Nella prima parte di "La spesa residua sta costando denaro alla tua azienda?", abbiamo descritto i passaggi fondamentali necessari per trasformare i dati relativi alla spesa residua in un formato che ti consenta di comprenderne la composizione e di individuare i modi per Risparmi valore. In questa seconda parte, approfondisco cosa fare. Ma, ovviamente, nessuno vuole fare tutto questo lavoro per niente.
Chi siamo questo punto dovremmo aver capito "chi e cosa"; il che significa che ora possiamo iniziare a occuparcene.
Cosa fare Chi siamo ?
Consiglierei di affrontare i dati procedendo per gradi o a blocchi. Sì, probabilmente ci vorrà più tempo nel complesso, ma sarà un processo più gestibile e avrà maggiori possibilità di successo.
Inizia individuando quelle categorie all’interno della spesa marginale che presentano generalmente volumi più elevati, articoli di maggior valore e che possono essere raggruppate. In alternativa, raggruppa gli acquisti in base a fornitori simili. Vale la pena dedicare tempo e impegno a queste "categorie" più ampie. Tuttavia, sebbene si sia tentati di affrontare tutto in una volta, le risorse aggiuntive e il tempo richiesto al personale renderanno probabilmente l’operazione poco gestibile.
- Una volta definiti i "gruppi" con gli elementi, ci sono diverse opzioni per gestirli:
- Categorie quali, ad esempio, forniture per ufficio, telecomunicazioni, Stampe . possono avere un valore sufficientemente rilevante da giustificare l'avvio di una procedura di gara competitiva per la loro acquisizione e l'inserimento di tali articoli nella gestione dei contratti (per chi fosse interessato, tratterò Chi siamo gare Chi siamo in un altro articolo). Questo tipo di approccio ha il potenziale per generare notevoli Risparmi e, molto probabilmente, per consolidare Risparmi dei fornitori.
- In altri casi, potrebbe capitare di avere già un fornitore con cui è possibile acquistare questi articoli a spesa marginale. In tal caso, è possibile chiudere i contratti con gli "altri" fornitori e riportare la spesa sotto il controllo della gestione contrattuale.
Entrambi gli approcci sopra citati possono ridurre il numero di fornitori e garantire una maggiore efficienza delle attività di back office, indipendentemente da Risparmi.
Quando abbiamo scoperto che non esisteva una procedura per l'ordinazione dei materiali di cancelleria, recentemente ho avuto un cliente che ne ha introdotta una ottenendo risultati eccezionali. In quel caso, i dipendenti acquistavano autonomamente i materiali di cancelleria e d'ufficio e poi ne richiedevano il rimborso tramite le note spese. Come potete immaginare, le spese e i prezzi erano del tutto disomogenei e gli acquisti erano letteralmente fuori controllo.
In collaborazione con l'azienda, abbiamo raccolto le fatture in formato PDF, le abbiamo convertite in formato digitale e, una volta compreso l'andamento della spesa, abbiamo messo in atto un processo che, senza ricorrere a gare d'appalto (disponevamo di dati storici relativi alla spesa residuale a sostegno della nostra decisione), ha designato un fornitore specifico, nominato un responsabile centrale degli acquisti e comunicato a tutti i dipendenti che le note spese relative alle forniture per ufficio non sarebbero state rimborsate se l'acquisto non fosse stato preventivamente approvato. Questo ha contribuito notevolmente a contenere la spesa e ha portato a Risparmi di quasi il 30% Risparmi primo anno.
Certo, all'inizio c'erano alcuni dipendenti scontenti, ma la situazione si è rapidamente stabilizzata; ora tutti hanno accettato la procedura e l'organizzazione continua a utilizzare Risparmi. Ciò ha anche comportato che l'ufficio contabilità dovesse gestire una sola fattura al mese, anziché diverse note spese.
Oggi, in questo caso, continuiamo a monitorare gli acquisti su base trimestrale e ad adottare misure correttive ove necessario.
I rischi dell'inazione
Le organizzazioni corrono potenziali rischi se non gestiscono la spesa marginale. La spesa marginale è solitamente informale; se non viene monitorata e viene trascurata, consente alle persone di prendere decisioni a propria discrezione, con possibili conseguenze quali:
- Poca o nessuna preoccupazione Chi siamo il prezzo migliore (rischio legato al prezzo)
- Un rischio operativo per l'azienda derivante da acquisti che potrebbero non essere stati adeguatamente verificati potrebbe comportare un rischio per i dipendenti, per l'azienda e per i suoi clienti.
Se non avete verificato la vostra spesa residua di recente, è molto probabile che stiate pagando più del dovuto e mettendo a rischio la vostra organizzazione. Se non sapete da dove cominciare per tenere sotto controllo la vostra spesa residua, ERA può aiutarvi a rimettervi in carreggiata e a risparmiare una notevole quantità di denaro, aiutandovi al contempo a mettere in atto i processi necessari per gestirla.
Esistono inoltre strumenti software comeSpendVue™ di ERA in grado di fornire ai vertici aziendali informazioni dettagliate sulla spesa della propria organizzazione, compresa la "tail spend". Analisti certificati esaminano in modo approfondito i dati finanziari della vostra azienda e applicano ai vostri dati di spesa i benchmark di settore proprietari di ERA. Il risultato? Approfondimenti chiari, immediati e attuabili Approfondimenti disponibili in un formato accessibile e coinvolgente. I consulenti certificati di ERA collaborano con voi per identificare il percorso di miglioramento del flusso di cassa più adatto alle esigenze della vostra organizzazione. Potete visualizzare un breve video suSpendVueTM al seguente link https://vimeo.com/680583659
Se desiderate saperne di più Chi siamo la vostra spesa residua, Contatti Grant Morrow.
Grant Morrow è consulente senior presso ERA Group è un consulente certificato SpendVue.
Vanta oltre 30 anni di esperienza sul campo a fianco delle PMI, aiutandole a individuare le voci di spesa superflue e a sviluppare strategie per una migliore gestione dei costi.
