Analise Seus Padrões de Gasto: Uma Abordagem Mais Inteligente para a Gestão de Custos

Em nosso último boletim informativo, discutimos a importância de “conhecer seus números” — a base para uma gestão de custos eficaz. Mas, para muitas organizações, colocar essa ideia em prática é um verdadeiro desafio. Um dos maiores obstáculos? Simplesmente transformar seus dados em um formato utilizável — algo que você possa analisar e transformar em insights úteis e concretos.

Na minha experiência, os dados mais valiosos geralmente vêm das faturas. Elas contêm descrições detalhadas das compras, números de itens e insights específicas sobre cada transação insights são fundamentais para a análise de custos. O problema? A maior parte desses dados fica presa em arquivos PDF.

Para muitos dos meus clientes, isso significa que estou constantemente coletando e extraindo dados de pilhas de faturas em PDF, principalmente a cada trimestre.

Em novos projetos, quando tentamos obter uma visão inicial dos gastos, isso geralmente implica a conversão de milhares de faturas em PDF para um formato digital consolidado.

Não é o ideal, mas é onde insights se encontram as insights mais úteis. Os dados das ordens de compra (PO) também podem ajudar — mas costumam ser fragmentados ou incompletos e, geralmente, exigem um bom trabalho de limpeza antes de se tornarem úteis.

Por onde começar? Comece pelos seus fornecedores

Se você não sabe por onde começar, comece pelos seus maiores fornecedores. Muitos deles podem fornecer um arquivo consolidado com suas transações em formato Excel ou CSV — e isso é uma grande vantagem. Com fornecedores menores, talvez você não tenha essa opção, mas vale sempre a pena perguntar. Você ficaria surpreso com o que eles podem oferecer quando solicitados.

Dito isso, em about dos projetos em que trabalho, no final das contas ainda tivemos que recorrer aos dados da fatura em PDF. Dá mais trabalho no início, mas vale a pena o esforço a longo prazo.

Uma ferramenta revolucionária: Docparser

Há alguns anos, enfrentei o mesmo desafio: pilhas de faturas em PDF e nenhuma maneira fácil de extrair os dados. Tentei terceirizar a tarefa para o exterior, mas acabava gastando mais tempo corrigindo os resultados do que economizava.

Foi então que um colega sugeriu que eu experimentasse o Docparser, uma ferramenta que extrai dados estruturados de PDFs (e outros formatos). Não é perfeita, de forma alguma, mas é poderosa — especialmente com PDFs eletrônicos e layouts de faturas consistentes. O melhor de tudo é que a equipe de suporte é muito ágil e prestativa; no meu caso, geralmente recebo uma resposta ainda naquela mesma noite.

Depois que as regras são configuradas para um cliente específico, basta enviar os documentos e a extração fica pronta em 5 minutos. É possível processar de 300 a 400 faturas em apenas alguns minutos. Para mim, isso representa um enorme aumento na produtividade — e uma verdadeira revolução para qualquer pessoa que lida com grandes volumes de documentos dos quais precisa extrair dados específicos.

Precisa de ajuda? Vamos conversar

Se seus dados estão presos em arquivos PDF ou você não sabe por onde começar, saiba que não está sozinho — e isso não é o fim do mundo. Existem ferramentas e estratégias que podem ajudar. Quer você queira resolver isso sozinho ou precise de apoio, estou sempre disposto a conversar ou arregaçar as mangas para ajudá-lo a dar os primeiros passos.

Grant Morrow
Consultor Principal
+61 415 203 575