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ロナルド・バテンバーグ氏は自身の専門家向けブログで、効率的な組織は、非効率な点を是正し、プロセスを改善するためにあまり長く待たないと説明している。
まるで、目の前の缶を延々と蹴り続けているような感覚、ご存じでしょうか？ 対処しなければならない重要な課題があるのに、いつも他の重要なこと、あるいはそれ以上に重要なことが起きてしまうせいで、なかなか手をつけられないという状況です。つまり、先延ばしです。優先順位をつける問題ですね。当然のことですが。
慌ただしい日常の中で、重要な事柄が後回しにされてしまうことはよくあります。業務の効率化やコスト削減のためには何かを変える必要があることは分かっていても、時間がない、あるいは緊急性を感じられないという状況があります。この現象は「不作為のコスト」として知られています。
「不作為のコスト」とは、意思決定や改善が遅れた際に生じる、測定可能なものから直接的には測定できないものまで、あらゆる隠れたコストを指します。これには、節約機会の喪失といった具体的なコストだけでなく、従業員の士気の低下や機会損失といった間接的なコストも含まれます。その隠れた性質ゆえに、多くの企業はその影響を過小評価したり、単に十分な優先順位を付けなかったりしています。
しかし、これらのコストとは具体的にはどのようなものなのでしょうか？また、ビジネスにおいて延期がなぜこれほどまでに大きなコストにつながるのでしょうか？
なぜ遅延はこれほどコストがかかるのでしょうか？
例えば、コスト最適化において、「何もしない」という決断は、往々にして最もコストのかかる選択となります。サプライヤーとの契約は自動的に更新され、価格上昇が積み重なり、請求書も徹底的にチェックされません。こうした財務上の損失は、誰にも気づかれることなく増え続けていきます。対策が講じられる頃には、数千から数百万ユーロに及ぶ潜在的な節約機会が、すでに失われてしまっていることも珍しくありません。
多くの組織が、対応を先送りする理由として、以下の3つの一般的な理由を挙げています：
- 「忙しすぎる」というのは理解できますが、貯蓄を先送りすることは、利益を先送りすることと同じです。
- 「大した出費ではない」と思いがちですが、10～15の異なる経費項目にまたがる小さな出費の積み重ねは、実際には莫大な損失につながる可能性があります。
- 「サプライヤーとの関係を損なうことは避けたい。」多くの場合、サプライヤーを乗り換える必要はなく、むしろ契約条件の改善、透明性の確保、そして説明責任の徹底が重要となる。
こちらもご覧ください： ロナルド・バテンバーグが語る「支出インテリジェンス」：「理解するまではその真価は見えない」
延期による具体的な影響
その影響を実例で説明しましょう。私が数ヶ月にわたり協議を重ねてきた、年間売上高1億5,000万ユーロの見込み顧客は、あるコスト項目において年間750万ユーロを支出しています。この特定の項目については、直近のさまざまな事例からも明らかなように、平均12％のコスト削減余地があります。 年間ベースで計算すると、品質を損なうことなく削減可能なコストは90万ユーロに上ります。これは毎年継続して実現可能です。購入量を減らすのではなく、より効率的な調達プロセスと、より有利な契約条件を通じて達成されるものです。
この状況は、私が同社と初めて協議を始めるずっと前からすでに存在していました。2年以上もの間、この問題は先送りされ続けており、この業務に購買担当者を割り当てるか、それとも外部の支援を仰ぐかについて、社内で議論が交わされていました。したがって、このケースにおける「何もしないことによるコスト」は、すでに200万ユーロをはるかに超えていたのです。
したがって、この問題に対処する決定がなされていないため、利益が失われているのです。このクライアントの利益率はわずか3.9％に過ぎません。したがって、実際に最適化に取り組むという決定を下せば、利益を15％増加させることができるでしょう。何と言っても、利益は売上高から費用を差し引いたものなので、コストを削減することは損益計算書上の利益に直接寄与するからです。
「何もしないことによるコスト」を回避するには、どうすればよいでしょうか？
1.支出を分析する：過去12か月間の支出を分析しましょう。何年も見直されていない支出項目はありませんか？ それらが、まず手をつけるべき対象です。
2.外部からの視点を求める：社内の従業員は、対象事案に近すぎるため、非効率な点に気づけない場合があります。外部監査を行うことで、新たな気づきが得られることがあります。
3.小さなことから始め、大きな視野を持つ：改善は必ずしも抜本的なものである必要はありません。プロセスや契約にわずかな調整を加えるだけで、大きな改善につながることもあります。
4.影響を測定し、周知する：組織内で支持を得るために、何もしなかった場合のコストを数値化する。全員が遅延によるコストを理解すれば、緊急性が認識されるようになる。
5.主体性と責任の明確化：節約策や改善計画が確実に実行されるよう、責任の所在を明確にした担当者を任命する。
未来は今日から始まる
「何もしないことの代償」から得られる教訓は明らかです。効率的な組織は、非効率な点を是正し、プロセスを改善するために、あまり長く待ったりはしません。先延ばしは、収益性と成長を静かに蝕む「サイレントキラー」です。結局、「後で」は知らず知らずのうちに「決して」になってしまいます。コストを積極的に管理し、可能な限り節約することで、イノベーションや成長、そして従業員の満足度を高めるための余地が生まれます。
明日、チャンスを逃したことを後悔するくらいなら、今日から最適化を始めたほうがよい。あなたはどの缶を先へ蹴り出していますか？
