Problemas de fluxo de caixa? A solução pode estar na redução de custos!

Ter uma previsão confiável de receitas e despesas é essencial para resultados comerciais positivos.
É um orçamento bem administrado. Mas e quando surgem receitas e despesas e há falta de capital? Quando alguns clientes atrasam os pagamentos? O fluxo de caixa é a ferramenta essencial para analisar essas situações. E reduzir custos é uma forma de melhorar um fluxo de caixa problemático e, muitas vezes, salvar o negócio!

O orçamento é a principal ferramenta para definir a origem dos recursos e em quais despesas e custos eles serão investidos. No entanto, existe uma ferramenta de gestão que, infelizmente, muitos empreendedores e seus gestores não priorizam no dia a dia, mas que fará toda a diferença para alcançar a rentabilidade: o fluxo de caixa .

É uma ferramenta fundamental para gerir o capital que circula na empresa e define a sua situação financeira em qualquer momento – se podemos crescer, se devemos manter o status quo ou se talvez devamos pôr a casa em ordem .

Em que situação se encontra sua empresa neste momento? Ou está enfrentando problemas de fluxo de caixa ? A solução pode estar na redução de custos!

Mas primeiro: você sabe o que é fluxo de caixa?

Se você não tem certeza, a boa notícia é que isso é mais comum do que imaginamos. Na verdade, muitas pessoas veem o orçamento como a chave para o sucesso, desde que o sigamos.

Isso é parcialmente verdade. Um orçamento eficaz é o primeiro passo rumo ao lucro, mas, na realidade , as receitas e despesas estão distribuídas por diferentes áreas e sujeitas a uma ampla gama de imprevistos do dia a dia.

O fluxo de caixa é a ferramenta utilizada para gerir esta realidade – enquanto o orçamento é um conjunto de definições, o fluxo de caixa é o resultado prático da aplicação de recursos em investimentos, despesas e custos, e da receção de vendas.

E pode mostrar o motivo, quando finalmente acontecer, de por que, apesar das vendas atingirem as metas, não sobra dinheiro no final do mês.

E como devemos gerenciar o fluxo de caixa?

O principal fator para uma boa gestão do fluxo de caixa é a frequência de controle , sendo o ideal para todas as empresas o controle diário .

Isso pode parecer excessivo, especialmente para empresas com poucos eventos, mas ainda é a melhor maneira de antecipar problemas ou tomar decisões rápidas em circunstâncias imprevistas, principalmente no início e se você estiver implementando em um cenário que exige muita atenção .

Como implementar e atualizar um fluxo de caixa?

1. Não existe uma única maneira de controlá-lo; podemos usar uma planilha bem estruturada ou um sistema. O importante é que seja fácil registrar os dados e rápido apresentar os resultados.
2. Crie um registro de receitas e despesas com os valores orçados e reais;
3. Registre os saldos iniciais de todas as contas correntes;
4. Registre os valores orçados para despesas e receitas por mês;
5. Registre cada despesa paga – todas elas – por tipo, valor e data de pagamento;
6. Registre cada receita com as mesmas informações e previsões para cada venda realizada.

Com essas atualizações iniciais e diárias, teremos um fluxo de caixa que indicará se o lucro esperado no final do mês será confirmado e se teremos um saldo negativo em algum dia específico – e anteciparemos medidas para evitar perdas financeiras e um desequilíbrio crescente.

Problemas de fluxo de caixa: como podemos analisá-los?

É claro que o fluxo de caixa pode se tornar negativo devido a uma situação específica – um cliente que atrasa o pagamento, por exemplo – o que é natural no dia a dia financeiro de uma empresa. No entanto, se isso acontecer repetidamente, há algumas perguntas importantes a serem feitas antes de tomar qualquer medida:

Todos os pagamentos dos clientes foram recebidos?

O incumprimento é um risco inerente, especialmente em economias instáveis ​​como a nossa. Uma diferença entre a previsão e o resultado real pode comprometer o lucro de um mês. É importante avaliar cada caso individualmente e determinar o risco de recorrência.

Houve alguma despesa inesperada?

Nesse caso, é necessário entender a causa e se ela poderia ocorrer novamente – por exemplo, uma ação trabalhista perdida para a qual não havia provisionamento exigirá uma revisão das metas, dependendo do impacto do valor, mas trata-se de um evento isolado.

Os saldos negativos ocorrem em datas específicas e mensalmente?

Isso pode significar que alguma despesa ou custo tem um prazo de pagamento incompatível com os recibos ou foi mal orçado.

Outras questões podem surgir, e é por isso que o monitoramento diário é importante para identificar as causas e encontrar soluções o mais rápido possível.

Reduzir custos melhorando o fluxo de caixa

A análise de custos é uma forma muito eficaz de equilibrar a relação entre "receitas e despesas" e restabelecer um fluxo de caixa saudável.

1. Serviços terceirizados

A terceirização é uma ótima opção para reduzir custos em sectors que não estão diretamente relacionadas à atividade principal da empresa.

Podemos substituir uma estrutura dedicada, com a qual não temos a experiência necessária para alcançar os melhores resultados ao melhor custo, por uma empresa que busca a máxima eficiência, pois essa é a sua principal atividade . Áreas como segurança, limpeza e diversos tipos de manutenção podem ser terceirizadas, buscando o melhor preço e qualidade entre as empresas do mercado.

Um custo importante é o frete, caso sua empresa utilize transporte próprio. Empresas com experiência e foco em um mercado em constante mudança estão mais bem preparadas para oferecer um bom serviço a um custo menor.

2. Invista em crowdsourcing

O crowdsourcing é um recurso no qual sua empresa se cadastra em sites para solicitar serviços e diversas empresas apresentarão suas propostas. É amplamente utilizado para diversas despesas e custos não relacionados à produção, podendo representar uma economia considerável – serviços de TI, manutenção, consultoria, entre outros.

3. Verificar níveis de estoque

Você pode ter níveis de estoque elevados devido a vendas abaixo do esperado, desequilíbrios nos processos de compra, inventário impreciso, etc. Se esses itens tiverem baixa rotatividade, considere devolvê-los ao fornecedor, recomprá-los a um preço especial ou oferecer promoções de vendas.

4. Renegociar preços

Analisar a lista de produtos e fornecedores e tentar renegociar é sempre uma alternativa interessante, especialmente se houver concorrentes com níveis de qualificação compatíveis. Em alguns casos, é possível renegociar por um prazo determinado para restabelecer o fluxo de caixa , graças ao bom relacionamento com o fornecedor, e retornar à situação anterior.

5. Invista na gestão de custos.

A gestão de custos é um conceito importante nas empresas atualmente – ter o controle das despesas e dos custos como política da empresa, com um plano de ação, estratégias, métricas e envolvimento de todas as áreas. Dessa forma, é possível agir de maneira estruturada e obter ganhos em todos os setores. sectors .

6. Analisar os custos de produção

Esta é uma área sensível, onde qualquer alteração pode impactar a qualidade do produto. No entanto, como é aqui que sua empresa mais investe, vale a pena avaliar novos fornecedores de insumos ou componentes para buscar melhores preços ou condições de pagamento.

7. Analise os processos da empresa.

Frequentemente, executamos processos de forma ineficiente, com horas extras ou suprimentos mais caros de fornecedores. É interessante focar nos processos mais importantes – especialmente manufacturing – e avaliar se são excessivamente dispendiosas e procurar uma nova forma de fazer as coisas.

Outras medidas que podem melhorar o fluxo de caixa

Além da redução de custos, outras medidas de longo prazo podem reequilibrar o fluxo de caixa e restaurar os resultados positivos.

1. Renegociar as condições de pagamento

Diante de uma queda nas vendas ou inadimplência, precisamos revisar as condições de pagamento dos fornecedores para restabelecer o fluxo de caixa. Avalie as condições que podem ser revisadas – custos e despesas mais elevados.

2. Ouça seus funcionários

Os funcionários vivenciam as operações diárias e conseguem identificar possíveis problemas nos processos, o que acaba gerando custos adicionais inesperados. Ouvir e envolver essas pessoas é uma ótima maneira de motivar as equipes a apoiarem as decisões tomadas.

3. Reavalie seu orçamento

Muitas vezes, os valores foram orçados em um contexto diferente do atual. Revisar seus parâmetros ajudará você a criar cenários mais realistas para encontrar as soluções mais viáveis.

4. Analise constantemente o perfil de seus clientes e clientes potenciais.

Dependendo do perfil dos seus clientes, você pode alterar suas estratégias de vendas e pagamentos — parcelas maiores, descontos, promoções, mais opções de pagamento. Se apropriado, isso pode gerar incentivos à compra e reduzir o risco de inadimplência.

Como podemos ver, um fluxo de caixa bem administrado é essencial para a saúde financeira da empresa, para preservar e evitar perdas inesperadas.

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