거의 모든 최적화 계획은 목록의 맨 위부터 시작합니다. 그리고 효과가 있습니다. 처음부터 말이죠.
이 글에서는 왜 비용이 가장 많이 드는 상위 20% 항목이 대개 가장 면밀히 모니터링되는지, 그리고 진정한 해결책이 어디에 있는지—즉, 그 자체만으로는 경영진 회의를 소집할 만한 이유가 되지 않는 중간 규모의 항목들에 있다는 점을 설명합니다.
거의 모든 경영진은 80/20 법칙을 알고 있습니다.
그리고 거의 모든 사람이 이를 동일한 목록에 적용합니다. 즉, 지출액을 높은 순서에서 낮은 순서로 정렬하는 방식입니다.
그들이 그렇게 하는 건 당연합니다. 그 목록은 시스템에서 제공하는 것이며, 위원회에 전달되는 것이고, 별도의 설명 없이도 바로 이해할 수 있는 유일한 목록이기 때문입니다.
문제는 규칙 자체가 아닙니다. 문제는 사람들이 어디에 시선을 두느냐는 것입니다.
수많은 최적화 프로젝트를 거치면서, 매번 같은 패턴이 반복됩니다. 목록의 맨 위 항목은 처음에는 반응이 좋습니다.
그 후로는 점점 더 줄어들었습니다.
모두가 시선을 두는 곳
에너지. 외부 인력. 물류. 보험. 원자재.
이것이 바로 모든 최적화 계획이 시작되는 분야이며, 그 논리는 흠잡을 데가 없습니다. 바로 그곳에 돈이 있기 때문입니다.
문제는 다른 모든 사람들도 그곳에 있다는 점입니다. 이러한 범주에는 담당자, 위원회, 그리고 입찰 이력이 있습니다. 규모가 크기 때문에 매년 검토를 거치게 됩니다.
비용이 가장 많이 드는 상위 20%는 결국 가장 면밀히 모니터링되는 20%이기도 합니다.
게다가 매년 검토되는 사항들 중에는 개선의 여지가 거의 남아 있지 않은 경우가 많습니다.
그렇다면 정말 중요한 20%는 어디에 있는 걸까요?
그 범위가 넓게 퍼져 있습니다. 그래서 어떤 보고서에도 나타나지 않는 것입니다.
회사의 사업 구조가 달랐던 시절에 규모를 책정했던 그 차량 함대를 생각해 보십시오. 오늘날 그 차량들은 6년 전의 기준을 그대로 적용해 관성에 따라 교체되고 있습니다.
아니면 전 직원이 비용을 부담하지만 실제로는 10%만 사용하는 그런 소프트웨어나, 통신 서비스 같은 것들 말이죠.
아니면 연례 가격 재검토를 통해 해마다 인상되어 온 그 비용 항목인데, 아무도 그 결과를 오늘날 시장의 실태와 비교해 본 적이 없는 경우입니다.
이 중 어느 것도 그 자체만으로는 경영진 회의를 소집할 만한 이유가 되지 않습니다.
이 모든 요소들이 합쳐져서, 나중에 다른 곳에서 그 원인을 찾게 되는 마진의 일부를 설명해 줍니다.
왜 ‘금액’이라는 표현이 오해를 불러일으키는가
우선순위를 정할 때 일반적으로 적용되는 기준은 지출 항목의 규모입니다.
유용한 기준은 또 다른 것, 즉 ‘기회’ 즉, 실제로 지급된 금액과 지급되어야 할 금액 사이의 차이입니다.
협상이 잘 이루어진 200만 파운드 규모의 부문은, 6년 동안 아무도 손대지 않은 20만 파운드 규모의 부문보다 기회가 적다.
‘금액’은 무게를 나타내고, ‘기회’는 잠재력을 나타냅니다.
그리고 두 가지가 일치하는 경우는 거의 없습니다.
어떻게 식별하나요?
지출액을 유로 단위로 분류하는 방식이 아닙니다. 대규모 항목뿐만 아니라 모든 지출에 대해 다음 세 가지 질문을 던지는 방식입니다:
- 마지막으로 협상이 이루어진 시기는 언제이며, 실제로 몇 가지 대안이 제시되었습니까?
- 오늘날의 소비 양상은 원래 계획된 소비 양상과 유사한가요?
- 청구서에 기재된 내용이 서명된 내용과 일치합니까?
이를 통해 도출되는 것은 단순히 삭감 항목 목록이 아닙니다. 이는 어디에 기회가 있고 어디에 기회가 없는지를 보여주는 지도입니다.
그리고 두 번째 사항도 첫 번째만큼 중요합니다. 어떤 부문이 이미 양호한 상태인지 파악해 두면, 애초에 이길 수 있었던 싸움으로 인해 수개월 동안 내부적으로 겪을 수 있는 갈등을 피할 수 있습니다.
관심의 80/20 법칙
이 규칙은 지출에만 적용되는 것이 아닙니다. 의사결정을 내리는 사람들의 시간에도 적용됩니다.
대부분의 위원회는 가장 눈에 띄는 20%의 지출에 전체 관심의 80%를 쏟습니다. 가장 큰 기회가 있는 20%에는 관심을 기울이지 않는 것이죠.
그렇게 해마다, 이미 최적화되어 있던 부분은 더욱 정교해지고 , 한 번도 검토되지 않았던 부분은 그저 그대로 이어지게 됩니다.
80/20 법칙은 여전히 유효합니다. 대개 문제가 되는 것은 이 법칙을 적용하는 대상 목록입니다.
만약 내일, 귀사의 지출 중 가장 큰 기회를 지닌 20%를 지목해야 한다면, 데이터를 바탕으로 이를 할 수 있겠습니까?
수익성을 좌우하는 20%는 손익계산서에서 비중이 가장 큰 20%와는 다릅니다.
