Những điều báo cáo lãi lỗ của bạn không nói lên: Khám phá các khoản tiết kiệm thông qua phân tích chi phí.

Hầu hết các Giám đốc Tài chính (CFO) đều nắm rõ Báo cáo Kết quả Hoạt động như lòng bàn tay. Tuy nhiên, dù đã rất quen thuộc với báo cáo này, những điểm yếu nghiêm trọng về hiệu quả hoạt động vẫn thường ẩn giấu trong các nhóm chi phí tổng quát, các thỏa thuận với nhà cung cấp hoặc các quyết định chi tiêu mang tính cục bộ. Trong bối cảnh ngành thực phẩm và đồ uống hiện nay đang phải đối mặt với áp lực lợi nhuận ngày càng gia tăng, các biện pháp kiểm soát chi phí truyền thống đã không còn đủ. “Thông tin chi phí” chính là bước tiến mới, mang lại cho các nhà lãnh đạo tài chính và vận hành tầm nhìn cần thiết để đưa ra các quyết định chính xác.

Ảo tưởng về sự minh bạch trong báo cáo lãi lỗ.

Mặc dù báo cáo lãi lỗ có thể nhóm các chi phí phức tạp vào các danh mục chung như "Hoạt động"; "Phân phối"; hoặc "Quản lý"; nhưng các chi phí ẩn, chẳng hạn như phí nhiên liệu; phí dịch vụ trọn gói; hoặc hợp đồng tự động gia hạn, thường bị bỏ sót. Thêm vào đó, các hệ thống và quy trình báo cáo cũ thường che khuất sự biến động hoặc thay đổi theo thời gian. Ví dụ, một nhà máy chế biến thực phẩm đa địa điểm có thể phát hiện ra rằng chi phí "Xử lý chất thải" của họ đã tăng 23% so với năm trước do các hợp đồng nhà cung cấp lỗi thời; mặc dù báo cáo lãi lỗ cho thấy chi phí không đổi ở cấp độ tổng quan.

Nơi mà tiền tiết kiệm thường được cất giấu

Để tránh bỏ lỡ các cơ hội tiết kiệm, các tổ chức phải nhìn xa hơn giá cả và tập trung vào các điều khoản; mức độ dịch vụ; mô hình sử dụng; và cam kết về khối lượng. Thông tin chi phí có thể hành động được sẽ giúp các tổ chức phân tích sâu hơn về chi tiêu của mình, cho phép họ xác định các chi phí ẩn. Đối với lĩnh vực thực phẩm và đồ uống, các lĩnh vực chi phí này có thể bao gồm:

• Chi phí gián tiếp : dịch vụ vệ sinh; diệt côn trùng; đồng phục; dịch vụ quản lý đội xe
• Những bất hiệu quả trong khâu hậu cần : định tuyến kém; chia nhỏ lô hàng; phí phạt đối với hàng vận chuyển lẻ (LTL).
• Dịch vụ tiện ích : phí giờ cao điểm; phí nhu cầu không cần thiết; giá cả chưa được tối ưu hóa.
• Viễn thông & công nghệ : hợp đồng cũ; đường dây hoặc giấy phép không sử dụng
• Thỏa thuận với nhà cung cấp : giá cả không nhất quán; thiếu tiêu chuẩn so sánh.

‍

Thông tin chi phí trong thực tiễn

Các nền tảng phân tích chi phí hoặc đối tác tư vấn giúp làm sáng tỏ sự phức tạp của các khoản chi phí. Bằng cách tận dụng so sánh chuẩn mực; thông tin về mức giá thị trường; và các báo cáo có tính ứng dụng cao; CFO có thể nhìn thấu những gì thực sự đang diễn ra đằng sau báo cáo kết quả kinh doanh (P&L); từ đó giúp tạo ra lợi thế chiến lược thực sự. Họ có thể sử dụng thông tin phân tích chi phí để cải thiện dòng tiền; lập dự báo; và lập kế hoạch chi tiêu vốn (CapEx) và chi phí hoạt động (OpEx) một cách có căn cứ hơn. Các Giám đốc điều hành (COO) có thể tận dụng thông tin này để xác định những điểm kém hiệu quả trong hoạt động liên quan đến mô hình chi tiêu; hàng tồn kho; hoặc chênh lệch sản xuất.

Lời kết

Thông tin chi phí không chỉ là một công cụ tài chính – đó còn là một lợi thế chiến lược. Trong một ngành mà biên lợi nhuận luôn chịu áp lực; việc nắm rõ chi tiết đằng sau các khoản chi tiêu có thể giúp phát hiện ra những cơ hội đáng kể để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và thúc đẩy tăng trưởng. Đối với cả Giám đốc Tài chính (CFO) và Giám đốc Điều hành (COO), vấn đề không chỉ nằm ở việc cắt giảm chi phí – mà còn là việc đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, tăng cường khả năng thích ứng và điều chỉnh chi tiêu sao cho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Báo cáo Lợi nhuận và Lỗ (P&L) chỉ phản ánh một phần của bức tranh. Thông tin chi phí sẽ tiết lộ phần còn lại.