Janeiro e fevereiro sempre foram meses movimentados, e este ano não foi diferente. Temos trabalhado em estreita colaboração com dois clientes de longa data do setor de internatos, ajudando-os a gerenciar os custos operacionais e a identificar novas oportunidades de redução de custos. Nas palavras deles, cada dólar economizado ajuda a manter as mensalidades baixas.
Embora este trabalho não siga necessariamente o modelo tradicional ERA Group , o foco principal permanece o mesmo: promover eficiências e melhorar os resultados financeiros. Historicamente, esse trabalho tem girado em torno de alimentação e catering em suas seções de internato, mas nos últimos dois anos, ambas as instituições têm buscado expandir seu foco para incluir outras áreas, como refeitórios, uniformes e material de escritório. Como resultado, grande parte de janeiro foi dedicada ao fechamento de 2024 e à preparação das bases para 2025.
Principais áreas em que atuamos em janeiro
Acompanhamento dos custos das refeições: Uma escola ficou satisfeita ao constatar um aumento inferior a 2% no custo por refeição em 2024, um resultado positivo, considerando as atuais condições do mercado. about os gastos de 2024, buscar novas oportunidades para otimizá-los e benchmarking custos benchmarking refeições benchmarking .
Análise de desempenho da cantina: Demonstramos uma diferença de 40% nos gastos por aluno entre as escolas, destacando oportunidades para melhorar o controle de custos e/ou ampliar as possibilidades.
Ajustes nas vendas e nos preços: Analisamos os preços da cantina e as tendências de vendas para garantir a adequação aos planos orçamentários para 2025, ao mesmo tempo em que identificamos oportunidades de savings e, sim, havia algumas).
Processo de licitação na categoria de alimentos: Conseguimos uma savings de 9% savings uma categoria que ainda não tinha contrato, somando-se à savings de 21% savings obtida em outra categoria de alimentos.
Análise do uso de papel de cópia: uma das despesas individuais mais significativas da escola. Ao benchmarking o número de alunos, constatamos que o consumo de papel por aluno permaneceu estável em cerca de 1,25 resmas por aluno por ano, o que significa que o aumento nos gastos observado em 2024 deveu-se ao crescimento do número de matrículas — e não a aumentos de preço, como se supunha (os preços haviam diminuído). Dada a mudança para o ensino digital e o uso de computadores, esperávamos que o uso de papel diminuísse, mas os dados parecem sugerir o contrário.
Tendências em uniformes: Embora uma das escolas estivesse, em geral, satisfeita com o desempenho de sua loja de uniformes, ela desejava uma análise mais aprofundada dos padrões de compra. Uma das conclusões revelou que os alunos compram agora, em média, 1,5 camisa por ano, contra 1 por ano há apenas quatro anos, e que o número total de itens adquiridos por aluno aumentou 50% desde o período pré-COVID. Também demonstramos que o principal fornecedor aumentou os preços em cerca de 5% no ano passado.
Realizamos esse exercício trimestralmente para que as escolas saibam como estão se saindo em relação ao orçamento. Quaisquer desvios são explicados e, se necessário, são tomadas medidas corretivas. insights simples e concisas insights essas estão ajudando essas escolas a aperfeiçoar a gestão de estoque, otimizar custos e melhorar o planejamento orçamentário.
A crescente demanda por Benchmarking
Benchmarking se tornando uma ferramenta cada vez mais importante para a análise interna e a comparação com outras instituições, tanto para escolas quanto para empresas. Ao longo dos últimos sete anos de trabalho com essas escolas, benchmarking de uma situação em que “não tínhamos os dados” para se tornar uma ferramenta essencial na tomada de decisões.
Um exemplo de como uma escola utiliza a análise é o caso do consumo de papel. Assim que constatamos que o consumo de papel estava abaixo do esperado, a escola pôde identificar rapidamente onde estava o problema e tomar algumas medidas corretivas.
Essas escolas estão perguntando:
“Como está nosso desempenho? Em que áreas podemos melhorar? E em que áreas já estamos indo bem?”
A utilização dos dados dos alunos nos permitiu analisar as tendências de gastos em categorias-chave para obter insights mais aprofundada. Alguns dos nossos dados remontam agora a 2017, antes da COVID, e oferecem uma perspectiva valiosa de longo prazo.
O interesse pela benchmarking com outras instituições benchmarking por uma análise mais aprofundada dos dados está crescendo, à medida que as escolas reconhecem o que está em jogo financeiramente. E, como ambas as escolas sempre me lembram, há bastante em jogo.
Se você estiver interessado em benchmarking gestão de custos na sua escola ou organização, adoraria conversar com você para ver quais são as possibilidades.
Terei todo o prazer em apresentar isso aos conselhos de administração ou à alta direção, se isso ajudar a esclarecer a oportunidade. Trata-se de algo importante demais para ser ignorado ou minimizado.
