Provocarea status quo-ului: de ce chiriașii trebuie să analizeze mai atent cheltuielile de întreținere

Proprietarii (sau administratorii lor) întârzie adesea să prezinte bugetele — uneori abia după ce anul fiscal pentru cheltuielile de întreținere a avansat deja destul de mult. Dacă vă regăsiți în această situație, nu sunteți singuri; acest lucru se întâmplă în aproximativ 50% din cazuri.

De asemenea, proprietarii întârzie adesea să elibereze certificatele finale, în special atunci când chiriașilor li se cuvin rambursări deoarece costurile reale au fost mai mici decât cele prevăzute în buget. Explicațiile și comentariile privind costurile pot fi, de asemenea, insuficiente sau pot lipsi cu desăvârșire, fără o justificare clară a modalităților de repartizare utilizate. Un aspect crucial este faptul că chiriașii pot dispune doar de un interval de timp limitat după eliberarea certificatului pentru a contesta cheltuielile raportate – dacă pot face acest lucru fără a suporta costuri suplimentare.

Dacă sunteți un director financiar sau un administrator imobiliar ocupat al unei companii chiriașe, acest aspect ajunge adesea pe lista de sarcini de rezolvat — pentru ca apoi să fie uitat sau pur și simplu acceptat. Cele mai bune practici impun ca bugetele să fie furnizate cu cel puțin o lună înainte de începerea anului de taxare a serviciilor, certificatele finale să fie emise în termen de patru luni de la sfârșitul anului, iar chiriașilor să li se acorde încă patru luni pentru a verifica costurile. Cu toate acestea, fiți atenți la orice termene specifice menționate în contractul de închiriere, deoarece acestea pot avea prioritate și pot preveni eventualele contestații ulterioare.

Impactul unei administrări deficitare din partea proprietarului asupra unei afaceri poate fi semnificativ:

• Nu puteți prevedea din timp creșterea costurilor.
• Este posibil ca proprietarul să se fi angajat deja și să fi suportat noi cheltuieli înainte ca tu să fi primit bugetul – cu atât mai puțin să fi avut ocazia să-l conteste.
• Pierdeți bani. Adesea, chiriașii plătesc mai mult decât ar trebui fără să-și dea seama, finanțând fără să vrea cheltuieli care ar trebui să fie în sarcina proprietarului — deturnând astfel fonduri care ar putea fi folosite pentru dezvoltarea propriei afaceri.

De parcă o administrare deficitară nu ar fi fost deja suficient de gravă, una dintre principalele categorii în care s-au înregistrat suprataxări în 2024 a fost cea a costurilor de administrare a imobilului. Acestea cresc vertiginos, în special în Londra, și includ adesea aspecte care țin de responsabilitățile agenților de administrare și care ar trebui să fie deja acoperite de comisioanele de administrare. De ce? Pentru că aceste comisioane ar trebui să fie fixe. Așadar, nu numai că administrarea este deficitară, dar proprietarii percep și tarife mai mari pentru aceasta!

De asemenea, fiți atenți la costurile legate de instalațiile mecanice și electrice (M&E). Unii proprietari optează pentru contracte de întreținere cu servicii incluse, dar totuși suportă și transferă costuri suplimentare care nu ar trebui să fie percepute. Costurile de reparații ar trebui contabilizate separat de cele de înlocuire. Având în vedere viitoarele reglementări MEES privind performanța energetică a clădirilor, unii proprietari aleg să modernizeze, în loc să repare sau să înlocuiască instalațiile și structura clădirii. Costurile de capital — dacă sunt indicate — sunt de obicei substanțiale și pot constitui o surpriză neplăcută. Dar sunteți chiar răspunzător în conformitate cu termenii contractului de închiriere? Există o alternativă mai rentabilă și conformă cu reglementările?

Cu ajutorul unor consultanți profesioniști, aceste costuri pot fi analizate din punct de vedere al validității lor – atât în conformitate cu contractul de închiriere, cât și cu Codul de practică al RICS –, ceea ce ar putea permite negocierea unor reduceri semnificative. Dacă nu sunteți sigur dacă vi se percep costuri corecte, este recomandabil să solicitați consultanță.

Echipa noastră specializată, formată din experți în evaluarea imobiliară și ingineri în gestionarea facilităților, poate analiza contractul dumneavoastră de închiriere și poate compara rapid costurile cheltuielilor de întreținere. Costurile ridicate și neregulile pot fi apoi contestate în fața proprietarului, ceea ce duce adesea la reduceri semnificative și la scăderea costurilor viitoare ale cheltuielilor de întreținere.