În prima parte aarticolului „Cheltuielile marginale vă costă bani?”, am descris pașii de bază necesari pentru a transforma datele privind cheltuielile marginale într-un format care să vă permită să înțelegeți structura acestor cheltuieli și să căutați modalități de a valorifica Economii generate acestea. În această a doua parte, voi detalia ce trebuie făcut. Dar, desigur, nimeni nu vrea să depună tot acest efort degeaba.
Până acum ar trebui să înțelegem „cine și ce”, ceea ce înseamnă că putem începe să facem ceva Despre ERA Group .
Ce trebuie să Despre ERA Group ?
Aș recomanda abordarea datelor pe etape sau în porțiuni. Da, probabil că va dura mai mult în ansamblu, dar va fi mai ușor de gestionat și va avea șanse mai mari de reușită.
Începeți prin a identifica acele categorii din cadrul cheltuielilor marginale care implică, în general, volume mai mari și articole cu valoare mai mare și care pot fi grupate. Alternativ, grupați achizițiile în funcție de furnizori similari. Merită să dedicați timp și efort acestor „categorii” mai mari. Cu toate acestea, deși este tentant să abordați totul deodată, resursele suplimentare și timpul necesar din partea personalului vor face probabil ca acest demers să devină greu de gestionat.
- Odată ce am definit „coșurile” cu articolele, există mai multe opțiuni pentru gestionarea acestora:
- Categoriile – de exemplu: consumabile de birou, telecomunicații, servicii de tipărire etc. – pot avea o valoare suficient de mare încât să justifice organizarea unei licitații competitive pentru achiziționarea lor și includerea acestor articole în procesul de gestionare a contractelor (voi scrie Despre ERA Group licitațiile Despre ERA Group într-un alt articol, pentru cei interesați). O astfel de abordare are potențialul de a genera Economii generate semnificative, Economii generate și, cel mai probabil, de a consolida portofoliul de furnizori.
- În alte situații, este posibil să aveți deja un furnizor prin intermediul căruia puteți achiziționa aceste produse din categoria „tail spend”. În acest caz, puteți renunța la „ceilalți” furnizori și puteți readuce cheltuielile sub controlul gestionării contractelor.
Ambele abordări menționate mai sus pot reduce numărul furnizorilor și pot spori eficiența operațiunilor administrative, indiferent de Economii generate.
Când am constatat că nu exista nicio procedură pentru achiziționarea materialelor de birou, am avut recent un client care a implementat o procedură cu rezultate excepționale. În acest caz, angajații își cumpărau singuri materialele de birou și de papetărie, apoi solicitau rambursarea cheltuielilor prin intermediul deconturilor de cheltuieli. După cum vă puteți imagina, cheltuielile și prețurile erau extrem de variate, iar procesul de achiziții era, pur și simplu, scăpat de sub control.
În colaborare cu compania, am preluat facturile în format PDF, le-am digitalizat și, odată ce am înțeles structura cheltuielilor, am implementat un proces prin care, fără a recurge la licitații (având la dispoziție date istorice privind cheltuielile minore pentru a ne susține decizia), am selectat un furnizor specific, am desemnat un responsabil central cu achizițiile și apoi am comunicat tuturor angajaților că cererile de decontare pentru consumabile de birou nu vor fi plătite decât dacă achiziția a fost aprobată în prealabil. Această măsură a contribuit semnificativ la reducerea cheltuielilor și a Economii generate de aproape 30% Economii generate primul an.
Este adevărat că, la început, au existat câțiva angajați nemulțumiți, dar situația s-a calmat rapid; acum toată lumea a acceptat procesul, iar organizația continuă să Economii generate. De asemenea, acest lucru a însemnat că departamentul de contabilitate a gestionat doar o singură factură pe lună, nu mai multe cereri de decontare a cheltuielilor.
Astăzi, în acest caz, continuăm să monitorizăm achizițiile trimestrial și să luăm măsuri corective acolo unde este necesar.
Riscurile inerente lipsei de acțiune
Organizațiile se expun unor riscuri potențiale dacă nu își gestionează cheltuielile minore. Cheltuielile minore sunt, de obicei, informale; dacă nu sunt monitorizate și sunt lăsate nesupravegheate, ele permit angajaților să ia decizii după bunul lor plac, ceea ce poate avea consecințe precum:
- Nu există aproape nicio îngrijorare Despre ERA Group cel mai bun preț (riscul legat de preț)
- Un risc operațional pentru companie, generat de achiziții care nu au fost verificate corespunzător, ar putea pune în pericol angajații, compania și clienții acesteia.
Dacă nu ați analizat recent cheltuielile minore, există o mare probabilitate să plătiți prea mult și să vă expuneți organizația la riscuri. Dacă nu știți de unde să începeți pentru a vă controla cheltuielile minore, ERA vă poate ajuta să vă reveniți pe drumul cel bun și să economisiți sume considerabile, contribuind în același timp la implementarea proceselor necesare pentru gestionarea acestor cheltuieli.
Există, de asemenea, instrumente software precumSpendVue™ de la ERA, care oferă directorilor de vârf informații detaliate despre cheltuielile organizației lor, inclusiv despre cheltuielile minore. Analiștii certificați analizează în profunzime datele financiare ale companiei dumneavoastră și aplică indicatorii de referință specifici sectorului, dezvoltați de ERA, la cheltuielile dumneavoastră. Rezultatul? insights clare, imediate și utile insights într-un format accesibil și atractiv. Consilierii certificați ai ERA colaborează cu dumneavoastră pentru a identifica calea către îmbunătățirea fluxului de numerar care se potrivește cel mai bine nevoilor organizației dumneavoastră. Puteți viziona un scurt videoclip despreSpendVueTM la următorul link : https://vimeo.com/680583659
Dacă doriți să aflați mai multe Despre ERA Group vă Despre ERA Group cheltuielile minore, vă rugăm contact Grant Morrow.
Grant Morrow este consultant principal la ERA Group consultant certificat SpendVue.
Are peste 30 de ani de experiență practică în colaborarea cu întreprinderile mici și mijlocii, ajutându-le să identifice domeniile în care cheltuielile sunt excesive și să elaboreze strategii pentru o mai bună gestionare a costurilor.
