Ter uma previsão confiável das receitas e despesas é essencial para obter resultados positivos nos negócios.
Trata-se de um orçamento bem administrado. Mas about as receitas e despesas ocorrem e há falta de capital? Quando alguns clientes atrasam os pagamentos? O fluxo de caixa é a ferramenta essencial para analisar essas situações. E reduzir custos é uma forma de melhorar um fluxo de caixa problemático e, muitas vezes, salvar a empresa!
O orçamento é a principal ferramenta para definir de onde virão os recursos e em quais despesas e custos serão investidos. No entanto, existe uma ferramenta de gestão que, infelizmente, muitos empresários e seus gestores não priorizam no dia a dia, mas que fará toda a diferença para alcançar a rentabilidade: o fluxo de caixa.
É uma ferramenta fundamental para gerenciar o capital que circula na empresa e define sua situação financeira a qualquer momento – se podemos crescer, se devemos manter o status quo ou talvez colocar nossa casa em ordem.
Como está a situação da sua empresa neste momento? Ou será que ela está enfrentando problemas de fluxo de caixa? A solução pode estar na redução de custos!
Mas antes de mais nada: você sabe o que é fluxo de caixa?
Se você está em dúvida, a boa notícia é que isso é mais comum do que imaginamos. Na verdade, muitas pessoas consideram o orçamento a chave para o sucesso, desde que o sigamos à risca.
Isso é parcialmente verdade. Um orçamento eficaz é o primeiro passo para alcançar o lucro, mas no mundo real, as receitas e despesas estão distribuídas por diferentes áreas e estão sujeitas a uma ampla variedade de imprevistos do dia a dia.
O fluxo de caixa é a ferramenta utilizada para gerenciar essa realidade – enquanto o orçamento é um conjunto de definições, o fluxo de caixa é o resultado prático da aplicação de recursos em investimentos, despesas e custos, bem como da receita proveniente das vendas.
E isso pode explicar, quando isso eventualmente acontecer, por que, apesar de as vendas terem atingido as metas, não sobra dinheiro no final do mês.
E como devemos gerenciar o fluxo de caixa?
O principal fator para uma boa gestão do fluxo de caixa é a frequência dos controles, sendo que o ideal para todas as empresas é diariamente.
Isso pode parecer exagerado, especialmente para empresas com poucos eventos, mas continua sendo a melhor maneira de antecipar possíveis problemas ou tomar decisões rápidas em circunstâncias imprevistas, principalmente no início e se você estiver implementando isso em um cenário de alta visibilidade.
Como implementar e atualizar um fluxo de caixa?
- Não existe uma única maneira de controlar isso; podemos usar uma planilha bem estruturada ou um sistema. O importante é que seja fácil fazer os registros e rápido mostrar os resultados;
- Crie um registro de receitas e despesas com os valores orçados e reais;
- Registre os saldos iniciais de todas as contas correntes;
- Registre os valores orçados para despesas e receitas por mês;
- Registre todas as despesas pagas – sem exceção – por tipo, valor e data de pagamento;
- Registre cada receita com as mesmas informações e projeções para cada venda realizada.
Com essas atualizações iniciais e diárias, dispomos de um fluxo de caixa que indicará se o lucro previsto para o final do mês se concretizará e se teremos um saldo negativo em algum dia específico – e nos permitirá antecipar medidas para evitar perdas financeiras e um desequilíbrio crescente.
Problemas de fluxo de caixa: como podemos analisá-los?
É claro que o fluxo de caixa pode ficar negativo devido a uma situação específica — um cliente atrasando o pagamento, por exemplo —, o que é natural no dia a dia financeiro de uma empresa. No entanto, se isso ocorrer repetidamente, há algumas questões importantes a serem consideradas antes de tomar medidas:
Todos os pagamentos dos clientes já foram recebidos?
O incumprimento é um risco inerente, especialmente em economias instáveis como a nossa. Uma diferença entre a previsão e o resultado real pode comprometer o lucro de um mês. É importante avaliar cada caso individualmente e determinar o risco de que isso se torne recorrente.
Houve alguma despesa inesperada?
Nesse caso, é necessário entender a causa e se isso poderia ocorrer novamente – por exemplo, uma ação trabalhista perdida para a qual não havia provisão exigirá uma revisão das metas, dependendo do impacto do valor, mas trata-se de um evento pontual.
Os saldos negativos ocorrem em datas específicas e mensalmente?
Isso pode significar que alguma despesa ou custo tem um prazo de pagamento incompatível com as receitas ou foi mal orçado.
Podem surgir outras questões, e é por isso que o monitoramento diário é importante para identificar as causas e encontrar soluções o mais rápido possível.
Reduzir custos melhorando o fluxo de caixa
A análise de custos é uma forma muito eficaz de equilibrar a relação entre receitas e despesas e restabelecer um fluxo de caixa saudável.
1. Terceirizar serviços
A terceirização é uma excelente opção para reduzir custos em sectors não estão diretamente relacionados à atividade principal da empresa.
Podemos substituir uma estrutura dedicada, com a qual não temos a experiência necessária para alcançar os melhores resultados ao melhor custo, por uma empresa que busca a máxima eficiência, já que essa é a sua atividade principal. Áreas como segurança, limpeza e diversos tipos de manutenção podem ser terceirizadas, buscando o melhor preço e qualidade entre as empresas do mercado.
Um custo significativo é o frete, caso sua empresa utilize transporte próprio. As empresas possuem o know-how e se concentram em um mercado em constante mudança, estando mais bem preparadas para oferecer um bom serviço a um custo menor.
2. Invista em crowdsourcing
O crowdsourcing é um recurso em que sua empresa se cadastra em sites onde pode solicitar serviços, e várias empresas apresentam suas propostas. É amplamente utilizado para diversas despesas e custos não relacionados à produção, podendo representar savings considerável savings serviços de TI, manutenção, consultoria e outros.
3. Verificar os níveis de estoque
Você pode estar com níveis elevados de estoque devido a vendas abaixo do esperado, desequilíbrios nos processos de compra, inventário impreciso etc. Se forem itens de baixa rotatividade, considere devolvê-los ao fornecedor, recomprá-los a um preço especial ou oferecer promoções de vendas.
4. Renegociar preços
Analisar a lista de produtos e fornecedores e tentar renegociar é sempre uma alternativa interessante, especialmente se houver concorrentes com níveis de qualificação equivalentes. Em alguns casos, é possível renegociar por um prazo determinado para restaurar a saúde do seu fluxo de caixa, graças ao seu bom relacionamento com o fornecedor, e retornar à situação anterior.
5. Investir na gestão de custos
A gestão de custos é um conceito importante nas empresas atualmente – ter o controle das despesas e dos custos como política da empresa, com um plano de ação, estratégias, indicadores e o envolvimento de todas as áreas. Dessa forma, é possível agir de maneira estruturada e obter ganhos em todos sectors.
6. Analisar os custos de produção
Esta é uma área delicada, na qual qualquer mudança pode afetar a qualidade do produto. No entanto, como é aqui que sua empresa mais investe, vale a pena avaliar novos fornecedores de insumos ou componentes para buscar melhores preços ou condições de pagamento.
7. Analisar os processos da empresa
Muitas vezes, realizamos processos de maneira ineficiente, com horas extras ou materiais mais caros fornecidos pelos fornecedores. É interessante concentrar-se nos processos mais importantes — especialmente manufacturing e avaliar se eles são excessivamente onerosos, buscando uma nova maneira de fazer as coisas.
Outras medidas que podem melhorar o fluxo de caixa
Além de reduzir custos, outras medidas de longo prazo podem reequilibrar o fluxo de caixa e restaurar resultados positivos.
1. Renegociar as condições de pagamento
Diante de uma queda nas vendas ou de inadimplências, precisamos rever as condições de pagamento dos fornecedores para restabelecer a saúde do fluxo. Avaliar as condições que podem ser revistas – despesas e custos mais elevados.
2. Ouça seus funcionários
Os funcionários vivenciam as operações do dia a dia e conseguem identificar possíveis falhas nos processos, o que acaba gerando custos adicionais inesperados. Ouvir e envolver os funcionários é uma excelente maneira de motivar as equipes a apoiarem as decisões tomadas.
3. Reavalie seu orçamento
Muitas vezes, os valores foram estimados em um contexto diferente do atual. Revisar seus parâmetros ajudará você a criar cenários mais realistas para encontrar as soluções mais viáveis.
4. Analise constantemente o perfil dos seus clientes e clientes em potencial
Dependendo do perfil dos seus clientes, você pode ajustar suas estratégias de vendas e pagamento – parcelas maiores, descontos, promoções, mais opções de pagamento. Se for o caso, isso pode servir de incentivo à compra e reduzir o risco de inadimplência.
Como podemos ver, uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira da empresa, a fim de preservar os lucros e evitar perdas inesperadas.
ERA Group, uma consultoria global especializada em gestão de custos, possui uma metodologia de eficiência reconhecida e profissionais qualificados com experiência na área.
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