Na Parte 1 de“Os gastos secundários estão custando dinheiro à sua empresa?”, descrevemos as etapas básicas necessárias para transformar seus dados de gastos secundários em um formato que permita compreender a composição desses gastos e buscar maneiras de extrair o valor das savings . Nesta Parte 2, abordo o que fazer. Mas, é claro, ninguém quer fazer todo esse trabalho à toa.
A esta altura, já devemos ter entendido "quem e o quê"; o que significa que agora podemos começar a tomar alguma atitude about .
O que fazer about ?
Eu recomendaria abordar os dados em partes ou em blocos. Sim, provavelmente levará mais tempo no total, mas será mais fácil de gerenciar e terá maiores chances de sucesso.
Comece identificando as categorias dentro dos gastos de cauda que geralmente apresentam maior volume e itens de maior valor, e que possam ser agrupadas. Como alternativa, agrupe as compras por fornecedores semelhantes. Vale a pena dedicar tempo e esforço a esses "grupos" maiores. No entanto, embora seja tentador tentar resolver tudo de uma só vez, os recursos adicionais e o tempo exigido da equipe provavelmente tornarão o processo difícil de gerenciar.
- Depois de definirmos as "categorias" com os itens, há várias opções para gerenciá-las:
- Categorias como, por exemplo, material de escritório, telecomunicações, impressão etc., podem ter um valor suficientemente significativo por si só para serem submetidas a um processo de licitação competitiva e para que esses itens sejam incluídos na gestão de contratos (escreverei about licitações about em outro artigo para os interessados). Esse tipo de abordagem tem o potencial de gerar savings significativas e, muito provavelmente, consolidar savings fornecedores.
- Em outras situações, pode ser que você já tenha um fornecedor com o qual possa adquirir esses itens de gastos residuais. Nesse caso, você pode encerrar as relações com os “outros” fornecedores e, mais uma vez, colocar esses gastos sob gestão contratual.
Ambas as abordagens acima podem reduzir o número de fornecedores e proporcionar ganhos de eficiência administrativa, independentemente da savings.
Quando descobrimos que não havia um processo para a aquisição de materiais de escritório, tive recentemente um cliente que implementou um processo com resultados excepcionais. Nesse caso, os funcionários compravam seus próprios materiais de escritório e papelaria e, em seguida, solicitavam o reembolso por meio de seus pedidos de reembolso de despesas. Como você pode imaginar, os gastos e os preços variavam muito, e as compras estavam literalmente fora de controle.
Em colaboração com a empresa, pegamos as faturas em PDF, as convertemos para formato digital e, assim que compreendemos os gastos, implementamos um processo que, sem precisar recorrer a uma licitação (já contávamos com alguns dados históricos sobre gastos de cauda para fundamentar nossa decisão), indicou um fornecedor específico, nomeou um responsável central pelas compras e, em seguida, comunicou a todos os funcionários que os pedidos de reembolso de despesas com material de escritório não seriam pagos a menos que a compra fosse previamente aprovada. Isso contribuiu significativamente para controlar os gastos e resultou em savings de quase 30% savings primeiro ano.
É verdade que, no início, alguns funcionários ficaram insatisfeitos; mas a situação se acalmou rapidamente; e agora todos aceitaram o processo; e a organização continua a savings. Isso também significou que o departamento de contabilidade passou a lidar com apenas uma fatura por mês, em vez de vários pedidos de reembolso de despesas.
Hoje, neste caso, continuamos a monitorar as compras trimestralmente e a tomar medidas corretivas sempre que necessário.
Riscos de não fazer nada
As organizações correm riscos potenciais se não gerenciarem seus gastos de cauda. Os gastos de cauda são normalmente informais; quando não são monitorados e deixados de lado, permitem que as pessoas tomem decisões a seu critério, com a possibilidade de consequências como:
- Pouca ou nenhuma preocupação about o melhor preço (risco de preço)
- Um risco operacional para a empresa decorrente de compras que possam não ter sido devidamente avaliadas pode representar um risco para os funcionários, para a empresa e para seus clientes.
Se você não analisou seus gastos de cauda recentemente, é muito provável que esteja pagando a mais e colocando sua organização em risco. Se você não sabe por onde começar para controlar seus gastos de cauda, a ERA pode ajudá-lo a retomar o controle e economizar uma quantia considerável, ao mesmo tempo em que auxilia na implementação dos processos necessários para gerenciar esses gastos.
Existem também ferramentas de software, comoo SpendVue™ da ERA, que fornecem aos executivos de alto escalão informações detalhadas sobre os gastos da organização, incluindo os gastos de cauda. Analistas certificados examinam minuciosamente os dados financeiros da sua empresa e aplicam os benchmarks setoriais exclusivos da ERA aos seus gastos. O resultado? insights claros, imediatos e acionáveis insights disponíveis em um formato acessível e envolvente. Os consultores certificados da ERA trabalham com você para identificar o caminho para a melhoria do fluxo de caixa que melhor atenda às necessidades da sua organização. Você pode assistir a um breve vídeo sobreo SpendVueTM no link a seguir : https://vimeo.com/680583659
Se você quiser saber mais about seus gastos secundários, entre em contato com Grant Morrow.
Grant Morrow é consultor sênior no ERA Group consultor certificado pela SpendVue.
Ele conta com mais de 30 anos de experiência prática trabalhando com pequenas e médias empresas para identificar onde estão ocorrendo gastos excessivos e desenvolver estratégias para uma melhor gestão de custos.
