Kostet Tail Spending Ihr Unternehmen Geld? (Teil 2)

Im ersten Teil von„Kostet Ihr Unternehmen Geld durch Tail-Ausgaben?“ haben wir die grundlegenden Schritte beschrieben, die erforderlichsind, um Ihre Tail-Ausgaben-Daten in ein Format zu bringen, das es Ihnen ermöglicht, die Zusammensetzung der Ausgaben zu verstehen und nach Möglichkeiten zu suchen, den Wert der Einsparungen zu schöpfen. In diesem zweiten Teil gehe ich darauf ein, was zu tun ist. Aber natürlich möchte niemand all diese Arbeit umsonst machen.

Mittlerweile sollten wir wissen, „wer und was“ dahintersteckt; das heißt, wir können nun Über uns beginnen, etwas Über uns zu unternehmen.

Was ist Über uns

Ich würde empfehlen, die Daten schrittweise oder in kleinen Einheiten anzugehen. Ja, das wird insgesamt wahrscheinlich länger dauern, aber es ist überschaubar und die Erfolgschancen sind höher.

Beginnen Sie damit, jene Kategorien innerhalb der Tail-Ausgaben zu identifizieren, die in der Regel ein höheres Volumen aufweisen, aus höherwertigen Artikeln bestehen und gruppiert werden können. Alternativ können Sie Einkäufe nach vergleichbaren Lieferanten gruppieren. Diese größeren „Kategorien“ sind es wert, dass man Zeit und Mühe in sie investiert. Auch wenn es verlockend ist, alles auf einmal anzugehen, wird dies aufgrund des zusätzlichen Aufwands an Ressourcen und Personal wahrscheinlich zu unübersichtlich.

• Sobald wir die „Kategorien“ mit den Elementen definiert haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese zu verwalten:
• Kategorien wie beispielsweise Bürobedarf, Telekommunikation, Druck usw. können für sich genommen einen so hohen Wert haben, dass es sich lohnt, sie im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens auf den Markt zu bringen und unter Vertragsmanagement zu stellen (für Interessierte werde Über uns in einem anderen Artikel Über uns ). Ein solcher Ansatz birgt das Potenzial, erhebliche Einsparungen zu erzielen und höchstwahrscheinlich Einsparungen Lieferanten Einsparungen zu konsolidieren.
• In anderen Fällen kann es sein, dass Sie bereits über einen bestehenden Lieferanten verfügen, über den Sie diese Tail-Spend-Artikel beziehen können. Dann können Sie die „anderen“ Lieferanten ausschalten und die Ausgaben wieder unter Vertragsmanagement bringen.

Beide oben genannten Ansätze können die Anzahl der Lieferanten reduzieren und zu Effizienzsteigerungen im Backoffice führen, unabhängig von Einsparungen.

Als wir feststellten, dass es keinen Prozess für die Bestellung von Büromaterial gab, hatte ich kürzlich einen Kunden, der einen solchen Prozess einführte und damit hervorragende Ergebnisse erzielte. In diesem Fall kauften die Mitarbeiter ihr Büromaterial und ihre Schreibwaren selbst und ließen sich die Kosten anschließend über ihre Spesenabrechnungen erstatten. Wie Sie sich vorstellen können, waren die Ausgaben und Preise völlig uneinheitlich, und der Einkauf war buchstäblich außer Kontrolle geraten.

In Zusammenarbeit mit dem Unternehmen haben wir die PDF-Rechnungen in ein digitales Format übertragen. Nachdem wir uns einen Überblick über die Ausgaben verschafft hatten, führten wir einen Prozess ein, bei dem – ohne eine Ausschreibung durchzuführen (wir verfügten über historische Daten zu den Randausgaben, die unsere Entscheidung stützten) – ein bestimmter Lieferant ausgewählt, ein zentraler Einkäufer ernannt und anschließend allen Mitarbeitern mitgeteilt wurde, dass Spesenabrechnungen für Büromaterial nur dann erstattet werden, wenn der Kauf zuvor genehmigt wurde. Dies trug wesentlich zur Eindämmung der Ausgaben bei und führte Einsparungen ersten Jahr zu Einsparungen von fast 30 %.

Zugegeben, anfangs gab es einige unzufriedene Mitarbeiter, doch das hat sich schnell gelegt; inzwischen haben alle den Prozess akzeptiert, und das Unternehmen erzielt weiterhin Einsparungen. Außerdem bedeutete dies, dass die Buchhaltung nur noch eine einzige Rechnung pro Monat bearbeiten musste und nicht mehr mehrere Spesenabrechnungen.

Derzeit, in diesem Fall, überwachen wir die Einkäufe weiterhin vierteljährlich und ergreifen bei Bedarf Korrekturmaßnahmen.

Die Risiken des Nichtstuns

Unternehmen gehen ein potenzielles Risiko ein, wenn sie ihre „Tail Spend“-Ausgaben nicht verwalten. „Tail Spend“-Ausgaben sind in der Regel informeller Natur; werden sie nicht überwacht und sich selbst überlassen, können Mitarbeiter nach eigenem Ermessen Entscheidungen treffen, was folgende Konsequenzen nach sich ziehen kann:

• Kaum oder gar keine Bedenken Über uns den besten Preis Über uns (Preisrisiko)
• Ein operatives Risiko für das Unternehmen durch möglicherweise nicht ordnungsgemäß geprüfte Anschaffungen könnte eine Gefahr für die Mitarbeiter, das Unternehmen und dessen Kunden darstellen.

Wenn Sie Ihre Tail-Ausgaben in letzter Zeit nicht überprüft haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie zu viel bezahlen und Ihr Unternehmen einem Risiko aussetzen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, um Ihre Tail-Ausgaben in den Griff zu bekommen, kann ERA Ihnen helfen, wieder auf Kurs zu kommen und erhebliche Einsparungen zu erzielen, während wir Sie bei der Einrichtung der für die Verwaltung der Tail-Ausgaben erforderlichen Prozesse unterstützen.

Darüber hinaus gibt es Softwaretools wie ERAs^SpendVue™, die Führungskräften detaillierte Einblicke in die Ausgaben ihres Unternehmens bieten, einschließlich der Tail-Spending-Ausgaben. Zertifizierte Analysten werten Finanzdienstleistungen Ihres Unternehmens eingehend aus und wenden die von ERA entwickelten branchenspezifischen Benchmarks auf Ihre Ausgaben an. Das Ergebnis? Klare, sofort verfügbare und umsetzbare insights in einem leicht zugänglichen und ansprechenden Format insights . Die zertifizierten Berater von ERA arbeiten mit Ihnen zusammen, um einen Weg zur Verbesserung des Cashflows zu finden, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Unter folgendem Link können Sie sich ein kurzes Video zu^SpendVueTM ansehen: https://vimeo.com/680583659

Wenn Sie mehr Über uns Ihrer Tail-Spenden erfahren möchten, Kontakt bitte Kontakt Grant Morrow.

Grant Morrow ist Principal Consultant bei ERA Group zertifizierter SpendVue-Berater.

Er verfügt über mehr als 30 Jahre praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit KMU, um zu ermitteln, wo diese zu hohe Ausgaben tätigen, und Strategien für ein besseres Kostenmanagement zu entwickeln.