Hầu như tất cả các kế hoạch tối ưu hóa đều bắt đầu từ đầu danh sách. Và chúng đều hiệu quả. Ngay từ lần đầu tiên.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích lý do tại sao 20% các hạng mục đắt đỏ nhất thường cũng là những hạng mục được giám sát chặt chẽ nhất, và đâu mới là hướng đi thực sự: đó chính là các hạng mục quy mô trung bình, những hạng mục mà bản thân chúng không bao giờ đủ quan trọng để tổ chức một cuộc họp quản lý riêng.
Hầu như mọi nhà quản lý đều biết đến quy luật 80/20.
Và hầu như tất cả họ đều áp dụng quy tắc này cho cùng một danh sách: chi tiêu theo thứ tự từ cao xuống thấp.
Việc họ làm như vậy là hợp lý. Đó là danh sách do hệ thống cung cấp, danh sách được chuyển đến ủy ban, và cũng là danh sách duy nhất có thể được xem xét mà không cần phải giải thích thêm.
Vấn đề không nằm ở quy tắc. Mà nằm ở chỗ mọi người nhìn vào đâu.
Sau nhiều dự án tối ưu hóa, mô hình này cứ lặp lại: các mục đứng đầu danh sách thường phản hồi tốt ngay từ lần đầu tiên.
Và sau đó thì ngày càng ít đi.
Nơi mọi người đều hướng mắt về
Năng lượng. Nhân sự bên ngoài. Hậu cần. Bảo hiểm. Nguyên liệu thô.
Đây là những lĩnh vực mà bất kỳ kế hoạch tối ưu hóa nào cũng bắt đầu từ đó, và logic đằng sau điều này là hoàn toàn hợp lý: đó chính là nơi mang lại lợi nhuận.
Vấn đề là những người khác cũng đều có mặt ở đó. Các hạng mục này đều có chủ sở hữu, một ủy ban và lịch sử các đợt đấu thầu. Chúng được rà soát hàng năm vì quy mô của chúng buộc phải được rà soát.
20% có giá cao nhất cũng chính là 20% được giám sát chặt chẽ nhất.
Và những nội dung được rà soát hàng năm thường hiếm khi còn nhiều chỗ để cải thiện.
Vậy thì 20% quan trọng đó nằm ở đâu?
Nó phân bố rải rác. Và đó chính là lý do tại sao nó không xuất hiện trong bất kỳ báo cáo nào.
Hãy nghĩ đến đội xe đó – vốn được xác định quy mô khi công ty còn có một cơ cấu kinh doanh khác – và hiện nay đang được đổi mới một cách máy móc, dựa trên các tiêu chí từ sáu năm trước.
Hoặc phần mềm mà toàn bộ nhân viên phải đóng tiền nhưng chỉ có 10% sử dụng. Hoặc lĩnh vực viễn thông.
Hoặc hạng mục chi phí đó đã tăng lên qua các đợt rà soát giá hàng năm, năm này qua năm khác, mà không ai từng so sánh kết quả đó với những gì thị trường đang cung cấp hiện nay.
Không có vấn đề nào trong số đó đủ lý do để tổ chức một cuộc họp ban lãnh đạo chỉ vì riêng vấn đề đó.
Tất cả những yếu tố này cộng lại giải thích một phần của mức chênh lệch mà sau này người ta tìm kiếm ở những nơi khác.
Tại sao con số lại gây hiểu lầm
Tiêu chí thông thường để xác định thứ tự ưu tiên là quy mô của nhóm chi tiêu.
Tiêu chí hữu ích lại là một tiêu chí khác: cơ hội, tức là khoảng cách giữa số tiền đã trả và số tiền đáng lẽ phải trả.
Một phân khúc trị giá hai triệu bảng đã được đàm phán kỹ lưỡng lại có ít cơ hội hơn so với một phân khúc trị giá hai trăm nghìn bảng mà không ai đụng đến trong sáu năm qua.
Số lượng đo lường trọng lượng. Cơ hội đo lường tiềm năng.
Và chúng hầu như không bao giờ trùng khớp với nhau.
Làm thế nào để nhận biết nó?
Không phải bằng cách phân loại chi tiêu theo đơn vị euro. Mà là bằng cách đặt ra ba câu hỏi đối với tất cả các khoản chi tiêu, không chỉ các hạng mục chi tiêu lớn:
- Lần đàm phán gần đây nhất diễn ra khi nào, và đã xem xét bao nhiêu phương án thay thế thực sự?
- Mức tiêu thụ hiện nay có tương đương với mức tiêu thụ mà hệ thống này ban đầu được thiết kế để đáp ứng không?
- Nội dung trên hóa đơn có khớp với những gì đã được ký kết không?
Kết quả thu được từ đây không phải là một danh sách các khoản cắt giảm. Đó là một bản đồ chỉ ra những nơi có cơ hội và những nơi không có cơ hội.
Và điều thứ hai cũng quan trọng không kém điều thứ nhất: việc xác định được những lĩnh vực nào đã hoạt động hiệu quả sẽ giúp tránh được những căng thẳng nội bộ kéo dài hàng tháng trời trong những cuộc đấu tranh mà thực ra đã được định đoạt từ đầu.
Nguyên tắc 80/20 về sự chú ý
Quy tắc này không chỉ áp dụng cho chi tiêu. Nó còn áp dụng cho thời gian của những người ra quyết định.
Hầu hết các ủy ban đều dành 80% sự chú ý cho 20% khoản chi tiêu dễ nhận thấy nhất, chứ không phải cho 20% khoản chi tiêu mang lại cơ hội lớn nhất.
Và thế là, năm này qua năm khác, những gì vốn đã được tối ưu hóa lại càng trở nên hoàn thiện hơn. Còn những gì chưa bao giờ được rà soát lại thì đơn giản là được kế thừa.
Quy tắc 80/20 vẫn còn giá trị. Điều thường dẫn đến thất bại chính là danh sách mà quy tắc này được áp dụng.
Nếu ngày mai bạn phải chỉ ra 20% khoản chi tiêu nào mang lại cơ hội lớn nhất, liệu bạn có thể làm được điều đó dựa trên dữ liệu không?
20% quyết định khả năng sinh lời của bạn không phải là 20% chiếm tỷ trọng lớn nhất trong báo cáo kết quả kinh doanh.
