Você realmente sabe quanto os pagamentos com cartão estão custando à sua empresa?

No setor de hospitalidade, os hotéis destinam uma parte significativa de suas despesas à melhoria da experiência dos hóspedes por meio de pessoal, Wi-Fi e lavanderia. Embora esses custos diretos sejam minuciosamente analisados, despesas indiretas, como as taxas de processamento de cartões de crédito, muitas vezes passam despercebidas. Apesar de ser uma das formas mais convenientes de realizar transações, as taxas de processamento de cartões de crédito tornaram-se cada vez mais caras e complicadas na última década. 

De forma contínua, os proprietários de estabelecimentos mais bem-sucedidos se fazem perguntas básicas, como: “Quais são os custos totais do processamento de pagamentos com cartão?” Essa pergunta pode ser facilmente respondida pegando-se um extrato mensal de processamento e dividindo o TOTAL das taxas de processamento pelo valor das vendas mensais; o que costuma ser chamado de Taxa Efetiva de Processamento. Como regra geral, a Taxa Efetiva de um cartão comercial bem gerenciado, quando o cliente usa fisicamente seu cartão (aproximando-o ou inserindo-o no terminal), deve ser inferior a 2,40%. As transações com dados do cartão coletados online ou por telefone devem ficar abaixo de 2,70%. 

As empresas de processamento de pagamentos com cartão obtêm seus lucros principalmente a partir do desconto cobrado com base no volume de transações e de outras taxas administrativas que podem ou não agregar valor. Infelizmente, esse costuma ser o foco principal quando administradores ou proprietários de imóveis negociam um contrato de processamento, devido a informações erradas sobre estruturas de preços que foram descontinuadas há mais de uma década. Embora ainda seja importante negociar esses custos, eles normalmente representam menos de 20% dos custos totais de processamento. As taxas cobradas pelas marcas de cartão por meio de suas taxas de intercâmbio e taxas de marca representam mais de 80% dos custos gerais de processamento.

Muitos acreditam que as taxas de intercâmbio são fixas; no entanto, há várias maneiras pelas quais as transações podem se qualificar para um custo de intercâmbio mais baixo, especialmente no caso de transações online e inseridas manualmente. Isso pode ter um impacto significativo nos custos totais de processamento, em comparação com o custo atribuído ao processador.  

Por exemplo, as transações com cartão realizadas durante o horário comercial normal são normalmente enviadas em um processo em lote todas as noites. Esse processo costuma ser automatizado, mas alguns ainda preferem fazê-lo manualmente. Se, por qualquer motivo, esse processo for adiado por mais de dois dias, isso fará com que a taxa de intercâmbio média de todas essas transações acumuladas aumente em 60% a 75%. Embora o custo de cada uma das mais de 400 taxas de intercâmbio seja fixo, o administrador do imóvel tem mais controle sobre qual taxa de intercâmbio é aplicada do que a maioria imagina. Outro exemplo é que o envio do valor do imposto sobre vendas para transações com cartões comerciais pode reduzir o custo de intercâmbio em 25% a 30%. Para o proprietário do imóvel, a diferença está em evitar uma penalidade de custo significativa ou obter uma economia significativa nos custos de processamento. 

E agora?

Há muitos outros aspectos a serem considerados na otimização das taxas de cartão para comerciantes; e um estudo específico sobre o histórico de uso e as tendências das taxas proporcionaria insights valiosas. Embora muitos proprietários de hotéis ou motéis tenham um bom domínio da gestão da parcela das taxas de cartão de crédito nas despesas operacionais da propriedade, é fundamental revisar regularmente as várias áreas mencionadas neste artigo, mesmo que a Taxa Efetiva tenha ficado tipicamente abaixo do limite de 2,40% para transações de varejo ou 2,70% para pagamentos inseridos online ou manualmente. Mudanças na equipe são muito comuns no setor de hospitalidade; e presumir que o novo funcionário processará os cartões corretamente pode ser um erro caro. 

No entanto, se a taxa efetiva for superior à mencionada, você deve verificar se possui todas as políticas e procedimentos corretos para o processamento de transações com cartão, a fim de evitar taxas de penalidade por intercâmbio e pelas marcas de cartão. Se você tiver dúvidas about aspecto dessa categoria de custos, pode entrar em contato com um consultor da ERA para avaliar seus custos com cartões de débito e crédito. Você receberá, no mínimo, uma avaliação objetiva de suas despesas com cartões de débito e crédito e um independent comprovando que você está agindo corretamente nessa área. As taxas de cartão de comerciante podem aumentar rapidamente; e ter a tranquilidade de saber que você otimizou esse custo ou que possui um recurso que pode ajudá-lo a alcançar isso pode proporcionar essa tranquilidade, seja para você mesmo ou para a diretoria.