Analysieren Sie Ihre Ausgabenmuster: Ein intelligenterer Ansatz für das Kostenmanagement

In unserem letzten Newsletter haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, „seine Zahlen zu kennen“ – die Grundlage für ein effektives Kostenmanagement. Für viele Unternehmen ist es jedoch eine echte Herausforderung, diese Idee in die Tat umzusetzen. Eines der größten Hindernisse? Einfach nur die Daten in ein verwertbares Format zu bringen – etwas, das man analysieren und in nützliche, konkrete insights umwandeln kann.

Meiner Erfahrung nach stammen die wertvollsten Daten oft aus Rechnungen. Sie enthalten detaillierte Beschreibungen der Einkäufe, Artikelnummern und insights auf Transaktionsebene, insights für die Kostenanalyse von unschätzbarem Wert sind. Der Haken daran? Der Großteil dieser Daten ist in PDF-Dateien eingeschlossen.

Für viele meiner Kunden bedeutet dies, dass ich regelmäßig Daten aus Stapeln von PDF-Rechnungen zusammenstelle und auswerte, meist vierteljährlich.

Bei neuen Projekten, bei denen wir uns zunächst einen Überblick über die Ausgaben verschaffen wollen, müssen oft Tausende von PDF-Rechnungen in ein einheitliches digitales Format konvertiert werden.

Das ist zwar nicht ideal, aber dort insights die aussagekräftigsten insights . Auch Daten aus Bestellungen (PO) können hilfreich sein – doch diese sind oft lückenhaft oder unvollständig und müssen in der Regel erst gründlich aufbereitet werden, bevor sie nutzbar sind.

Wo soll man anfangen? Beginnen Sie bei Ihren Lieferanten

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie mit Ihren größten Lieferanten. Viele bieten einen Sammeldownload Ihrer Transaktionen im Excel- oder CSV-Format an – und das ist ein echter Gewinn. Bei kleineren Lieferanten haben Sie diese Möglichkeit vielleicht nicht, aber es lohnt sich immer, danach zu fragen. Sie werden überrascht sein, was sie Ihnen anbieten können, wenn man sie danach fragt.

Allerdings mussten Über uns der Projekte, an denen ich arbeite, letztendlich doch wieder auf die Rechnungsdaten aus den PDF-Dateien zurückgreifen. Das bedeutet zwar zunächst mehr Arbeit, lohnt sich aber auf lange Sicht.

Ein bahnbrechendes Tool: Docparser

Vor einigen Jahren stand ich vor derselben Herausforderung: Berge von PDF-Rechnungen und keine einfache Möglichkeit, die Daten zu extrahieren. Ich habe versucht, diese Aufgabe ins Ausland auszulagern, aber am Ende habe ich meist mehr Zeit damit verbracht, die Ergebnisse zu korrigieren, als ich dadurch eingespart habe.

Da schlug mir ein Kollege vor, Docparser auszuprobieren, ein Tool, das strukturierte Daten aus PDF-Dateien (und anderen Formaten) extrahiert. Es ist zwar keineswegs perfekt, aber sehr leistungsstark – vor allem bei elektronischen PDF-Dateien und einheitlichen Rechnungslayouts. Das Beste daran ist, dass das Support-Team sehr reaktionsschnell und hilfsbereit ist; in meinem Fall erhalte ich meist schon über Nacht eine Antwort.

Sobald die Regeln für einen bestimmten Kunden eingerichtet sind, müssen nur noch die Dokumente hochgeladen werden, und die Datenextraktion ist innerhalb von 5 Minuten abgeschlossen. Einmal eingerichtet, lassen sich 300 bis 400 Rechnungen in nur wenigen Minuten bearbeiten. Für mich ist das eine enorme Produktivitätssteigerung – und ein echter Meilenstein für alle, die mit großen Dokumentenmengen zu tun haben, aus denen sie bestimmte Daten extrahieren müssen.

Brauchst du Hilfe? Lass uns reden

Wenn Ihre Daten in PDF-Dateien festsitzen oder Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Sie nicht allein – und das ist noch lange nicht das Ende. Es gibt Tools und Strategien, die Ihnen helfen können. Ganz gleich, ob Sie die Sache selbst in Angriff nehmen oder Unterstützung benötigen: Ich stehe Ihnen jederzeit gerne für ein Gespräch zur Verfügung oder kremple die Ärmel hoch und helfe Ihnen beim Einstieg.

Grant Morrow
Leitender Berater
+61 415 203 575