În medii complexe în care sistemul SAP ERP este accesibil unui număr mare și variat de utilizatori, gestionarea licențelor nu este o chestiune banală și poate duce, în timp, la neconcordanțe între utilizarea efectivă a diverselor module SAP și ceea ce a fost convenit contractual (și plătit).
Această nealiniere poate duce la două tipuri diferite de probleme, în funcție de situație:
- Baza de utilizatori a aplicației a crescut de-a lungul timpului; iar dacă acest lucru nu a fost comunicat companiei SAP și negociat în mod corespunzător, compania plătește mai puțin decât ar trebui și poate face obiectul unor audituri specifice efectuate de SAP sau de unul dintre partenerii săi, cu consecințe neplăcute sub forma unor sancțiuni din partea SAP.
- Dacă, pe de altă parte, utilizarea efectivă a sistemului a scăzut în timp din diverse motive sau dacă unele dintre modulele la care s-a abonat nu au fost niciodată utilizate, se produce situația opusă, adică compania plătește mai mult decât ar trebui.
Modelul de calcul al licențelor SAP nu se bazează doar pe licențe nominale per utilizator, ci este definit de un indicator de utilizare agregat numit FUE (Full Usage Equivalent). Utilizatorii sunt clasificați în mai multe categorii, în funcție de nivelul lor de interacțiune cu sistemul, iar unele categorii sunt „mai puternice” decât altele: de exemplu, un utilizator autorizat să modifice codul sursă aparține unei clase mai puternice decât un alt utilizator care este autorizat doar să citească diversele funcții oferite; prin urmare, primul utilizator consumă în mod evident mai mult FUE decât al doilea.
FUE este, din punct de vedere conceptual, similar cu o „monedă” care exprimă sfera de acțiune acordată fiecărui utilizator; aceasta include o combinație de drepturi de acces multiple, care pot varia de la un modul la altul.
Acest lucru explică afirmația de la începutul articolului, și anume că, dacă nu este gestionată corespunzător, administrarea licențelor SAP poate duce, în timp, la situații de neconcordanță semnificativă între utilizarea efectivă și clauzele contractuale.
În astfel de situații, ERA Group ajuta clientul să analizeze periodic modul în care este utilizat sistemul SAP în cadrul companiei, pentru a obține o imagine clară și actualizată a situației.
În al doilea rând, ERA poate oferi clienților sprijinul de care au nevoie pentru a-și organiza mai bine negocierile cu SAP; care, la fel ca toți marii furnizori de software, nu renunță ușor la veniturile sale recurente, chiar și în cazul apariției unor erori, oferind actualizări tehnologice care pot fi sau nu de interes pentru companie.
Un exemplu foarte actual este trecerea mult mediatizată a SAP la versiunea S/4, cu motorul de baze de date HANA (SAP a anunțat recent că va înceta suportul pentru toate versiunile R/3 ECCS până la sfârșitul anului 2027).
Din acest motiv, pe lângă faptul că trebuie să dispuneți de date clare și obiective, este necesar să elaborați o strategie de negociere adecvată, bazată pe o înțelegere clară a nevoilor și strategiilor companiei dumneavoastră în ceea ce privește evoluția instrumentului.
