Em ambientes complexos onde o SAP ERP está disponível para uma base de usuários ampla e diversificada, a gestão de licenças não é uma questão trivial e pode, com o tempo, levar a problemas de desalinhamento entre o uso real dos diversos módulos do SAP e o que foi acordado contratualmente (e pelo qual se pagou).
Esse desalinhamento pode causar dois tipos diferentes de problemas, dependendo do caso:
- A base de usuários do aplicativo tem crescido ao longo do tempo; e, caso isso não tenha sido comunicado à SAP e devidamente negociado, a empresa está pagando menos do que deveria e pode estar sujeita a auditorias específicas por parte da SAP ou de um de seus parceiros, com consequências desagradáveis na forma de multas impostas pela SAP.
- Se, por outro lado, o uso efetivo do sistema tiver diminuído ao longo do tempo por diversos motivos; ou se alguns dos módulos contratados nunca tiverem sido utilizados; ocorre a situação contrária; ou seja, a empresa está pagando mais do que deveria.
O modelo de cálculo de licenças da SAP não se baseia simplesmente em licenças nominais por usuário, mas é definido por uma métrica de uso agregado chamada FUE (Full Usage Equivalent). Os usuários são classificados em várias categorias, dependendo de seu nível de interação com o sistema; e algumas categorias são “mais poderosas” do que outras: por exemplo, um usuário autorizado a modificar o código-fonte pertence a uma classe mais poderosa do que outro usuário que está autorizado apenas a ler as diversas funções oferecidas; portanto, o primeiro usuário obviamente consome mais FUE do que o segundo.
A FUE é, em termos conceituais, semelhante a uma “moeda” que expressa o âmbito de ação concedido a cada usuário; incluindo uma combinação de vários direitos de acesso que podem variar de módulo para módulo.
Isso explica a afirmação no início do artigo; ou seja, que, se não for devidamente tratada, a gestão de licenças SAP pode, com o tempo, levar a situações de desfasamento significativo entre o uso real e os termos contratuais.
Nesse tipo de situação, ERA Group ajudar o cliente a analisar regularmente o estado da utilização do sistema SAP na empresa, a fim de obter um panorama claro e atualizado da situação.
Em segundo lugar, a ERA também pode oferecer aos clientes o apoio necessário para organizar melhor as negociações com a SAP; que, como todos os grandes fornecedores de software, não abre mão facilmente de sua receita recorrente, mesmo em caso de erros, oferecendo atualizações tecnológicas que podem ou não ser do interesse da empresa.
Um exemplo muito atual é a tão divulgada atualização da SAP para a versão S/4 com o mecanismo de banco de dados HANA (a SAP anunciou recentemente que deixará de oferecer suporte a todas as versões do R/3 ECCS até o final de 2027).
Por esse motivo, além de dispor de dados claros e objetivos, é necessário elaborar uma estratégia de negociação adequada, com uma compreensão clara das necessidades e estratégias da sua empresa no que diz respeito à evolução da ferramenta.
