Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng đến hầu hết các ngành nghề, nhưng trong khi nhiều lĩnh vực đã trở lại trạng thái bình thường như trước đại dịch, thị trường sản phẩm văn phòng lại đã trải qua một sự thay đổi mang tính cách mạng. Đối với nhân viên bán lẻ và công nhân lao động chân tay, việc quay trở lại nơi làm việc truyền thống diễn ra tương đối suôn sẻ. Tuy nhiên, đối với các chuyên gia văn phòng, sự chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp và từ xa đã tạo ra một sự thay đổi mang tính cách mạng, tiếp tục định hình lại những gì, cách thức và lý do mà các sản phẩm văn phòng được mua sắm.
Sự suy giảm trong việc sử dụng các vật tư văn phòng truyền thống
Ngành cung cấp văn phòng phẩm truyền thống – vốn từng phụ thuộc vào việc bán với số lượng lớn các mặt hàng như giấy, mực in, mực máy in và các giải pháp lưu trữ tài liệu – đã chứng kiến sự sụt giảm liên tục. Các công cụ kỹ thuật số và nền tảng dựa trên đám mây đã làm giảm sự phụ thuộc vào tài liệu in ấn. Mặc dù nhu cầu in ấn tại các văn phòng tại nhà có tăng nhẹ, nhưng điều này vẫn chưa đủ để bù đắp cho sự sụt giảm chung. Thực tế rất đơn giản: chúng ta in ít hơn trước đây, và xu hướng này sẽ còn tiếp diễn.
Tăng trưởng trong lĩnh vực làm việc kết hợp (Hybrid Work) - Những yếu tố thiết yếu
Trong khi một số lĩnh vực suy giảm, những lĩnh vực khác lại phát triển mạnh. Những người làm việc theo hình thức kết hợp hiện nay mong muốn không gian làm việc tại nhà của họ giống hệt không gian làm việc tại công ty. Điều này đã thúc đẩy nhu cầu mạnh mẽ đối với:
- Nội thất tiện dụng: Bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao, ghế hỗ trợ lưng và giá đỡ màn hình.
- Công nghệ di động: Bàn phím gập, đế cắm và các thiết bị ngoại vi nhỏ gọn.
- Các công cụ thông minh: Trợ lý ảo hỗ trợ trí tuệ nhân tạo và bàn làm việc tích hợp IoT ngày càng phổ biến, giúp nâng cao năng suất và sự tiện lợi.
Ngoài ra, xu hướng sử dụng các vật tư bền vững cũng đang ngày càng phổ biến, bao gồm giấy tái chế, bút phân hủy sinh học và bao bì thân thiện với môi trường – điều này phản ánh những ưu tiên của cả nhà tuyển dụng lẫn nhân viên về vấn đề bền vững.
Sự thay đổi trong hoạt động mua sắm và thu mua
Mô hình mua sắm tập trung truyền thống đã nhường chỗ cho mô hình mua sắm phi tập trung, kiểu người tiêu dùng. Nhân viên hiện nay thường mua vật tư trực tiếp thông qua các nền tảng thương mại điện tử hoặc sử dụng thẻ chi tiêu của công ty. Sự thay đổi này đã dẫn đến:
- Sự gia tăng các thương hiệu sản phẩm văn phòng bán trực tiếp cho người tiêu dùng
- Các công ty phân bổ ngân sách cho nhân viên để thiết lập không gian làm việc tại nhà.
- Sự bùng nổ của các sàn thương mại điện tử và dịch vụ dựa trên đăng ký.
Hiện nay, các nhà cung cấp phải đáp ứng nhu cầu của cả khách hàng doanh nghiệp lẫn cá nhân, tại nhiều địa chỉ giao hàng khác nhau.
Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà cung cấp tại Vương quốc Anh?
Ngành sản xuất sản phẩm văn phòng tại Anh đang đối mặt với cả thách thức và cơ hội. Các nhà cung cấp thích ứng với thực tế làm việc kết hợp (hybrid) có thể phát triển mạnh, trong khi những nhà cung cấp bám víu vào các mô hình cũ có nguy cơ bị tụt hậu.
1. Sự suy giảm liên tục của văn phòng phẩm cơ bản
Giấy, bút và các sản phẩm lưu trữ truyền thống đang dần mất đi vị thế, dù quá trình này diễn ra chậm rãi nhưng chắc chắn. Tuy nhiên, các phân khúc ngách – như văn phòng phẩm cao cấp, sản phẩm cá nhân hóa hay quà tặng mang thương hiệu – vẫn có thể mang lại giá trị, đặc biệt là trong các lĩnh vực sáng tạo hoặc trực tiếp tiếp xúc với khách hàng.
2. Tăng trưởng sản phẩm tích hợp công nghệ
Các vật dụng văn phòng ngày càng được bán kèm với các thiết bị ngoại vi công nghệ. Webcam, bàn phím không dây và các trạm sạc thông minh giờ đây đã trở thành những vật dụng thiết yếu. Hãy kỳ vọng sẽ có thêm nhiều công cụ được tăng cường bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), đặc biệt là cho môi trường họp kết hợp trực tuyến và trực tiếp.
3. Chiến lược cung ứng kép cho trụ sở chính và gia đình
Các nhà cung cấp phải hỗ trợ các mô hình thực hiện đơn hàng linh hoạt – phục vụ cả trụ sở chính lẫn nhân viên làm việc tại nhà. Có những cơ hội rõ ràng trong:
- bộ dụng cụ khởi đầu văn phòng tại nhà
- Nền tảng trợ cấp nhân viên
- Dịch vụ vận chuyển tận nhà
4. Tính bền vững giờ đây là điều thiết yếu
Với sự gia tăng các cam kết về ESG, tính bền vững không còn là điều “nên có”. Các doanh nghiệp kỳ vọng:
- Sản phẩm được chứng nhận thân thiện với môi trường
- Bao bì tối giản và có thể tái chế
- Logistics trung hòa carbon
Các nhà cung cấp hỗ trợ khách hàng theo dõi và báo cáo về hoạt động mua sắm bền vững sẽ có được lợi thế cạnh tranh.
5. Thương mại điện tử là ưu tiên hàng đầu, nhưng trải nghiệm khách hàng vẫn rất quan trọng.
Amazon Business và các nền tảng tương tự đang chiếm ưu thế, vì vậy các nhà cung cấp nhỏ hơn cần đầu tư vào:
- Các tính năng B2B liền mạch (lập hóa đơn hàng loạt, quản lý tài khoản)
- Dữ liệu chứng khoán thời gian thực
- Giao hàng nhanh chóng, đáng tin cậy
6. Dịch vụ giá trị gia tăng là yếu tố tạo nên sự khác biệt.
Để duy trì vị thế cạnh tranh, các nhà cung cấp truyền thống hiện đang cung cấp:
- Dịch vụ in ấn được quản lý
- Tư vấn về không gian làm việc và thiết kế nội thất
- Lắp ráp đồ nội thất
- Các tùy chọn hỗ trợ CNTT và cho thuê
Các dịch vụ này giúp doanh nghiệp tạo ra những không gian làm việc kết hợp, sẵn sàng sử dụng và có khả năng ứng dụng thực tế ảo.
7. Hợp nhất và biến động thị trường
Dự kiến hoạt động sáp nhập và mua lại (M&A) sẽ tiếp tục diễn ra, khi các nhà cung cấp truyền thống tiến hành tái cơ cấu để duy trì khả năng tồn tại hoặc chuyển hướng sang các lĩnh vực ngách. Các doanh nghiệp quy mô nhỏ sẽ cần phải chuyên môn hóa, nếu không sẽ bị các đối thủ lớn hơn thâu tóm.
Cơ hội chiến lược trong tương lai
Ngành hàng văn phòng phẩm không hề suy tàn, mà đang không ngừng phát triển. Đầu tư chiến lược và đổi mới là chìa khóa cho sự tăng trưởng trong tương lai:
- Nền tảng B2B dựa trên AI: Quy trình mua sắm cá nhân hóa dành cho nhà quản lý và đội ngũ.
- Phát triển bền vững toàn diện: Từ các sản phẩm tái chế dạng đổ đầy lại đến các chương trình thu hồi sản phẩm.
- Hợp tác với các nhà cung cấp không gian làm việc chung: Trang bị môi trường làm việc kết hợp (hybrid-ready)
- Mô hình đăng ký: Dành cho các vật dụng thiết yếu trên bàn làm việc, thiết bị công nghệ hoặc bộ dụng cụ bền vững.
Tóm lại
Cuộc cách mạng làm việc kết hợp đã định hình lại ngành hàng văn phòng phẩm. Đối với các nhà cung cấp, đây là thời điểm để thực hiện những bước đi táo bạo, chứ không phải tiếp tục duy trì cách làm cũ. Những ai hiểu rõ và thích ứng với thế giới làm việc mới sẽ là những người dẫn dắt xu hướng này.
