4 dicas para reduzir as despesas da empresa
O monitoramento, a otimização e a gestão eficientes das despesas empresariais são essenciais, especialmente para empresas que, por uma razão ou outra, não podem dedicar o tempo e os recursos necessários para uma gestão oportuna e meticulosa dessas despesas.
Refiro-me, em particular, às empresas que se enquadram nessas categorias ou que estão passando por uma fase de desenvolvimento que se alinha a um ou mais desses cenários:
- Start-ups
- Empresas que cresceram rapidamente em um curto período de tempo
- Empresas com elevada capacidade operacional
- Empresas familiares
- Empresas sem um departamento de compras específico
- Empresas fortemente focadas em um projeto “principal” e essencial
- Empresas com problemas significativos na gestão da mudança
- Empresas dedicadas a resolver problemas importantes relacionados a pedidos e receitas
Infelizmente, esse último ponto soa muito familiar e é extremamente relevante nos dias de hoje.
A melhor medida que essas empresas poderiam tomar seria, sem dúvida, contratar uma empresa de consultoria com ampla experiência na otimização de despesas fixas, gerais e indiretas; mas isso nem sempre é possível.
Será que essas empresas têm apenas um abismo à sua frente? Certamente que não.
Vamos ver algumas sugestões úteis.
1. ACOMPANHAR E REGISTRAR AS DESPESAS EM TODOS OS NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO
Algumas das pessoas que me acompanham mais de perto no LinkedIn sabem da minha admiração por Peter Drucker, considerado por muitos o fundador da gestão empresarial moderna. Para citar uma de suas famosas máximas: “Se não se pode medir, não se pode gerenciar”, o primeiro ponto que gostaria de sugerir decorre diretamente disso.
No entanto, gostaria de ir além da simples recomendação de que você acompanhe as despesas da empresa com rigor e meticulosidade. Minha principal sugestão é que essa atividade não se limite apenas ao Departamento Financeiro e/ou Administrativo, ao Gerente de Área ou ao Gerente Distrital.
Os gerentes de equipe devem dedicar tempo e energia suficientes para investir em seus colaboradores, ensinando a cada membro da equipe como controlar as despesas da empresa dentro de sua área de responsabilidade. Isso pode incluir despesas relacionadas ao departamento de qualidade, ao departamento de viagens e deslocamentos de negócios, aos serviços gerais ou à TI.
O gerente do departamento deve explicar à equipe por que isso é importante, como classificar as despesas e como identificar quais delas podem ser reduzidas ou eliminadas.
Você ficará surpreso com o quanto seus funcionários se sentirão envolvidos nesse processo, gerando suas próprias ideias para otimizar ainda mais os custos.
E o gerente do departamento finalmente terá uma área de custos sob controle e mais um motivo para recompensar os funcionários mais merecedores.
Essa ação simples, portanto, traz inúmeros benefícios interligados para a organização:
- Controle e otimização de despesas;
- Redução do desperdício;
- Capacitação dos funcionários;
- Uma base sólida para a implementação de um programa de recompensas.
2. APROVEITE A TECNOLOGIA, QUE É NOSSA ALIADA
As empresas mais bem organizadas utilizam sistemas ERP e/ou outros sistemas que, graças a módulos específicos ou funcionalidades totalmente dedicadas, permitem acompanhar todo o procurement .
Algumas empresas, no entanto, seja por opção própria ou por diversos motivos, não utilizam esses sistemas dedicados e sofisticados.
No extremo oposto está a boa e velha planilha do Excel — ou mesmo uma alternativa compatível.
Entre esses dois extremos, há toda uma gama de ferramentas, tanto gratuitas quanto do tipo freemium (ou seja, gratuitas para as funções básicas e pagas dependendo das opções mais avançadas que você pretenda usar, mesmo que seja posteriormente).
Minha sugestão é testar um ou mais desses aplicativos e, em consonância com o que foi mencionado no ponto anterior, garantir que todos os níveis da organização os utilizem. Nesse caso, será importante chegar a um acordo sobre a ferramenta a ser utilizada, para que os diferentes departamentos utilizem a mesma ferramenta. Isso facilitará o trabalho em equipe e a subsequente comparação de dados entre os diferentes departamentos, a cargo do departamento administrativo.
É fácil encontrar exemplos desses pacotes fazendo uma pesquisa no Google com palavras-chave como “software gratuito de gestão de despesas”, “modelos gratuitos de gestão de custos” e assim por diante.
3. CATÁLOGO DE CIMA PARA BAIXO
A terceira sugestão é categorizar as despesas não apenas por tipo — por exemplo, “Despesas de viagem”, “Remessas de materiais” e assim por diante —, mas, acima de tudo, criar um primeiro agrupamento de nível macro, dividindo-as em:
- Despesas fixas ou variáveis
- Despesas relacionadas ao produto (custos de produção) ou despesas gerais e administrativas
Será, portanto, importante implementar a estratégia mais adequada para minimizar as despesas fixas em favor das variáveis (ou para converter despesas fixas em variáveis) e, da mesma forma, reduzir ao máximo as despesas gerais e administrativas que não estejam especificamente relacionadas à produção de um bem ou serviço.
Não existe uma regra precisa que se aplique a todas as situações para alcançar essa mudança, assim como essa sugestão deve ser entendida como uma orientação geral.
Na verdade, não é possível determinar antecipadamente se é absolutamente melhor para uma determinada empresa ter mais custos variáveis ou custos fixos (e em que medida), mas o conceito geral de preferir custos variáveis em detrimento dos custos fixos costuma ser a base para a gestão de uma empresa que visa alcançar uma marginoperacional bruta mais consistente — ou seja, com menos flutuações ditadas por variações na produção.
4. ANALISE CADA PRODUTO OU SERVIÇO NO CONTEXTO DA DECISÃO ENTRE PRODUZIR OU ADQUIRIR
Essa escolha, que se tornará estratégica, levará a uma decisão, para cada produto ou serviço oferecido pela empresa (ou utilizado pela empresa como parte de sua cadeia de valor), sobre se é mais vantajoso produzi-lo internamente ou adquiri-lo — total ou parcialmente — externamente.
Os critérios que fundamentam a avaliação variam, não apenas de acordo com cada empresa envolvida, mas também de acordo com cada produto e serviço dentro da mesma empresa.
Nesse contexto, não pretendo sugerir qual é a melhor opção (não é possível fazê-lo aqui!), mas sim lembrar que parte da avaliação será realizada em termos quantitativos. Em outras palavras, será necessário compreender e calcular quais investimentos serão necessários para a produção interna e quais custos serão incorridos para adquirir externamente o que precisar ser terceirizado.
A razão pela qual essa decisão de nível estratégico está intimamente ligada à Cost Optimisation ser resumida da seguinte forma:
- A otimização dos custos corporativos liberará recursos financeiros adicionais, que poderão então ser alocados aos investimentos necessários para a “produção”.
- A otimização dos custos fixos, gerais e indiretos da empresa levará à melhor escolha possível de fornecedor, tornando mais econômico terceirizar um produto ou serviço, para que a empresa possa se concentrar em suas atividades principais.
Assim, a decisão entre “fabricar” ou “adquirir” não estará vinculada exclusivamente à marca ou à qualidade real ou percebida, nem será meramente uma questão de custo de produção puro; pelo contrário, deve ser considerada uma meta quantitativamente alcançável, dependendo também da capacidade da empresa de otimizar seus custos e selecionar fornecedores que ofereçam a melhor relação qualidade-custo disponível no mercado.
