Vermieter (oder deren Verwaltungsgesellschaften) legen die Kostenvoranschläge oft verspätet vor – manchmal erst weit im Laufe des Nebenkostenjahres. Wenn Sie diese Erfahrung gemacht haben, sind Sie nicht allein; dies kommt in rund 50 % der Fälle vor.
Ebenso stellen Vermieter die endgültigen Abrechnungen oft verspätet aus, insbesondere wenn den Mietern Rückerstattungen zustehen, weil die tatsächlichen Kosten unter dem Budget lagen. Erläuterungen und Kommentare zu den Kosten sind zudem oft unzureichend oder fehlen gänzlich, und die zugrunde gelegten Aufteilungsgrundlagen werden kaum begründet. Entscheidend ist, dass den Mietern nach Ausstellung der Abrechnung möglicherweise nur ein begrenzter Zeitraum zur Verfügung steht, um die ausgewiesenen Ausgaben anzufechten – sofern sie dies überhaupt tun können, ohne dass ihnen zusätzliche Kosten entstehen.
Wenn Sie als vielbeschäftigter Finanzdirektor oder Immobilienleiter eines Mieterunternehmens tätig sind, landet dies oft auf dem Stapel der zu erledigenden Aufgaben – und wird dann vergessen oder einfach hingenommen. Nach bewährten Verfahren sollten die Budgets spätestens einen Monat vor Beginn des Nebenkostenjahres vorgelegt werden, die endgültigen Abrechnungen innerhalb von vier Monaten nach Jahresende ausgestellt werden und den Mietern weitere vier Monate zur Überprüfung der Kosten eingeräumt werden. Achten Sie jedoch auf etwaige in Ihrem Mietvertrag festgelegte Fristen, da diese Vorrang haben und spätere Streitigkeiten verhindern können.
Die Auswirkungen einer mangelhaften Verwaltung durch den Vermieter auf ein Unternehmen können erheblich sein:
- Sie können steigende Kosten nicht im Voraus einkalkulieren.
- Möglicherweise geht Ihr Vermieter bereits neue Verpflichtungen ein und verursacht neue Kosten, noch bevor Sie den Kostenvoranschlag überhaupt erhalten haben – geschweige denn die Möglichkeit hatten, ihn anzufechten.
- Sie verlieren Geld. Oftmals zahlen Mieter zu viel, ohne es zu merken, und tragen damit ungewollt Kosten, die eigentlich vom Vermieter zu tragen wären – wodurch ihnen Mittel entgehen, die sie für das Wachstum ihres eigenen Unternehmens nutzen könnten.
Als ob eine schlechte Verwaltung nicht schon schlimm genug wäre, gehörten die Kosten für die Hausverwaltung im Jahr 2024 zu den Bereichen, in denen besonders häufig überhöhte Preise verlangt wurden. Diese Kosten steigen stark an, insbesondere in London, und umfassen oft Aufgaben der Verwaltungsgesellschaften, die eigentlich bereits durch deren Verwaltungsgebühren abgedeckt sein sollten. Warum? Weil diese Gebühren feststehen sollten. Die Verwaltung ist also nicht nur schlecht, sondern die Vermieter verlangen dafür auch noch mehr!
Achten Sie auch auf die Kosten für Haustechnik (M&E). Manche Vermieter entscheiden sich für Wartungsverträge mit Pauschalpreis, verursachen und geben jedoch dennoch zusätzliche Kosten weiter, die nicht in Rechnung gestellt werden sollten. Reparaturkosten sollten getrennt von Ersatzkosten ausgewiesen werden. Angesichts der bevorstehenden MEES-Vorschriften zur Energieeffizienz von Gebäuden entscheiden sich manche Vermieter dafür, Anlagen und Bausubstanz zu modernisieren, anstatt sie zu reparieren oder zu ersetzen. Kapitalkosten – sofern ausgewiesen – sind in der Regel erheblich und können einen Schock auslösen. Aber sind Sie gemäß Ihren Mietvertragsbedingungen überhaupt haftbar? Gibt es eine kostengünstigere, vorschriftsmäßige Alternative?
Mit professioneller Beratung können diese Kosten auf ihre Rechtmäßigkeit hin überprüft werden – sowohl im Hinblick auf Ihren Mietvertrag als auch auf den RICS-Verhaltenskodex –, wodurch möglicherweise erhebliche Preisnachlässe ausgehandelt werden können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Ihnen in Rechnung gestellten Kosten korrekt sind, ist es ratsam, sich beraten zu lassen.
Unser engagiertes Team aus Bausachverständigen und Facility-Management-Ingenieuren kann Ihren Mietvertrag prüfen und Ihre Nebenkosten schnell mit dem Marktvergleich abgleichen. Hohe Nebenkosten und Unregelmäßigkeiten können dann gegenüber Ihrem Vermieter beanstandet werden, was häufig zu erheblichen Rückerstattungen und einer Senkung der künftigen Nebenkosten führt.
