Riscul crescând legat de ERISA în domeniul beneficiilor voluntare

Obligațiile fiduciare prevăzute de ERISA, sub lupa în cadrul planurilor de beneficii voluntare

Legea privind securitatea veniturilor de pensie ale angajaților din 1974 (ERISA) este bine consacrată, la fel ca și responsabilitățile fiduciare pe care le impune. Sponsorii planurilor au obligația de a acționa în interesul superior al participanților și al beneficiarilor. Ce este nou, însă, este valul tot mai mare de litigii în temeiul ERISA care vizează planurile de beneficii voluntare.

Firma Schlichter Bogard LLC (Schlichter) a inițiat recent acțiuni colective în temeiul legii ERISA împotriva mai multor angajatori de anvergură, precum și împotriva brokerilor și consultanților acestora în domeniul beneficiilor angajaților și al asigurărilor de sănătate. Aceste acțiuni invocă încălcarea obligațiilor fiduciare în legătură cu ofertele de beneficii voluntare, inclusiv asigurările de accident, de boli grave și de indemnizație de spitalizare.

În ce situații se aplică legea ERISA în cazul beneficiilor voluntare?

Litigiile recente evidențiază o atenție sporită asupra întrebării dacă programele de beneficii voluntare îndeplinesc cu adevărat condițiile pentru a beneficia de o excepție de la ERISA. În acțiunile colective Schlichter, reclamanții susțin că anumiți angajatori nu au respectat cerințele de „safe harbor” ale Departamentului Muncii (DOL), ceea ce a dus la tratarea acestor planuri ca fiind planuri de beneficii sociale pentru angajați reglementate de ERISA, supuse obligațiilor fiduciare. În general, planurile de beneficii voluntare nu sunt considerate planuri acoperite de ERISA dacă îndeplinesc toate cele patru criterii prevăzute de dispoziția privind „zona de siguranță” a DOL:

1. Angajatorul nu contribuie la plata primelor
2. Angajatorul nu primește nicio altă compensație în afară de rambursarea rezonabilă a cheltuielilor administrative
3. Participarea este în întregime voluntară pentru angajați
4. Angajatorul nu susține programul în afara faptului că facilitează reținerile din salariu și permite asiguratorilor sau brokerilor să prezinte oferta

Nerespectarea oricăreia dintre aceste condiții poate avea ca rezultat supunerea planului la prevederile legii ERISA, împreună cu responsabilitățile fiduciare aferente și potențialele riscuri de răspundere civilă.

Exemple de susținere din partea angajatorului — și posibile consecințe

Anumite acțiuni ale angajatorului pot fi interpretate ca „susținere”, ceea ce poate pune în pericol scutirea unui plan voluntar de la aplicarea legii ERISA:

• Includerea beneficiilor voluntare în materialele care promovează imaginea angajatorului (de exemplu, ghiduri privind beneficiile care poartă numele și sigla companiei) poate sugera că angajatorul a organizat, negociat sau aprobat programul
• Promovarea unei politici de grup ca parte a pachetului global de remunerații și beneficii în timpul perioadei de înscriere poate fi percepută ca o susținere
• Oferirea unui set limitat de beneficii în cadrul unei platforme structurate de înscriere poate da impresia că angajatorul face o selecție și își exprimă susținerea
• Permiterea angajaților să plătească pentru beneficiile opționale înainte de impozitare prin intermediul unui plan de tip „cafeteria” poate fi, de asemenea, considerată o susținere
  

În cazul în care se constată existența unei aprobări, planul poate intra sub incidența legii ERISA, ceea ce implică responsabilități fiduciare și o eventuală răspundere.

De ce angajatorii și brokerii pot fi considerați administratori fiduciari

Reclamanții dintr-un litigiu recent susțin că angajatorii – și, în unele cazuri, brokerii acestora – acționează în calitate de administratori fiduciari, având în vedere rolul pe care îl joacă în supravegherea și administrarea planurilor. Printre principalele acuzații se numără:

• Angajatorii dispun de putere discreționară în ceea ce privește administrarea planului, ceea ce le impune obligația de a acționa cu prudență și în interesul superior al participanților
• Angajatorii au responsabilitatea de a monitoriza remunerația furnizorilor de servicii și de a se asigura că onorariile sunt rezonabile
• Se așteaptă ca angajatorii să evalueze primele, asigurătorii, istoricul daunelor, comisioanele și valoarea generală a programului în raport cu indicatorii de referință de pe piață
• În unele cazuri, comisioanele brokerilor ar fi depășit sumele plătite în cadrul polițelor
• Planurile voluntare finanțate integral de angajați nu au fost evaluate în mod corespunzător din punctul de vedere al rentabilității sau al competitivității
• Angajatorii nu au reușit să monitorizeze și să negocieze elemente esențiale precum alegerea asiguratorului, comisioanele și ratele de sinistralitate

Aspecte de care trebuie să țină cont angajatorii în gestionarea beneficiilor opționale

Pentru a reduce riscurile și a consolida guvernanța, angajatorii ar trebui să ia în considerare următoarele:

• Înființarea unui comitet consultativ intern pentru a analiza ofertele de beneficii suplimentare și a verifica conformitatea acestora cu cerințele de „safe harbor” ale Departamentului Muncii (DOL)
• Implementarea unor procese oficiale de monitorizare a performanței planului, inclusiv a remunerației brokerilor, a structurilor de comisioane și a ratelor de pierdere
• Efectuarea unei verificări aprofundate a furnizorilor, incluzând soliditatea financiară a asigurătorului, istoricul plăților de despăgubiri și capacitățile de prestare a serviciilor
• Asigurarea unei transparențe totale în ceea ce privește toate formele de remunerare a brokerilor și furnizorilor, inclusiv comisioanele și plățile indirecte
• benchmarking periodică benchmarking în comparație cu alternativele de pe piață pentru a determina competitivitatea și valoarea pentru angajați
• Menținerea unei documentații clare privind procesele decizionale pentru a demonstra prudență și control
• Furnizarea de comunicate către angajați neutre și formulate cu atenție, pentru a evita orice susținere neintenționată
• Instruirea echipelor de resurse umane și de beneficii cu privire la implicațiile legii ERISA și la responsabilitățile fiduciare
• Asigurarea respectării reglementărilor aplicabile, inclusiv ERISA (dacă este cazul), COBRA și Legea privind îngrijirea medicală accesibilă, precum și revizuirea și actualizarea periodică a descrierilor sumare ale planului (SPD)
• Menținerea unei acoperiri adecvate prin polițe de garanție de fidelitate, acolo unde este cazul, pentru a asigura respectarea legii ERISA
• Alinierea beneficiilor opționale la strategia generală privind beneficiile, pentru a evita suprapunerile sau lacunele în acoperire

Concluzie principală

Pe măsură ce litigiile continuă să evolueze, angajatorii ar trebui să adopte o abordare proactivă în evaluarea modului în care sunt structurate, comunicate și gestionate beneficiile opționale. Ceea ce a fost considerat în trecut o ofertă cu risc redus, plătită de angajați, face acum obiectul unei atenții sporite, ceea ce face ca o supraveghere riguroasă, documentarea corespunzătoare și transparența să fie mai importante ca niciodată.

Despre ERA Group

Marlys Schmitt este un partener de consultanță cu experiență al ERA Group Minnesota. În calitate de consilier și susținător, obiectivul ei principal este de a construi relații solide și de a oferi soluții complete de reducere a costurilor pentru CFO săi, directori generali și CFO . De-a lungul colaborării sale cu ERA Group, Schmitt a coordonat analize ale cheltuielilor în valoare de peste 20 de milioane de dolari și a finalizat peste 100 de proiecte pentru clienți.

‍