Răspunsul este, cel mai probabil, da; și iată de ce:
Adesea, problema este ignorată sau lăsată deoparte atunci când vine vorba de cheltuielile minore. Analizarea în detaliu a fiecărei cheltuieli pare prea dificilă sau consumatoare de timp. Poate că nu dispuneți de resursele sau timpul necesar, sau poate considerați că nu este o măsură strategică. Acestea sunt câteva dintre motivele sau scuzele pe care le aud de la directorii financiari și directorii de finanțe; deși majoritatea recunosc că este un domeniu cu potențial de Economii generate. Îmi spun că ar trebui să facă ceva Despre ERA Group , dar sunt ocupați. Acest lucru este o sursă de frustrare pentru mine, deoarece muncesc atât de mult pentru a câștiga bani, când o simplă verificare ar putea adăuga mii la profiturile companiei, fără a fi nevoie să lucreze ore suplimentare.
Aceasta este prima parte dintr-o serie de două părți în care explic ce înseamnă „tail spend” și cum poate fi analizat și redus la minimum fără a irosi ore întregi din timpul echipei dumneavoastră.
Ce înseamnă „tail spend”?
Cheltuielile marginale sunt definite diferit în fiecare organizație; însă cea mai comună definiție se bazează pe regula 80/20 (regula lui Pareto), așa cum se arată în Diagrama 1.
Termenul se referă la cele 20% din cheltuieli cu valoarea cea mai mică, care sunt, de obicei, asigurate de 80% dintre furnizori. Cheltuielile de tip „tail” sunt considerate, de obicei, achiziții de valoare redusă, întrucât reprezintă doar o mică parte (20%) din totalul cheltuielilor. În majoritatea companiilor, acestea ar putea fi denumite „cheltuieli nereglementate” sau „cheltuieli nestrategice”.
Cheltuielile marginale, cunoscute și sub denumirea de cheltuieli „neconforme” sau „necontrolate”. Și acestea chiar creează probleme!
Diagrama 1. Cheltuieli marginale. Sursă: ERA Group
Mii de consumabile operaționale și de articole pot intra în categoria cheltuielilor minore; printre acestea se numără echipamentele de protecție individuală (EPI), ambalajele, materialele pentru transport și depozitare, produsele de curățenie și igienizare, gazele industriale și materialele de birou. Lista este nesfârșită. Poate fi o listă destul de lungă și descurajantă. Cheltuielile pe care le generează sunt, în sine, minime, dar credeți-mă: se adună!
În general, în cadrul unei organizații există o înțelegere limitată a volumului de bani implicat în cheltuielile marginale și o cunoaștere și mai redusă a modului de gestionare eficientă a acestora. Acest lucru duce adesea la pierderea, de către companii, a mii și, în unele cazuri, a sute de mii de dolari în fiecare an. Este vorba de bani pe care îi plătesc furnizorilor fără să-și dea seama și în mod inutil, când aceștia ar putea fi folosiți mai bine.
Provocarea legată de cheltuielile marginale este dublă; în primul rând, trebuie să identificați categoriile care generează costuri excesive. În al doilea rând, trebuie să găsiți modalități de a valorifica Economii generate.
Câți bani pierzi?
Deși cheltuielile marginale sunt considerate nesemnificative în raport cu costurile totale, ele reprezintă totuși un domeniu în care Economii generate considerabile. Acești bani pot fi direcționați direct către profitul net sau pot fi folosiți pentru finanțarea unui nou proiect sau a angajării de personal.
După mulți ani de activitate în domeniul reducerii costurilor, am observat că Economii generate gestionarea cheltuielilor minore pot varia între 10% și 15% în primul an. Cu toate acestea, experiența mea a demonstrat că anumite categorii individuale pot Economii generate până la 40% Economii generate gestionate corespunzător.
Aceste Economii generate potențiale Economii generate adesea trecute cu vederea ca sursă internă de finanțare din cauza așteptărilor reduse privind randamentul, a lipsei de vizibilitate, a insuficienței resurselor interne și a lipsei unor date de referință adecvate.
Dacă aveți cheltuieli marginale de 1 milion de dolari, o Economii generate 10 % Economii generate 100.000 de dolari. Imaginați-vă că ați putea recupera acești bani în câteva luni, fără a rezilia contractele cu furnizorii sau a concedia angajați. E o senzație destul de plăcută.
Eficiența operațiunilor administrative reprezintă un alt rezultat al evaluării cheltuielilor minore și al măsurilor luate pentru a remedia eventualele probleme. În urma acestui proces, veți obține o gestionare mai fluidă a conturilor și mai puțină confuzie, ceea ce poate duce la economisirea de timp și resurse.
Analiza cheltuielilor minore: de unde să începi?
Gândul de a gestiona cheltuielile minore poate fi descurajant; de multe ori, companiile nu dispun de resursele necesare pentru a analiza zeci de mii de tranzacții care, de obicei, nu sunt în formatul potrivit pentru a putea fi analizate cu ușurință.
Trebuie să începi de undeva și să ții cont de faptul că există terți care te pot ajuta în acest demers sau chiar să se ocupe de el în locul tău.
Primul pas constă în identificarea cheltuielilor minore ale companiei dumneavoastră. Acestea vor varia probabil de la o companie la alta, așa că merită să dedicați timp acestui proces. Așa cum am menționat anterior, regula lui Pareto este cea mai simplă metodă de a le defini.
Odată ce toată lumea a înțeles Despre ERA Group spend” Despre ERA Group , urmează etapa de colectare a datelor pentru analiză. Când îi ajut pe clienți, aceștia îmi înmânează adesea o grămadă de documente PDF sau facturi, pe care le convertesc apoi în format digital.
Odată ce datele sunt pregătite pentru analiză și au fost standardizate și curățate, analiza va evidenția unde se înregistrează cheltuielile și cine sunt furnizorii. Există, de asemenea, programe software care simplifică și accelerează acest proces, astfel încât să puteți identifica modalități de economisire într-un timp scurt.
În cele din urmă, vrem să înțelegem „cine și ce” stă la baza cheltuielilor minore ale companiei dumneavoastră. Abia atunci vom putea face ceva Despre ERA Group
Odată ce aflăm unde au loc cheltuielile excesive și cine se află în spatele acestora (ar putea fi vorba de o eroare de stabilire a prețurilor sau de faptul că cineva cheltuiește fără a avea autorizația necesară), vă ajutăm să găsiți Despre ERA Group
Anumite instrumente software, precum SpendVue™ de la ERA, oferă directorilor de vârf informații detaliate privind cheltuielile organizației lor, inclusiv cheltuielile minore. Cu ajutorul acestui instrument, analiștii certificați analizează în profunzime datele financiare și aplică indicatorii de referință specifici sectorului, dezvoltați de ERA, pentru a identifica anomaliile în materie de cheltuieli. Rezultatul este un set de insights clare, imediate și utile, insights într-un format ușor de înțeles. Consilierul dvs. va colabora apoi cu dvs. pentru a identifica o cale de îmbunătățire a fluxului de numerar care se potrivește cel mai bine nevoilor organizației dvs. Puteți viziona un scurt videoclip despreSpendVueTM la următorul link https://vimeo.com/680583659.
În partea a 2-a a acestei serii, vom analiza ce puteți face cu cheltuielile minore odată ce ați înțeles mai bine în ce constă acest concept.
Dacă doriți să aflați mai multe Despre ERA Group cheltuielile minore, vă rugăm Contactați-ne Grant Morrow.
Grant Morrow este consultant principal la ERA Group consultant certificat SpendVue. El are o experiență practică de peste 30 de ani în colaborarea cu întreprinderile mici și mijlocii, ajutându-le să identifice domeniile în care cheltuiesc excesiv și să elaboreze strategii pentru o mai bună gestionare a costurilor.
