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로널드 바텐버그는 자신의 전문가 블로그에서, 효율적인 조직은 비효율성을 해결하고 프로세스를 개선하는 데 너무 오래 기다리지 않는다고 설명합니다.
마치 캔을 계속 발로 차며 앞만 보고 나아가는 듯한 그 기분을 아시나요? 처리해야 할 중요한 일이 있는데, 항상 다른 중요한 일이나 더 중요한 일이 생기다 보니 끝내 손도 대지 못하는 그런 상황 말입니다. 다시 말해, 미루는 습관입니다. 결국 우선순위를 정하는 문제죠. 당연한 일이죠.
일상의 분주함 속에서 중요한 일들이 뒷전으로 밀려나는 경우가 종종 있습니다. 업무 효율을 높이고 비용을 절감하려면 변화가 필요하다는 것을 알지만, 시간이 부족하거나 시급성이 느껴지지 않기 때문입니다. 이러한 현상을 ‘무대응의 비용’이라고 합니다.
‘무대응의 비용’이란 의사결정이나 개선 조치가 지연될 때 발생하는, 측정 가능한 비용과 직접적으로 측정할 수 없는 비용을 모두 아우르는 모든 숨겨진 비용을 의미합니다. 여기에는 절감 기회 상실과 같은 구체적인 비용뿐만 아니라, 직원 사기 저하나 기회 상실과 같은 간접적인 비용도 포함됩니다. 이러한 비용이 숨겨져 있다는 특성 때문에 많은 기업들이 그 영향을 과소평가하거나 단순히 충분한 우선순위를 두지 않는 경우가 많습니다.
하지만 이러한 비용은 정확히 무엇일까요? 그리고 비즈니스 상황에서 일정을 연기하는 것이 왜 그렇게 큰 비용이 될 수 있을까요?
지연이 왜 그렇게 큰 비용을 초래하는가?
예를 들어, 비용 최적화의 경우, 아무런 조치를 취하지 않기로 하는 결정이 종종 가장 큰 비용을 초래하는 선택이 됩니다. 공급업체 계약은 자동으로 갱신되고, 가격 인상이 누적되며, 청구서는 철저히 검토되지 않습니다. 이러한 재정적 손실은 아무도 눈치채지 못한 채 계속해서 커져만 갑니다. 마침내 조치를 취할 때쯤이면, 수천에서 수백만 유로에 달하는 잠재적 절감 효과를 이미 놓친 경우가 종종 있습니다.
많은 조직들이 조치를 미루는 데 대해 다음과 같은 세 가지 일반적인 이유를 들곤 합니다:
- “우리는 너무 바쁩니다.” 이해는 가지만, 저축을 미루는 것은 이익을 놓치는 것과 같습니다.
- "큰 지출은 아닙니다." 10~15개에 달하는 다양한 지출 항목에서 발생하는 사소한 누수가 합쳐지면 실제로 막대한 손실로 이어질 수 있습니다.
- “우리는 공급업체와의 관계를 훼손하고 싶지 않습니다.” 대개는 공급업체를 교체할 필요가 없으며, 오히려 더 나은 계약 조건과 투명성, 책임성을 확보하는 것이 중요합니다.
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연기에 따른 구체적인 결과
실제 사례를 통해 그 영향을 살펴보겠습니다. 제가 수개월 동안 협의를 진행해 온, 연간 매출액이 1억 5천만 유로인 잠재 고객사는 특정 비용 항목에 대해 연간 750만 유로를 지출하고 있습니다. 최근의 여러 사례를 통해 입증된 바와 같이, 이 특정 항목의 평균 절감 가능 비율은 12%입니다. 연간 기준으로 볼 때, 이는 품질 저하 없이 절감할 수 있는 90만 유로의 비용에 해당합니다. 해마다 말이죠. 구매량을 줄이는 것이 아니라, 보다 효율적인 구매 프로세스와 개선된 계약 조건을 통해 달성할 수 있는 것입니다.
이 상황은 제가 회사와 처음 협의를 시작하기 훨씬 전부터 이미 존재하고 있었습니다. 2년이 훨씬 넘는 기간 동안 이 문제는 계속 미뤄져 왔으며, 해당 업무에 구매 담당자를 배정할지 아니면 외부 지원을 활용할지에 대한 내부 논의가 진행되어 왔습니다. 따라서 이 경우, ‘무대응에 따른 비용’은 이미 200만 유로를 훌쩍 넘은 상태였습니다.
따라서 이에 대한 조치를 취하겠다는 결정이 내려지지 않아 이익이 새어나가고 있는 것입니다. 이 고객의 이익률은 고작 3.9%에 불과합니다. 따라서 최적화를 실제로 추진하기로 결정한다면 이익을 15%나 늘릴 수 있을 것입니다. 결국, 이익은 매출에서 비용을 뺀 결과이므로, 비용을 절감하면 손익계산서상 이익에 직접적인 도움이 됩니다.
‘무대응의 대가’를 피하려면 어떻게 해야 할까요?
1.지출 내역 분석: 지난 12개월간의 지출 내역을 분석해 보세요. 수년 동안 검토하지 않은 항목이 있나요? 바로 이러한 항목들부터 우선적으로 정리해야 합니다.
2.외부 전문가의 관점을 구하십시오: 때로는 내부 직원들이 해당 사안에 너무 깊이 관여되어 있어 비효율적인 부분을 파악하지 못할 수 있습니다. 외부 감사를 통해 새로운 통찰력을 얻을 수 있습니다.
3.작게 시작하고 크게 생각하라: 개선이 반드시 대대적인 변화를 수반해야 하는 것은 아니다. 때로는 프로세스나 계약에 대한 사소한 조정만으로도 상당한 개선 효과를 거둘 수 있다.
4.영향력 측정 및 전달: 조직 내 지지를 얻기 위해 조치를 취하지 않을 경우 발생하는 비용을 수치화하십시오. 모든 구성원이 지연으로 인한 비용을 이해하게 되면 긴박감이 생깁니다.
5.주인의식과 책임감 확보: 비용 절감 및 개선 계획이 실제로 이행되도록 보장할 명확한 책임자를 지정한다.
미래는 오늘부터 시작됩니다
'무대응의 대가'가 주는 교훈은 분명합니다. 효율적인 조직은 비효율성을 해결하고 프로세스를 개선하는 데 너무 오래 기다리지 않습니다. 미루는 습관은 수익성과 성장을 저해하는 은밀한 킬러입니다. 결국 ‘나중에’는 어느새 ‘결코’가 되어버립니다. 비용을 선제적으로 관리하고 가능한 한 절감함으로써, 혁신과 성장, 그리고 직원 만족을 위한 여지를 마련할 수 있습니다.
내일 기회를 놓친 것을 후회하는 것보다 오늘부터 최적화를 시작하는 편이 낫습니다. 어떤 캔을 앞으로 차고 있나요?
