Lunile ianuarie-februarie au fost întotdeauna aglomerate, iar anul acesta nu a făcut excepție. Am colaborat îndeaproape cu doi clienți de lungă durată din domeniul internatelor, ajutându-i să gestioneze costurile operaționale și să identifice noi oportunități de reducere a cheltuielilor. După cum spun ei înșiși, fiecare dolar economisit contribuie la menținerea unor taxe de școlarizare cât mai scăzute.
Deși această lucrare nu respectă neapărat modelul tradițional ERA Group , obiectivul principal rămâne același: creșterea eficienței și îmbunătățirea rezultatelor financiare. În trecut, această activitate s-a axat pe alimentație și catering în secțiunile de internat, dar în ultimii doi ani, ambele instituții au căutat să-și extindă aria de interes pentru a include și alte domenii, precum cantinele, uniformele și consumabilele de birou. Drept urmare, o mare parte din luna ianuarie a fost dedicată închiderii exercițiului financiar 2024 și pregătirii terenului pentru 2025.
Principalele rezultate obținute în luna ianuarie
Monitorizarea costurilor meselor: O școală s-a bucurat să constate o creștere de sub 2% a costului pe masă în 2024, un rezultat îmbucurător având în vedere condițiile actuale de pe piață. Despre ERA Group a Despre ERA Group cheltuielile din 2024, căutând noi oportunități de optimizare și benchmarking costurile meselor benchmarking .
Analiza performanței cantinelor: Am evidențiat o diferență de 40% în ceea ce privește cheltuielile pe elev între școli, subliniind posibilitățile de îmbunătățire a controlului costurilor și/sau de extindere a oportunităților.
Vânzări și ajustări de prețuri: Am analizat prețurile din cantină și tendințele de vânzări pentru a ne asigura că acestea sunt în concordanță cu planurile bugetare pentru 2025, identificând în același timp oportunități de Economii generate și da, au existat câteva).
Procesul de licitație pentru categoria produselor alimentare: s-au realizat Economii generate 9% Economii generate categorie Economii generate nu fusese încă contractată, Economii generate se adaugă Economii generate de 21% Economii generate pentru o altă categorie de produse alimentare.
Analiza consumului de hârtie pentru imprimare: una dintre cele mai importante cheltuieli individuale ale școlii. Prin benchmarking numărul de elevi, am constatat că consumul de hârtie pe elev a rămas constant la aproximativ 1,25 topuri pe elev pe an, ceea ce înseamnă că creșterea cheltuielilor observată în 2024 s-a datorat creșterii numărului de elevi înscriși — și nu majorării prețurilor, așa cum se presupunea (prețurile au scăzut). Având în vedere trecerea la învățământul digital și utilizarea computerelor, ne așteptam ca utilizarea hârtiei să scadă, dar datele par să sugereze altceva.
Tendințe privind uniformele: Deși una dintre școli era, în general, mulțumită de performanța magazinului său de uniforme, aceasta dorea o analiză mai aprofundată a obiceiurilor de cumpărare. Una dintre concluzii a arătat că elevii achiziționează în prezent, în medie, 1,5 cămăși pe an, față de doar una pe an în urmă cu patru ani, iar numărul total de articole cumpărate de fiecare elev a crescut cu 50% față de perioada de dinaintea pandemiei de COVID-19. De asemenea, am demonstrat că principalul furnizor a majorat prețurile cu aproximativ 5% anul trecut.
Realizăm acest exercițiu trimestrial, astfel încât școlile să știe cum se situează în raport cu bugetul. Orice abatere este explicată, iar dacă este necesar, se iau măsuri corective. insights simple și succinte insights acestea ajută școlile să-și perfecționeze gestionarea stocurilor, să-și optimizeze costurile și să-și îmbunătățească procesul de bugetare.
Cererea tot mai mare de Benchmarking
Benchmarking un instrument din ce în ce mai important pentru analiza internă și comparațiile cu alte instituții similare, atât în mediul școlar, cât și în cel al întreprinderilor. În ultimii șapte ani de colaborare cu aceste școli, benchmarking de la o situație în care „nu dispuneam de date” la un instrument esențial în procesul decizional.
Un exemplu al modului în care o școală utilizează analiza este cazul consumului de hârtie. Odată ce am constatat că consumul de hârtie nu corespundea așteptărilor, școala a putut identifica rapid sursa problemei și a luat unele măsuri corective.
Aceste școli întreabă:
„Cum ne descurcăm? Unde putem să ne îmbunătățim? Și în ce domenii ne descurcăm deja bine?”
Utilizarea datelor privind numărul de studenți ne-a permis să analizăm tendințele de cheltuieli în principalele categorii, pentru a obține insights mai detaliate. O parte din datele noastre datează încă din 2017, din perioada de dinaintea pandemiei de COVID-19, și oferă o perspectivă valoroasă pe termen lung.
Interesul pentru benchmarking cu alte instituții similare benchmarking pentru o analiză mai aprofundată a datelor este în creștere, pe măsură ce școlile conștientizează miza financiară. Și, așa cum îmi reamintesc mereu ambele școli, miza este destul de mare.
Dacă sunteți interesat de benchmarking de gestionarea costurilor în cadrul școlii sau organizației dumneavoastră, mi-ar face plăcere să discutăm și să vedem ce se poate face.
Sunt bucuros să prezint acest lucru consiliilor de administrație sau conducerii superioare, dacă acest lucru îi ajută să înțeleagă oportunitatea. Este un aspect prea important pentru a fi ignorat sau trecut cu vederea.
