Gedanken zu einer siebenjährigen Verlobungszeit
Ich werde oft gefragt, wie „Erfolg“ in meiner Arbeit aussieht. Am Anfang stehen Einsparungen, aber es geht selten nur Über uns . Für manche Kunden geht es rein um Finanzdienstleistungen– um Prozentsätze oder konkrete Zahlen. Für andere geht Über uns Konsolidierung Über uns , um tiefere insights in das Geschäft, um mehr Sicherheit bei ihren Entscheidungen oder Über uns eine Mischung aus all diesen Faktoren.
In dieser Ausgabe von Costedge möchte ich damit beginnen , zu schildern, wie Erfolg – oder auch Misserfolg – bei einigen meiner Kunden und Projekte aussieht, und welche Erkenntnisse ich dabei gewonnen habe.
Fallstudie: Privates Internat; Perth
Ich arbeite seit über sieben Jahren mit diesem Kunden – einem privaten Internat in Perth – zusammen; er war einer meiner allerersten Kunden, als ich das Unternehmen gemeinsam mit ERA Group gründete. Der ursprüngliche Auftrag konzentrierte sich auf einen zentralen Bereich: die Verpflegungsdienstleistungen für das Internat. Von Anfang an hatte der Kunde drei ganz klare Ziele:
Rechenschaftspflicht des Vorstands
– Er musste in der Lage sein, die immer wiederkehrende Frage des Vorstands selbstbewusst zu beantworten: „Erhalten wir das beste Angebot?“
Verstärkte Aufsicht
– Er wollte einen besseren Überblick über die Leistung und die Abläufe des externen Catering-Anbieters.
- Einsparungen – Auch wenn sie zu Beginn noch nicht genau definiert waren, Einsparungen dennoch ein wichtiges Ziel.
Da sein Finanzteam nur aus wenigen Mitarbeitern bestand und die internen Ressourcen und Kapazitäten in diesem Bereich begrenzt waren, wandte er sich an ERA Group diese Ziele zu erreichen.
Gemäß der ERA-Methodik
Wir haben das Projekt unter Anwendung der 4-Stufen-Methodik von ERA gestartet:
- Analyse –Wir haben Rechnungsdaten aus einem Zeitraum von 12 Monaten zusammengestellt und in einem Discovery-Bericht dargestellt.
- Ausschreibung –Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine detaillierte Ausschreibung (RFP) erstellt und drei Anbieter zur Teilnahme eingeladen.
Auswahl und Umsetzung
– Der bisherige Caterer wurde aus drei Anbietern ausgewählt, die zur Teilnahme an einer Ausschreibung eingeladen worden waren; er bot Einsparungenin Höhe von 14 % – im sechsstelligen Dollarbereich – sowie weitere Vorteile.
- Überwachung –Da keine vollständige Implementierung erforderlich war, sind wir zügig in die Überwachungsphase übergegangen.
Das Interessanteste daran war, dass der etablierte Anbieter – angesichts des drohenden Vertragsverlusts – erhebliche Einsparungen weitere Vorteile erzielte, die zuvor nicht in Aussicht gestellt worden waren, und sein Engagement bekräftigte – was die Wirksamkeit von Markttests verdeutlicht, selbst wenn eine Veränderung nicht das endgültige Ergebnis ist.
Die Überwachungsphase: Eine Plattform für nachhaltigen Mehrwert
Der Überwachungsprozess erwies sich als unverzichtbar. In Zusammenarbeit mit dem Caterer führten wir aussagekräftige Kennzahlen und Kontrollmechanismen ein:
- Tatsächliche Mahlzeitenanzahl
- Regelmäßig; detaillierte Bestandsaufnahme (SOH)
- Regelmäßige Berichte über Lebensmittelverschwendung
- Monatliche Lieferantenbesprechungen
- Vierteljährliche Leistungsberichte mit Diskussionspunkten und insights
Dadurch konnten sowohl die Schule als auch der Caterer ihre Abläufe optimieren und weitere Einsparungen identifizieren. Außerdem führten wir neue Leistungen ein, die ursprünglich nicht im Auftrag enthalten waren, darunter jährliche Stipendien und Unterstützung bei Investitionsvorhaben – ein Mehrwert, den der Kunde nicht erwartet hatte und den er zuvor nicht hatte.
Also – war es ein Erfolg?
Ja…
Hier ist ein Überblick darüber, inwieweit das Projekt die ursprünglichen Ziele erreicht hat:
- Wettbewerbsfähige Preise? ✔ Ja. Im Rahmen der Ausschreibung konnten wir die Angebote miteinander vergleichen. Mit einem überarbeiteten Angebot erwies sich der bisherige Anbieter als der wettbewerbsfähigste; der Kunde kann nun jeder Prüfung durch den Vorstand gelassen entgegensehen.
- Bessere Aufsicht? ✔ Ja. Die Berichterstattung, die Transparenz und der Dialog mit den Lieferanten haben sich deutlich verbessert und sich als vorteilhaft erwiesen.
- Einsparungen? ✔ Ja. 14 % Einsparungen ; im Laufe der Zeit Einsparungen weitere Einsparungen .
Mit den Worten des Kunden: „Wir haben Vorteile erzielt, die wir ohne die Hilfe von ERA nicht hätten erreichen können.“
Mit dem Eintritt in die dritte Vertragsverlängerungsphase und das achte Jahr der Überwachung ist dieses Projekt ein hervorragendes Beispiel dafür, wie eine nachhaltige Zusammenarbeit und regelmäßige Überprüfungen einen echten, langfristigen Mehrwert schaffen können.
Die Erkenntnisse aus diesem Projekt…
- Es ist überraschend, was langjährige Lieferanten zu bieten haben, wenn man auf sie zugeht und die Geschäftsbeziehung formalisiert wird. Das erlebe ich immer wieder. Man glaubt, einen Lieferanten zu kennen, mit dem man schon seit langer Zeit zusammenarbeitet…
- Die Bedeutung der Überwachung: In diesem Fall konnten durch die Überwachung einige wichtige Bereiche ermittelt werden, die angegangen werden müssen, wie beispielsweise Lebensmittelverschwendung.
- Wie die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten zusätzliche Vorteile bringen und dabei helfen kann, auftretende Probleme zu lösen.
- Einführung in benchmarking und dessen Nutzen benchmarking ein besseres Verständnis des Unternehmens.
In der nächsten Ausgabe werde ich mich auf eine andere Schule mit ganz anderen Zielen konzentrieren; gleiche Kategorie.
Grant Morrow
Leitender Berater
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
