À medida que nos aproximamos do segundo trimestre, nosso foco passa a ser a compilação de relatórios e dados para a prestação de contas do primeiro trimestre, em diversos sectors.
A seguir, apresentamos um resumo dos principais resultados e atividades do mês passado.
Alimentação escolar e acompanhamento do orçamento
Para nossos clientes do setor educacional, a atenção e os preparativos começam a se concentrar nos relatórios do primeiro trimestre sobre alimentação e catering, que fornecem insights valiosas insights o desempenho financeiro de suas compras de alimentos.
Como essas escolas operam com um orçamento anual, este relatório inicial serve como uma primeira análise essencial do desempenho em relação ao orçamento, incluindo as estimativas mais recentes (LE) para o ano inteiro. Esse relatório nos ajuda a identificar tendências e destaca áreas que requerem atenção.
É um elemento essencial para ajudar a controlar os custos.
Relatórios trimestrais de instituições de cuidados a idosos (Q30)
No momento, estamos finalizando o relatório do 30º trimestre para um cliente que administra uma instituição de cuidados a idosos, para apresentação. Esse relatório detalha savings trimestrais; analisa as tendências de compras; identifica anomalias, como variações de preço em relação aos termos do contrato; e apresenta recomendações e sugestões de medidas corretivas.
Nossas apresentações presenciais desses relatórios geram discussões aprofundadas e interessantes, contribuindo para a tomada de decisões estratégicas e servindo de base para os relatórios internos. Apesar de já termos elaborado esses relatórios por 30 trimestres, continuamos a identificar oportunidades de savings custos.
Depois que o relatório é apresentado à equipe financeira, reservamos um tempo para conversar com o chefe de cozinha e informá-lo sobre a situação atual.
Elaboração da documentação de licitação para uma instituição de cuidados a idosos
Em resposta às mudanças nos acordos com fornecedores, o mesmo lar de idosos solicitou uma análise abrangente do mercado para todas as categorias de alimentos, a fim de identificar novas possibilidades savings de custos savings abastecimento alimentar. Dadas as condições de mercado em constante evolução e o tempo decorrido desde a última análise de mercado, este é o momento oportuno para realizar essa revisão. Assim, estamos iniciando a preparação dos documentos do edital de licitação a serem enviados aos fornecedores selecionados.
Novos projetos na categoria de consumíveis industriais
Um cliente recém-contratado nos encarregou de identificar savings duas categorias industriais, como parte de uma iniciativa mais ampla de gestão de custos. O ponto de partida é analisar os dados do razão geral dos últimos 12 meses para identificar todos os fornecedores relevantes — um exercício que oferece algumas insights gerais bastante interessantes insights ponto de partida.
Com mais de 300 fornecedores envolvidos, o processo de coleta de dados será extenso, exigindo inicialmente a extração de informações essenciais de um grande número de faturas em PDF para o Excel e, posteriormente, para o Power BI. Apesar da carga de trabalho assustadora, esse ponto de partida é essencial para garantir uma análise abrangente dos custos.
A importância do monitoramento na gestão de custos
Voltando à fase de monitoramento, que constituiu a maior parte do trabalho no último mês; essa fase de um projeto é tão crucial — se não mais — quanto as fases de análise e licitação. É aqui que garantimos que todo o trabalho árduo realizado anteriormente dê frutos e seja sustentável. No ERA Group, a fase de monitoramento se estende por até três anos. É também aqui que insights adicionais insights quaisquer benchmarking começam a entrar em jogo.
Voltando à fase de monitoramento, que constituiu a maior parte do trabalho no mês passado; a fase de monitoramento de um projeto é tão crucial — se não mais — quanto as fases de análise e licitação.
O acompanhamento contínuo garante que os clientes recebam os preços e serviços acordados, ao mesmo tempo em que resolve quaisquer problemas que possam surgir entre o cliente e os fornecedores. Alguns exemplos de problemas que surgiram no passado são:
- O fornecedor enviou um arquivo de preços incorreto que só foi identificado durante uma revisão trimestral; caso contrário, isso poderia ter passado despercebido.
- Itens contratados foram inadvertidamente excluídos da lista de itens contratados e cobrados a tarifas fora do contrato significativamente mais altas, o que resultou em pagamentos excessivos substanciais ao longo do tempo.
Erros acontecem, apesar das melhores intenções de todas as partes.
Estrutura de honorários baseada no desempenho ERA Group
É também durante essas fases de relatórios trimestrais que a remuneração efetiva ERA Groupé determinada. Embora, no início do projeto, a estrutura de remuneração seja acordada como uma porcentagem das savings, os pagamentos efetivos passam a ser calculados com base nas savings reais savings durante o período do relatório trimestral.
Ao contrário dos modelos tradicionais de consultoria, nossa abordagem prevê pagamentos distribuídos ao longo da duração do projeto. Isso garante um impacto mínimo no fluxo de caixa do cliente, ao mesmo tempo em que o projeto se autofinancia por meio savings geradas. É claro que, se não houver savings, não haverá honorários, e o projeto nunca chegará a essa fase.
Estou ansioso para compartilhar mais novidades à medida que avançamos nas fases de coleta de dados, análise, implementação e monitoramento nos próximos meses.
