Aveți probleme cu fluxul de numerar? Soluția ar putea consta în reducerea costurilor!

O previziune fiabilă a veniturilor și cheltuielilor este esențială pentru obținerea unor rezultate pozitive în afaceri.
Este vorba despre un buget bine gestionat. Dar ce Despre ERA Group veniturile și cheltuielile nu se încadrează în plan și apare o lipsă de lichidități? Când unii clienți întârzie cu plățile? Fluxul de numerar este instrumentul esențial pentru analizarea acestor situații. Iar reducerea costurilor este o modalitate de a îmbunătăți un flux de numerar problematic și, adesea, de a salva afacerea!

Bugetul este principalul instrument care permite stabilirea surselor de finanțare și a destinației acestora în cadrul cheltuielilor și costurilor. Cu toate acestea, există un instrument de management pe care, din păcate, mulți antreprenori și managerii lor nu îl consideră o prioritate în activitatea de zi cu zi, dar care va face toată diferența în atingerea profitabilității: fluxul de numerar.

Este un instrument fundamental pentru gestionarea capitalului care circulă în cadrul companiei și care definește situația financiară a acesteia în orice moment – fie că putem crește, fie că ar trebui să menținem statu quo-ul, fie că, poate, să ne punem ordine în propria oaspete.

În ce situație se află compania dumneavoastră în acest moment? Sau se confruntă cu probleme legate de fluxul de numerar? Soluția ar putea consta în reducerea costurilor!

Dar mai întâi: știi ce este fluxul de numerar?

Dacă nu ești sigur, vestea bună este că acest lucru este mai frecvent decât ne-am imagina. De fapt, mulți oameni consideră că bugetul este cheia succesului, dacă îl respectăm.

Acest lucru este parțial adevărat. O gestionare eficientă a bugetului este primul pas către obținerea de profit, dar în lumea reală, veniturile și cheltuielile sunt repartizate în diferite domenii și sunt supuse unei largi varietăți de evenimente neprevăzute din viața de zi cu zi.

Fluxul de numerar este instrumentul utilizat pentru gestionarea acestei realități – în timp ce bugetul reprezintă un ansamblu de definiții, fluxul de numerar este rezultatul concret al alocării resurselor către investiții, cheltuieli și costuri, precum și al încasărilor din vânzări.

Și poate explica de ce, atunci când se întâmplă în cele din urmă, deși vânzările își ating obiectivele, la sfârșitul lunii nu mai rămân bani.

Și cum ar trebui să gestionăm fluxul de numerar?

Principalul factor pentru o bună gestionare a fluxului de numerar este frecvența verificărilor, iar pentru toate companiile, idealul este ca acestea să se efectueze zilnic.

Acest lucru poate părea excesiv, mai ales pentru companiile care organizează puține evenimente, dar rămâne totuși cea mai bună modalitate de a anticipa eventualele probleme sau de a lua decizii rapide în situații neprevăzute, mai ales la început și dacă îl puneți în aplicare într-un scenariu care atrage multă atenție.

Cum se implementează și se actualizează un flux de numerar?

1. Nu există o singură modalitate de a gestiona acest lucru; putem folosi o foaie de calcul bine structurată sau un sistem. Important este ca înregistrarea datelor să fie ușoară, iar afișarea rezultatelor să se facă rapid;
2. Creați o evidență a veniturilor și cheltuielilor, cu sumele bugetate și cele reale;
3. Înregistrați soldurile inițiale ale tuturor conturilor curente;
4. Înregistrați sumele prevăzute în buget pentru cheltuieli și venituri pe lună;
5. Înregistrați fiecare cheltuială efectuată – absolut toate – în funcție de tip, sumă și data plății;
6. Înregistrați fiecare venit cu aceleași informații și previziuni pentru fiecare vânzare efectuată.

Datorită acestor actualizări inițiale și zilnice, dispunem de un flux de numerar care ne va indica dacă profitul preconizat la sfârșitul lunii se va confirma și dacă vom înregistra un sold negativ într-o anumită zi – și ne va permite să anticipăm măsurile necesare pentru a evita pierderile financiare și agravarea dezechilibrului.

Probleme legate de fluxul de numerar: cum le putem analiza?

Desigur, fluxul de numerar poate deveni negativ din cauza unei situații specifice – de exemplu, un client care întârzie plata –, ceea ce este firesc în activitatea financiară de zi cu zi a unei companii. Cu toate acestea, dacă acest lucru se întâmplă în mod repetat, există câteva întrebări importante pe care trebuie să vi le puneți înainte de a lua măsuri:

S-au primit toate plățile de la clienți?

Neîndeplinirea obligațiilor de plată reprezintă un risc inerent, mai ales în economii instabile precum a noastră. O diferență între previziuni și rezultatele reale poate anula profitul unei luni întregi. Este important să analizăm fiecare caz în parte și să stabilim riscul ca acesta să devină recurent.

Au existat cheltuieli neprevăzute?

În acest caz, este necesar să se înțeleagă cauza și dacă situația s-ar putea repeta – de exemplu, pierderea unui proces de muncă pentru care nu s-au constituit provizioane va necesita o revizuire a obiectivelor, în funcție de impactul sumei implicate, dar este vorba de un eveniment punctual.

Soldurile negative apar la anumite date și lunar?

Acest lucru poate însemna că anumite cheltuieli sau costuri au un termen de plată incompatibil cu încasările sau că au fost prevăzute în mod necorespunzător în buget.

Pot apărea și alte întrebări, motiv pentru care monitorizarea zilnică este importantă pentru a identifica cauzele și a găsi soluții cât mai repede posibil.

Reducerea costurilor prin îmbunătățirea fluxului de numerar

Analiza costurilor este o metodă foarte eficientă de a echilibra raportul dintre venituri și cheltuieli și de a restabili un flux de numerar sănătos.

1. Externalizarea serviciilor

Externalizarea reprezintă o opțiune excelentă pentru reducerea costurilor în Sectoare de activitate nu sunt direct legate de activitatea principală a companiei.

Putem înlocui o structură specializată, pentru care nu dispunem de experiența necesară pentru a obține cele mai bune rezultate la cel mai bun cost, cu o companie care urmărește eficiența maximă, întrucât aceasta reprezintă activitate principală. Domenii precum securitatea, curățenia și diverse tipuri de întreținere pot fi externalizate, căutând cel mai bun raport calitate-preț printre companiile de pe piață.

Un cost important îl reprezintă transportul, în cazul în care compania dumneavoastră utilizează propriile mijloace de transport. Companiile dispun de expertiza necesară și se concentrează pe o piață în continuă schimbare, fiind mai bine pregătite să ofere servicii de calitate la un cost mai mic.

2. Investiți în crowdsourcing

Crowdsourcingul este o platformă prin care compania dumneavoastră se înregistrează pe site-uri web unde poate solicita servicii, iar diverse companii își vor prezenta ofertele. Este utilizat pe scară largă pentru diverse cheltuieli și costuri care nu sunt legate de producție și poate Economii generate considerabile Economii generate servicii IT, întreținere, consultanță și altele.

3. Verificați nivelul stocurilor

Este posibil să aveți stocuri mari din cauza vânzărilor mai scăzute decât se preconiza, a unor dezechilibre în procesele de achiziție, a unei evidențe inexacte a stocurilor etc. Dacă este vorba de articole cu rotație lentă, luați în considerare returnarea acestora către furnizor, răscumpărarea lor la un preț special sau organizarea de promoții.

4. Renegocierea prețurilor

Analizarea listei de produse și furnizori și încercarea de renegociere reprezintă întotdeauna o alternativă interesantă, mai ales dacă există concurenți cu niveluri de calificare comparabile. În anumite cazuri, se poate renegocia pentru o perioadă determinată, cu scopul de a a restabili sănătateafluxului de numerar, datorită relației bune pe care o aveți cu furnizorul, și a reveni la situația anterioară.

5. Investiți în gestionarea costurilor

Gestionarea costurilor este un concept important în companiile de astăzi – controlul cheltuielilor și al costurilor ca politică a companiei, însoțit de un plan de acțiune, strategii, indicatori de performanță și implicarea tuturor departamentelor. Astfel, este posibil să se acționeze într-un mod structurat și să se obțină beneficii în toate Sectoare de activitate.

6. Analizați costurile de producție

Acesta este un domeniu sensibil, în care orice schimbare poate afecta calitatea produselor. Cu toate acestea, având în vedere că aici compania dumneavoastră investește cel mai mult, merită să evaluați noi furnizori de materii prime sau componente pentru a obține prețuri mai bune sau condiții de plată mai avantajoase.

7. Analizați procesele companiei

Adesea derulăm procesele într-un mod ineficient, cu ore suplimentare sau cu consumabile mai scumpe de la furnizori. Este interesant să ne concentrăm asupra celor mai importante procese – în special Industrie Producătoare și să evaluăm dacă acestea sunt excesiv de costisitoare, căutând o nouă modalitate de a le desfășura.

Alte măsuri care pot îmbunătăți fluxul de numerar

Pe lângă reducerea costurilor, alte măsuri pe termen lung pot reechilibra fluxul de numerar și restabili rezultatele pozitive.

1. Renegocierea condițiilor de plată

În fața unei scăderi a vânzărilor sau a neplăților, trebuie să revizuim condițiile de plată ale furnizorilor pentru a restabili echilibrul fluxului. Evaluați condițiile care pot fi revizuite – cheltuieli și costuri mai mari.

2. Ascultați-vă angajații

Angajații sunt cei care se confruntă cu activitățile zilnice și pot identifica eventualele probleme ale proceselor, care ajung să genereze costuri suplimentare neprevăzute. A-i asculta și a-i implica este o modalitate excelentă de a motiva echipele să susțină deciziile luate.

3. Reevaluați-vă bugetul

Adesea, cifrele au fost estimate într-un context diferit de cel actual. Revizuirea parametrilor vă va ajuta să creați scenarii mai realiste pentru a găsi cele mai viabile soluții.

4. Analizați în permanență profilul clienților actuali și al celor potențiali

În funcție de profilul clienților dumneavoastră, puteți adapta strategiile de vânzare și de plată – rate mai mari, reduceri, promoții, mai multe opțiuni de plată. Dacă este cazul, acest lucru poate stimula achizițiile și reduce riscul de neplată.

După cum se poate observa, o gestionare eficientă a fluxului de numerar este esențială pentru sănătatea financiară a companiei, pentru a menține stabilitatea financiară și a evita pierderile neprevăzute.

ERA Group, o firmă internațională de consultanță specializată în gestionarea costurilor, dispune de o metodologie recunoscută în materie de eficiență și de profesioniști calificați, cu experiență în domeniu.

Vrei să afli mai multe? Programează o întâlnire fără obligații cu un specialist și transformă-ți compania.