A resposta é, muito provavelmente, sim; e eis o motivo:
A questão é frequentemente ignorada ou deixada de lado quando se trata de gastos secundários. Analisar cada despesa em detalhes parece muito difícil ou demorado. Talvez você não tenha os recursos ou o tempo necessários, ou sinta que não se trata de uma medida estratégica. Essas são algumas das razões ou desculpas que ouço de diretores financeiros e diretores de finanças; embora a maioria reconheça que essa é uma área com potencial para savings. Eles me dizem que deveriam fazer algo about , mas estão ocupados. Isso é motivo de frustração para mim, pois eles estão trabalhando tanto para gerar lucro, quando uma rápida verificação poderia adicionar milhares aos lucros da empresa sem a necessidade de horas extras.
Esta é a primeira parte de uma série de duas partes, na qual explico o que é o “tail spend” e como ele pode ser analisado e minimizado sem desperdiçar horas do tempo da sua equipe.
O que é o “tail spend”?
O conceito de “tail spend” é definido de maneira diferente em cada organização; mas a definição mais comum é a que utiliza a regra 80/20 (Regra de Pareto), conforme ilustrado no Diagrama 1.
O termo refere-se aos 20% dos gastos de menor valor, geralmente fornecidos por 80% dos fornecedores. Os gastos secundários são normalmente considerados compras de baixo valor, uma vez que representam apenas uma pequena parcela (20%) do custo total dos gastos. Na maioria das empresas, eles podem ser chamados de “gastos não regulamentados” ou gastos “não estratégicos”.
Os gastos de cauda também são conhecidos como gastos “não controlados” ou “não autorizados”. E causam mesmo problemas!
Diagrama 1. Gastos secundários. Fonte: ERA Group
Milhares de consumíveis operacionais e SKUs podem se enquadrar na categoria de gastos de cauda, incluindo EPIs; embalagens; materiais de expedição e armazenamento; produtos de limpeza e higiene; gases industriais e materiais de escritório. A lista é interminável. Pode ser uma lista bastante extensa e assustadora. As despesas que geram são mínimas individualmente, mas acredite: elas acabam somando-se!
Em geral, há pouca compreensão dentro das organizações sobre quanto dinheiro está envolvido nos gastos de cauda e ainda menos conhecimento sobre como gerenciá-los de forma eficaz. Isso muitas vezes leva as empresas a desperdiçarem milhares e, em alguns casos, centenas de milhares de dólares por ano. Trata-se de dinheiro que elas estão pagando, sem saber e desnecessariamente, aos fornecedores, quando poderia ser melhor aproveitado.
O desafio relacionado aos gastos de cauda é duplo: em primeiro lugar, é preciso identificar quais categorias estão gerando custos excessivos. Em seguida, é preciso descobrir como recuperar essas savings.
Quanto dinheiro você está deixando de ganhar?
Embora os gastos de cauda sejam considerados pequenos em relação aos custos totais, é também nessa área que savings obter savings consideráveis. Esse dinheiro pode ir diretamente para o resultado líquido ou ser usado para financiar um novo projeto ou contratar pessoal.
Após muitos anos trabalhando com redução de custos, percebi que savings gestão de gastos de cauda pode ficar na faixa de 10% a 15% no primeiro ano. No entanto, minha experiência mostra que categorias específicas podem gerar savings de até 40% savings bem gerenciadas.
Essas savings potenciais savings frequentemente ignoradas como fonte interna de recursos devido à baixa expectativa de retorno, à falta de visibilidade, à escassez de recursos internos e à ausência de dados de referência adequados.
Se você tem um gasto residual de US$ 1 milhão, uma savings de 10% savings US$ 100.000. Imagine recuperar esse dinheiro em poucos meses sem precisar rescindir contratos com fornecedores ou demitir funcionários. É uma sensação muito boa.
A eficiência administrativa é outro resultado da avaliação dos gastos secundários e das medidas tomadas para resolver eventuais problemas. Como resultado desse processo, obtém-se um fluxo contábil mais ágil e menos confusão, o que pode economizar tempo e recursos.
Analisando seus gastos de cauda: por onde começar?
A ideia de lidar com os gastos de cauda pode ser assustadora; e, muitas vezes, as empresas não dispõem dos recursos necessários para analisar dezenas de milhares de transações que, geralmente, não estão no formato adequado para facilitar a análise.
É preciso começar por algum lugar e ter em mente que existem empresas especializadas que podem ajudá-lo nesse processo ou até mesmo fazer isso por você.
O primeiro passo é localizar e identificar os gastos de cauda da sua empresa. Isso provavelmente varia de empresa para empresa; por isso, é um processo que vale a pena. Como mencionado anteriormente, a regra de Pareto é a maneira mais simples de defini-los.
Depois que todos tiverem clareza about o que é about , basta obter os dados para análise. Quando auxilio os clientes, eles costumam me entregar uma pilha de documentos em PDF ou faturas, que eu então converto para o formato digital.
Assim que os dados estiverem em condições adequadas para análise e tiverem sido padronizados e limpos, a análise revelará onde estão os gastos e quem são os fornecedores. Existem também softwares que tornam esse processo mais fácil e rápido, permitindo que você identifique formas de economizar em pouco tempo.
No fim das contas, queremos entender "quem e o quê" compõem seus gastos secundários. Só assim poderemos tomar medidas about .
Assim que soubermos onde estão ocorrendo os gastos excessivos e quem está por trás disso (pode ser um erro na precificação ou alguém gastando sem autorização para tal), ajudamos a definir o que fazer about .
Algumas ferramentas de software, como o SpendVue™ da ERA, fornecem aos executivos de alto escalão informações detalhadas sobre os gastos de sua organização, incluindo os gastos de cauda. Com a ajuda dessa ferramenta, analistas certificados realizam uma análise aprofundada dos dados financeiros e aplicam os benchmarks setoriais exclusivos da ERA para identificar anomalias nos gastos. O resultado é um conjunto de insights claros, imediatos e acionáveis, insights em um formato de fácil compreensão. Seu consultor trabalhará então com você para identificar o caminho para a melhoria do fluxo de caixa que melhor atenda às necessidades da sua organização. Você pode assistir a um breve vídeo sobreo SpendVueTM no link a seguir: https://vimeo.com/680583659.
Na Parte 2 desta série, abordaremos o que você pode fazer com seus gastos secundários depois de compreender melhor em que consistem.
Se você quiser saber mais about seus gastos secundários, get in touch Grant Morrow.
Grant Morrow é consultor sênior do ERA Group consultor certificado pela SpendVue. Ele conta com mais de 30 anos de experiência prática trabalhando com pequenas e médias empresas para identificar onde estão ocorrendo gastos excessivos e desenvolver estratégias para uma melhor gestão de custos.
