Gestionarea costurilor, la fel ca și alte domenii ale managementului întreprinderii, precum bugetarea și finanțele, necesită un instrument de management care să definească clar obiectivele, domeniile de activitate, persoanele responsabile, sarcinile, termenele și metodele de monitorizare.
În acest moment, elaborarea unui plan de acțiune este esențială. Acesta ajută compania să organizeze factorii complecși implicați în gestionarea costurilor. În acest articol, vom discuta despre acest instrument, care va contribui în mare măsură la succesul gestionării costurilor.
Ce este un plan de acțiune?
Dacă ne gândim Despre ERA Group viața Despre ERA Group personală și Despre ERA Group proiectul de a ne cumpăra propria locuință, există câteva aspecte care trebuie gestionate: timpul necesar pentru a strânge banii necesari achiziției, căutarea unei proprietăți, estimarea costurilor, stabilirea celui mai bun scenariu de locuire pentru achiziție, opțiunile de finanțare și estimarea cheltuielilor.
Lista va fi detaliată în puncte mai specifice, oferind o imagine clară asupra complexității și importanței unui plan de acțiune.
Fără acesta, achiziționarea unei proprietăți devine cu siguranță mai complexă și mai riscantă, întrucât nu există nicio modalitate de a anticipa și de a reacționa la fiecare eveniment la momentul potrivit. Vom fi mereu în defensivă, iar deciziile nu vor fi întotdeauna precise. Acest lucru se întâmplă, într-o măsură și mai mare, în domeniul gestionării costurilor.
În esență, un plan de acțiune reprezintă un mecanism de control (sistemic sau nu) al tuturor deciziilor și activităților legate de atingerea unui obiectiv specific sau permanent (gestionare continuă).
Un plan de acțiune este esențial pentru buna funcționare a oricărei structuri organizaționale. Acesta permite corelarea tuturor resurselor companiei – personal, fonduri, sisteme – cu obiectivele, beneficiile, acțiunile și termenele limită, precum și crearea unui ecosistem care vizează obținerea celor mai bune performanțe tehnice și financiare ale structurii.
Plan de acțiune – Caracteristici
Un plan de acțiune ar trebui să conțină:
- Obiective clare – atât generale, cât și specifice. De exemplu, un plan de acțiune în domeniul vânzărilor poate viza o creștere de 10% pe an și poate include obiective specifice cu rate de creștere diferite în funcție de tipul de produs.
- Beneficii obiective și cuantificabile – acestea trebuie să corespundă așteptărilor companiei și trebuie să existe modalități de a le măsura.
- Controlul pe activități/acțiuni – este foarte important ca fiecare dintre acestea să aibă obiective, acțiuni, buget, riscuri și termene specifice și ca, împreună, să formeze un plan de lucru clar pentru toată lumea.
- Persoanele responsabile la nivel nominal – nu se definesc în funcție de sector sau departament; este important ca responsabilitatea să revină unor persoane concrete, astfel încât comunicarea între departamente, în cadrul programului, să se desfășoare fără probleme.
- Termene realizabile – aceasta este o provocare importantă în orice plan de acțiune, dar termenele nu pot fi atât de dificile încât să nu servească decât la a liniști organizația.
Elaborarea unui plan de acțiune se bazează pe următoarele întrebări:
- CE se dorește a se realiza – obiective (unul sau mai multe, în funcție de importanță);
- DE CE trebuie realizat acest lucru – obiectivul și beneficiile clare ale acțiunilor;
- OMS – persoanele responsabile de plan și de activitățile conexe;
- Unde va fi implementat planul – companii, Sectoare de activitate, procese, conturi;
- CÂND va fi pus în aplicare planul – perioada de implementare (o singură dată sau permanentă);
- CUM va funcționa planul – cum vor fi atinse obiectivele;
- CÂT va costa planul – timpul angajaților, resurse, servicii de consultanță.
În cadrul unui plan de acțiune permanent, este posibil să existe planuri specifice cu durată limitată. De exemplu, un plan de acțiune pentru vânzări, care conține orientări generale privind marketingul, acoperirea pieței, reducerile și structura, poate include în orice moment un plan de promovare a vânzărilor unui anumit produs, cu condiții proprii, care implică o parte din echipa de vânzări și se desfășoară pe o perioadă limitată.
Cele 5 etape esențiale ale planului de acțiune în gestionarea costurilor
Inițiere
Fiind esențial pentru buna desfășurare a planului în ansamblu, această etapă definește obiectivele generale și specifice, beneficiile preconizate, domeniile vizate și termenul limită pentru atingerea fiecărui obiectiv (sub rezerva unei revizuiri ulterioare).
În domeniul gestionării costurilor, obiectivele nu ar trebui să se concentreze doar pe reducerea costurilor în sine, având în vedere că vorbim Despre ERA Group organism de control permanent.
De exemplu:
Obiectiv principal: monitorizarea și controlul tuturor costurilor administrative pentru anul 2018, astfel încât previziunile bugetare să nu fie depășite. Domenii: toate. Termen limită: 31 decembrie 2018.
Obiectiv specific 1: Reducerea cu 20% a costurilor de închiriere a vehiculelor în 2018, comparativ cu suma cheltuită în 2017. Domenii: Comercial și Întreținere. Termen limită: 31.12.2018. Beneficiu preconizat: Economii generate 1.000,00 R$ (20% din suma cheltuită în 2017).
Obiectivul principal va fi evaluat pe baza rezultatelor cumulate ale tuturor obiectivelor specifice la sfârșitul perioadei de valabilitate a acestora. Cu toate acestea, managerul de costuri trebuie să evalueze periodic aceste rezultate în detaliu pentru a stabili dacă obiectivul principal va fi atins.
De acum înainte, vom folosi obiectivul specific 1 ca exemplu pentru pașii următori.
Planificare
În această etapă se stabilesc toate detaliile legate de obiectivele specifice – activități, termene, persoane responsabile, buget și planuri de urgență –, controlul calității pe parcursul desfășurării activității, gestionarea riscurilor și soluțiile (factori interni și externi care pot afecta finalizarea activității).
Important: finalizarea activității nu înseamnă atingerea obiectivului, ci îndeplinirea tuturor condițiilor necesare pentru ca, în cele din urmă, obiectivul să fie atins.
Obiectiv specific 1: Reducerea cu 20% a costurilor de închiriere a vehiculelor în 2018, comparativ cu suma cheltuită în 2017. Domenii: Comercial și Întreținere. Termen limită: 31.12.2018. Beneficiu preconizat: Economii generate 1.000,00 R$ (20% din suma cheltuită în 2017).
Activitatea 1: identificarea a 3 furnizori. Responsabil: Jorge Cardoso (Administrație). Termen limită: 5 martie 2018. Buget: nu se aplică.
Activitatea 2: analizarea deplasărilor efectuate. Responsabil: Celso Furtado (Departamentul comercial). Termen limită: 5 martie 2018. Buget: nu se aplică.
Execuție
În această etapă, acțiunile planificate sunt puse în practică. Este important să se gestioneze cu precizie fondurile alocate pentru desfășurarea activităților, întrucât orice abatere va genera costuri suplimentare.
Monitorizare
Aici, fiecare activitate este monitorizată în detaliu de către managerul de costuri și echipa sa, pentru a se asigura că nu apar evenimente care să împiedice execuția sau să provoace abateri neprevăzute. Registrul de riscuri, menționat în etapa de planificare, este esențial pentru ca riscurile să fie identificate în acea etapă (anticipare) și să fie mai bine înțelese în această etapă. Persoana responsabilă de activitate trebuie să raporteze imediat orice eveniment care ar putea pune în pericol îndeplinirea acesteia și chiar să ia măsuri de ajustare care să permită continuarea și finalizarea activității.
Închidere
Acum este momentul să consolidăm rezultatele, să le evaluăm pe fiecare în parte, să stabilim dacă obiectivele specifice și principale au fost atinse, să identificăm motivele (riscurile) care au împiedicat atingerea acestora și care nu au putut fi eliminate, precum și să întocmim o listă cu lecțiile învățate pentru următorul plan de acțiune.
Fără îndoială, un plan de acțiune este extrem de important pentru atingerea tuturor obiectivelor de afaceri.
Este un aliat care demonstrează că, printr-o abordare organizată și controlată, obiectivele pot fi atinse.
Este o sarcină simplă în esență, dar complexă în execuție, iar colaborarea cu o Reducerea costurilor operaționale specializată Reducerea costurilor operaționale , precum ERA Group, poate face diferența în ceea ce privește succesul acestui demers.
ERA dispune de profesioniști cu experiență și calificare, care pot oferi companiei dumneavoastră sprijin complet în implementarea sistemului de gestionare a costurilor.
