Desafiando o Status Quo: Por que Locatários Devem Examinar Encargos de Serviço com Mais Atenção

Os proprietários (ou seus administradores) costumam demorar para divulgar os orçamentos — às vezes, só o fazem quando o ano de cobrança das despesas de condomínio já está bem avançado. Se esse é o seu caso, você não está sozinho; isso ocorre em cerca de 50% dos casos.

Da mesma forma, os proprietários costumam demorar a emitir os certificados finais, especialmente quando os inquilinos têm direito a reembolsos porque os custos reais ficaram abaixo do orçamento. As explicações e os comentários sobre os custos também podem ser insuficientes ou totalmente ausentes, com pouca justificativa para as repartições utilizadas. Mais importante ainda, os inquilinos podem ter apenas um prazo limitado após a emissão do certificado para contestar as despesas declaradas — se é que podem contestá-las sem incorrer em custos adicionais.

Se você é um diretor financeiro ou diretor imobiliário ocupado de uma empresa locatária, isso costuma ser colocado na pilha de tarefas pendentes — e depois esquecido ou simplesmente aceito. As melhores práticas determinam que os orçamentos devem ser apresentados o mais tardar um mês antes do início do ano de cobrança de serviços, os certificados finais emitidos dentro de quatro meses após o final do ano e mais quatro meses concedidos aos inquilinos para revisar os custos. No entanto, preste atenção a quaisquer prazos específicos estabelecidos em seu contrato de locação, pois estes podem ter precedência e evitar contestações futuras.

O impacto de uma má gestão por parte do locador em uma empresa pode ser significativo:

• Você não consegue prever antecipadamente o aumento dos custos.
• É possível que o seu locador já esteja assumindo novos compromissos e incorrendo em novos custos antes mesmo de você ter recebido o orçamento — sem falar na possibilidade de contestá-lo.
• Você está perdendo dinheiro. Muitas vezes, os inquilinos pagam valores excessivos sem perceber, acabando por arcar, sem querer, com custos que deveriam ser de responsabilidade do locador — desviando recursos que poderiam ser usados para expandir seus próprios negócios.

Como se a má gestão já não fosse suficiente, uma das áreas que mais se destacou em termos de cobrança excessiva em 2024 foram os custos de administração do imóvel. Esses custos estão aumentando drasticamente, especialmente em Londres, e muitas vezes incluem itens que já deveriam estar cobertos pelas taxas de administração cobradas pelas imobiliárias. Por quê? Porque essas taxas deveriam ser fixas. Portanto, não só a administração é ruim, como os proprietários também estão cobrando mais por ela!

Fique atento também aos custos de M&E (mecânicos e elétricos). Alguns proprietários optam por contratos de manutenção com tudo incluído, mas ainda assim incorrem e repassam custos adicionais que não deveriam ser cobrados. Os custos de reparo devem ser contabilizados separadamente das substituições. Com as futuras regulamentações MEES sobre o desempenho energético dos edifícios, alguns proprietários estão optando por modernizar, em vez de reparar ou substituir instalações e estruturas. Os custos de capital — se apresentados — costumam ser substanciais e podem causar um choque. Mas você é mesmo responsável por eles nos termos do seu contrato de locação? Existe uma alternativa mais econômica e em conformidade com as normas?

Com assessoria profissional, é possível analisar a validade desses custos — tanto no âmbito do seu contrato de locação quanto do Código de Práticas da RICS —, o que pode permitir a negociação de reduções significativas. Se você não tiver certeza se está sendo cobrado corretamente, é aconselhável procurar orientação.

Nossa equipe especializada de avaliadores imobiliários e engenheiros de gestão de instalações pode analisar seu contrato de locação e comparar rapidamente os custos das suas taxas de serviço. Taxas elevadas e irregularidades podem então ser questionadas junto ao seu locador, o que muitas vezes resulta em descontos significativos e reduções nos custos futuros das taxas de serviço.