Analizați-vă obiceiurile de cheltuieli: o abordare mai inteligentă a gestionării costurilor

În ultimul nostru buletin informativ, am discutat despre importanța „cunoașterii cifrelor” — fundamentul unei gestionări eficiente a costurilor. Însă, pentru multe organizații, punerea în practică a acestei idei reprezintă o adevărată provocare. Care este unul dintre cele mai mari obstacole? Pur și simplu, transformarea datelor într-un format utilizabil — ceva ce poate fi analizat și transformat în insights utile și concrete.

Din experiența mea, cele mai valoroase date provin adesea din facturi. Acestea conțin descrieri detaliate ale achizițiilor, coduri de articol și insights la nivel de tranzacție insights sunt extrem de utile pentru analiza costurilor. Care e problema? Majoritatea acestor date sunt blocate în fișiere PDF.

Pentru mulți dintre clienții mei, asta înseamnă că adun și extrag în mod regulat date din teancuri de facturi în format PDF, de obicei o dată pe trimestru.

În cazul unui proiect nou, în care încercăm să ne facem o imagine de ansamblu asupra cheltuielilor, este adesea necesar să convertim mii de facturi în format PDF într-un format digital consolidat.

Nu este situația ideală, dar acolo insights găsesc insights cele mai utile insights . Datele din comenzile de achiziție (PO) pot fi de asemenea de ajutor — însă sunt adesea fragmentare sau incomplete și, de obicei, necesită o curățare temeinică înainte de a putea fi folosite.

De unde să începi? Începe cu furnizorii tăi

Dacă nu știi de unde să începi, începe cu cei mai mari furnizori ai tăi. Mulți dintre ei îți pot oferi un fișier consolidat cu tranzacțiile tale în format Excel sau CSV — iar asta este un real avantaj. În cazul furnizorilor mai mici, s-ar putea să nu ai această opțiune, dar merită întotdeauna să întrebi. Ai fi surprins să vezi ce pot oferi atunci când li se solicită.

Cu toate acestea, în cadrul Despre ERA Group din proiectele la care lucrez, până la urmă tot a trebuit să ne întoarcem la datele din facturile în format PDF. Înseamnă mai multă muncă la început, dar pe termen lung merită efortul.

Un instrument revoluționar: Docparser

Acum câțiva ani, m-am confruntat cu aceeași provocare: teancuri de facturi în format PDF și nicio modalitate simplă de a extrage datele. Am încercat să externalizez această sarcină în străinătate, dar de cele mai multe ori ajung să petrec mai mult timp corectând rezultatele decât timpul pe care l-am economisit.

Atunci un coleg mi-a sugerat să încerc Docparser, un instrument care extrage date structurate din fișiere PDF (și din alte formate). Nu este deloc perfect, dar este foarte eficient — mai ales în cazul fișierelor PDF electronice și al facturilor cu un format uniform. Cel mai bun lucru este că echipa lor de asistență este foarte receptivă și de ajutor, iar în cazul meu primesc de obicei un răspuns până a doua zi.

Odată ce regulile au fost configurate pentru un anumit client, nu mai rămâne decât să încărcați documentele, iar extragerea se finalizează în 5 minute. Odată configurat, se pot procesa 300–400 de facturi în doar câteva minute. Pentru mine, aceasta reprezintă o creștere semnificativă a productivității — și o adevărată revoluție pentru oricine are de-a face cu volume mari de documente din care trebuie să extragă date specifice.

Ai nevoie de ajutor? Hai să discutăm

Dacă datele tale sunt blocate în fișiere PDF sau nu știi de unde să începi, nu ești singur — și nu e sfârșitul lumii. Există instrumente și strategii care te pot ajuta. Fie că vrei să te descurci singur, fie că ai nevoie de sprijin, sunt întotdeauna dispus să discutăm sau să mă apuc de treabă și să te ajut să dai startul.

Grant Morrow
Consultant principal
+61 415 203 575