Riscul ERISA în creștere în ceea ce privește beneficiile voluntare

Obligațiile fiduciare ERISA sub control în planurile de beneficii voluntare

Legea privind securitatea venitului la pensie pentru angajați din 1974 (ERISA) este bine stabilită, la fel ca și responsabilitățile fiduciare pe care le impune. Sponsorii planurilor sunt obligați să acționeze în interesul superior al participanților și beneficiarilor. Ceea ce este nou, însă, este un val tot mai mare de litigii ERISA axate pe planurile de beneficii voluntare.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) a intentat recent acțiuni colective în temeiul ERISA împotriva mai multor angajatori mari, precum și împotriva brokerilor și consultanților acestora în domeniul beneficiilor pentru angajați și al asigurărilor de sănătate. Aceste procese pretind încălcarea obligațiilor fiduciare în legătură cu ofertele voluntare de beneficii, inclusiv asigurarea pentru accidente, boli grave și despăgubiri spitalicești.

Când intră beneficiile voluntare sub incidența ERISA?

Litigiile recente evidențiază o atenție sporită asupra faptului dacă programele de beneficii voluntare se califică cu adevărat pentru scutirea de la ERISA. În acțiunile colective Schlichter, reclamanții susțin că anumiți angajatori nu au îndeplinit cerințele de protecție ale Departamentului Muncii (DOL), ceea ce a dus la tratarea acestor planuri ca planuri de beneficii sociale pentru angajați guvernate de ERISA, supuse obligațiilor fiduciare. În general, planurile de beneficii voluntare nu sunt considerate planuri acoperite de ERISA dacă îndeplinesc toate cele patru criterii prevăzute de prevederea de protecție a DOL:

1. Angajatorul nu contribuie la plata primelor
2. Angajatorul nu primește nicio compensație în afară de rambursarea rezonabilă pentru serviciile administrative.
3. Participarea este complet voluntară pentru angajați
4. Angajatorul nu susține programul dincolo de facilitarea deducerilor salariale și permiterea asigurătorilor sau brokerilor să comunice oferta.

Neîndeplinirea oricăreia dintre aceste condiții poate duce la supunerea planului la ERISA, împreună cu responsabilitățile fiduciare aferente și expunerea potențială la răspundere.

Exemple de aprobare din partea angajatorului - și potențialele consecințe

Anumite acțiuni ale angajatorului pot fi interpretate ca „aviz”, ceea ce poate pune în pericol scutirea unui plan voluntar de la ERISA:

• Includerea beneficiilor voluntare în materialele cu sigla angajatorului (de exemplu, ghiduri de beneficii cu numele și sigla companiei) poate sugera că angajatorul a aranjat, negociat sau aprobat programul.
• Promovarea unei polițe de grup ca parte a pachetului general de compensații și beneficii în timpul înscrierii deschise poate fi considerată o susținere.
• Oferirea unui meniu limitat de beneficii în cadrul unei platforme structurate de înscriere poate crea aparența unei selecții și susțineri din partea angajatorului.
• Permiterea angajaților să plătească pentru beneficii voluntare înainte de impozitare printr-un plan de tip cantină poate fi, de asemenea,
  aprobare considerată

Dacă se stabilește o aprobare, planul poate intra sub incidența ERISA - declanșând responsabilități fiduciare și o potențială răspundere.

De ce angajatorii și brokerii pot fi considerați fiduciari

Reclamanții din litigiile recente susțin că angajatorii - și, în unele cazuri, brokerii lor - funcționează ca fiduciari pe baza rolurilor lor în supravegherea și administrarea planurilor. Acuzațiile cheie includ:

• Angajatorii exercită autoritate discreționară asupra administrării planului, creând o obligație de a acționa cu prudență și în interesul superior al participanților.
• Angajatorii au responsabilitatea de a monitoriza compensațiile furnizorilor de servicii și de a se asigura că tarifele sunt rezonabile.
• Angajatorii sunt așteptați să evalueze primele, asigurătorii, experiența în materie de daune, comisioanele și valoarea generală a programului în raport cu reperele pieței.
• În unele cazuri, comisioanele brokerilor ar fi depășit daunele plătite în baza polițelor.
• Planurile voluntare finanțate în întregime de angajați nu au fost verificate în mod adecvat din punct de vedere al costurilor și al competitivității.
• Angajatorii nu au reușit să monitorizeze și să negocieze elemente cheie precum selecția asigurătorilor, comisioanele și ratele de daună

Considerații pentru angajatori în administrarea beneficiilor voluntare

Pentru a atenua riscurile și a consolida guvernanța, angajatorii ar trebui să ia în considerare:

• Înființarea unui comitet consultativ intern pentru a revizui ofertele de beneficii voluntare și a confirma alinierea cu cerințele de siguranță ale Departamentului Muncii (DOL)
• Implementarea unor procese formale pentru monitorizarea performanței planului, inclusiv compensarea brokerilor, structurile comisioanelor și ratele de pierdere
• Efectuarea unei diligențe amănunțite a furnizorilor, inclusiv soliditatea financiară a asiguratorilor, istoricul plății daunelor și capacitățile de service
• Asigurarea transparenței depline în toate formele de compensare a brokerilor și furnizorilor, inclusiv comisioane și plăți indirecte
• Periodic benchmarking planuri în raport cu alternativele pieței pentru a evalua competitivitatea și valoarea angajaților
• Menținerea unei documentări clare a proceselor decizionale pentru a demonstra prudență și supraveghere
• Furnizarea de comunicări neutre, formulate cu grijă, către angajați pentru a evita susținerea neintenționată
• Instruirea echipelor de resurse umane și beneficii cu privire la implicațiile ERISA și responsabilitățile fiduciare
• Asigurarea conformității cu reglementările aplicabile, inclusiv ERISA (dacă este cazul), COBRA și Legea privind îngrijirea medicală accesibilă, precum și revizuirea și actualizarea periodică a descrierilor sumarizate ale planurilor (SPD)
• Menținerea unei acoperiri adecvate a garanției de fidelitate, acolo unde este cazul, pentru a susține conformitatea cu ERISA
• Alinierea beneficiilor voluntare cu strategia mai amplă privind beneficiile pentru a evita duplicarea sau lacunele în acoperire

Concluzie cheie

Pe măsură ce litigiile continuă să evolueze, angajatorii ar trebui să adopte o abordare proactivă în evaluarea modului în care beneficiile voluntare sunt structurate, comunicate și guvernate. Ceea ce a fost tratat în mod tradițional ca o ofertă cu risc scăzut, plătită de angajați, este acum supusă unei examinări sporite, ceea ce face ca supravegherea strictă, documentația și transparența să fie mai importante ca niciodată.

Despre autor

Marlys Schmitt este un partener consultant experimentat al ERA Group în Minnesota. În calitate de consilier și avocat, obiectivul ei este de a construi relații solide și de a oferi soluții complete de limitare a costurilor pentru CEO-ul său și CFO clienți. În timpul mandatului său la ERA Group Schmitt a condus analize ale unor cheltuieli de peste 20 de milioane de dolari și a finalizat peste 100 de proiecte pentru clienți.

‍