munca în echipă și compararea ulterioară a datelor între diferite departamente, proces gestionat de departamentul administrativ.
Este ușor să găsești exemple ale acestor pachete căutând pe Google cu ajutorul unor cuvinte cheie precum „Software gratuit de gestionare a cheltuielilor”, „Șabloane gratuite de gestionare a costurilor” și așa mai departe.
3. CATALOG DE SUS ÎN JOS
A treia sugestie este aceea de a clasifica cheltuielile nu doar pe categorii — de exemplu, „Cheltuieli de deplasare”, „Livrări de materiale” și așa mai departe — ci, mai ales, de a crea o primă grupare la nivel macro, împărțindu-le în:
- Cheltuieli fixe sau variabile
- Cheltuieli legate de produse (costuri de producție) sau cheltuieli generale/administrative
Prin urmare, va fi important să se pună în aplicare strategia cea mai adecvată pentru a reduce la minimum cheltuielile fixe în favoarea celor variabile (sau pentru a transforma cheltuielile fixe în variabile) și, în mod similar, pentru a reduce pe cât posibil cheltuielile generale și administrative care nu sunt legate în mod specific de producția unui bun sau a unui serviciu.
Nu există o regulă precisă care să se aplice în orice situație pentru a realiza această schimbare, la fel cum această sugestie trebuie înțeleasă ca o orientare generală.
De fapt, nu se poate stabili dinainte dacă pentru o anumită companie este cu adevărat mai avantajos să aibă mai multe costuri variabile sau costuri fixe (și în ce măsură), dar principiul general al preferării costurilor variabile în detrimentul celor fixe stă adesea la baza gestionării unei companii care urmărește obținerea unei Marja de profitabilitatebrute Marja de profitabilitatemai stabile — adică cu mai puține fluctuații determinate de schimbările din producție.
4. ANALIZAȚI FIECARE PRODUS SAU SERVICIU DIN PERSPECTIVA ALEGERII ÎNTRE PRODUCȚIE SAU ACHIZIȚIE
Această alegere, care va căpăta o importanță strategică, va determina luarea unei decizii pentru fiecare produs sau serviciu furnizat de companie (sau utilizat de aceasta în cadrul lanțului său valoric) cu privire la faptul dacă este mai avantajos să îl producă intern sau să îl achiziționeze – integral sau parțial – de la furnizori externi.
Criteriile care stau la baza evaluării vor varia, nu numai de la o companie la alta, ci chiar și de la un produs sau serviciu la altul în cadrul aceleiași companii.
În acest context, nu intenționez să vă sugerez care este cea mai bună soluție (nu este posibil să fac acest lucru aici!), ci mai degrabă să vă reamintesc că o parte a evaluării se va desfășura pe baze cantitative. Cu alte cuvinte, va fi necesar să înțelegem și să calculăm ce investiții vor fi necesare pentru producția internă și ce costuri vor fi, în schimb, generate de achiziționarea din exterior a serviciilor care trebuie externalizate.
Motivul pentru care această decizie la nivel strategic este indisolubil legată de Eficientizarea costurilor fi rezumat după cum urmează:
- Optimizarea costurilor corporative va elibera resurse financiare suplimentare, care pot fi apoi alocate investițiilor necesare pentru „producție”.
- Optimizarea costurilor fixe, generale și indirecte ale companiei va conduce la alegerea celui mai bun furnizor posibil, făcând externalizarea unui produs sau serviciu mai rentabilă, astfel încât compania să se poată concentra pe activitățile sale principale.
Astfel, decizia între „a produce” sau „a cumpăra” nu va fi determinată exclusiv de marcă sau de calitatea reală sau percepută, și nici nu va fi doar o chestiune de costuri de producție; dimpotrivă, aceasta trebuie privită ca un obiectiv realizabil din punct de vedere cantitativ, care depinde și de capacitatea companiei de a-și optimiza costurile și de a selecta furnizori care oferă cel mai bun raport calitate-preț disponibil pe piață.
