Kế hoạch hành động quản lý chi phí

Quản lý chi phí, giống như các lĩnh vực khác trong quản lý doanh nghiệp như lập ngân sách và tài chính, đòi hỏi phải có một công cụ quản lý giúp xác định rõ ràng các mục tiêu, lĩnh vực hoạt động, các bên chịu trách nhiệm, nhiệm vụ, thời hạn và phương pháp giám sát.

Tại thời điểm này, việc xây dựng Kế hoạch hành động là vô cùng cần thiết. Kế hoạch này giúp doanh nghiệp sắp xếp các yếu tố phức tạp liên quan đến quản lý chi phí. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về công cụ này, vốn sẽ đóng góp rất lớn vào thành công của công tác quản lý chi phí.

Kế hoạch hành động là gì?

Nếu chúng ta suy nghĩ về cuộc sống cá nhân và dự án mua nhà riêng, có một số yếu tố cần được quản lý: thời gian cần thiết để tiết kiệm tiền mua nhà, nghiên cứu bất động sản, chi phí khảo sát, xác định kịch bản sống lý tưởng nhất khi mua nhà, các lựa chọn tài chính và dự báo chi phí.

Danh sách này sẽ được trình bày chi tiết hơn, giúp người đọc hiểu rõ hơn về độ phức tạp và tầm quan trọng của Kế hoạch Hành động .

Nếu thiếu nó, việc mua bất động sản chắc chắn sẽ trở nên phức tạp và rủi ro hơn, vì không có cách nào để dự đoán và phản ứng kịp thời với từng sự kiện. Chúng ta sẽ luôn phản ứng theo tình huống, và các quyết định sẽ không phải lúc nào cũng chính xác. Điều này xảy ra, đặc biệt là trong quản lý chi phí .

Về cơ bản, Kế hoạch hành động là sự kiểm soát (có hệ thống hoặc không) đối với tất cả các quyết định và hoạt động liên quan đến việc đạt được một mục tiêu cụ thể hoặc lâu dài (quản lý liên tục).

Kế hoạch hành động là yếu tố thiết yếu cho sự vận hành hiệu quả của bất kỳ cấu trúc tổ chức nào. Nó cho phép liên kết tất cả các nguồn lực của công ty – con người, kinh phí, hệ thống – với các mục tiêu, lợi ích, hành động và thời hạn, đồng thời tạo ra một hệ sinh thái hướng đến hiệu quả hoạt động kỹ thuật và tài chính tốt nhất của cấu trúc đó.

Kế hoạch hành động – Đặc điểm

Một kế hoạch hành động cần bao gồm:

• Mục tiêu rõ ràng – cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể. Ví dụ, Kế hoạch Hành động Bán hàng có thể đặt mục tiêu tăng trưởng 10% mỗi năm và có các mục tiêu cụ thể với tỷ lệ tăng trưởng khác nhau tùy theo loại sản phẩm.
  
• Lợi ích khách quan và có thể đo lường được – những lợi ích này cần phải phù hợp với kỳ vọng của công ty và cần có các phương pháp để đo lường chúng.
  
• Kiểm soát theo hoạt động/hành động – điều rất quan trọng là mỗi hoạt động/hành động phải có mục tiêu, hành động, ngân sách, rủi ro và thời hạn cụ thể, và tất cả chúng cùng nhau tạo thành một lịch trình rõ ràng cho mọi người.
  
• Các bên chịu trách nhiệm trên danh nghĩa – không xác định theo lĩnh vực hoặc phòng ban; điều quan trọng là các cá nhân phải chịu trách nhiệm để việc liên lạc giữa các khu vực, trong khuôn khổ kế hoạch, được thông suốt.
  
• Thời hạn khả thi – đây là một thách thức quan trọng trong bất kỳ Kế hoạch Hành động nào , nhưng thời hạn không thể quá khó khăn đến mức chỉ làm giảm bớt sự lo lắng trong tổ chức.
  

Việc xây dựng Kế hoạch Hành động dựa trên các câu hỏi sau:

• MỤC TIÊU cần đạt được – các mục tiêu (một hoặc nhiều mục tiêu tùy thuộc vào tầm quan trọng);
• Mục tiêu cần đạt được là gì – những lợi ích rõ ràng và mục đích của các hành động;
• WHO – tổ chức chịu trách nhiệm về Kế hoạch và các hoạt động liên quan;
• Kế hoạch sẽ được triển khai ở đâu – các công ty, lĩnh vực, quy trình, tài khoản;
• THỜI ĐIỂM thực hiện Kế hoạch – thời gian thực hiện (một lần hay vĩnh viễn);
• Kế hoạch sẽ được thực hiện như thế nào – các mục tiêu sẽ được đạt được ra sao;
• Kế hoạch này sẽ tốn bao nhiêu chi phí – bao gồm thời gian của nhân viên, nguồn lực và phí tư vấn.

Xét một Kế hoạch Hành động lâu dài , có thể sẽ có những kế hoạch cụ thể với thời hạn giới hạn . Ví dụ, một Kế hoạch Hành động Bán hàng, với các hướng dẫn chung về tiếp thị, phạm vi phủ sóng, chiết khấu và cấu trúc, có thể tại bất kỳ thời điểm nào bao gồm một kế hoạch thúc đẩy doanh số bán hàng của một sản phẩm cụ thể, với các điều kiện riêng, liên quan đến một phần đội ngũ bán hàng và trong một thời gian giới hạn.

5 bước thiết yếu của kế hoạch hành động trong quản lý chi phí

Khởi đầu

Bước này rất cần thiết cho sự vận hành tổng thể của kế hoạch, nó xác định các mục tiêu chung và cụ thể, lợi ích dự kiến, các lĩnh vực liên quan và thời hạn hoàn thành mỗi mục tiêu (có thể được xem xét lại vào thời điểm sau).

Trong quản lý chi phí, mục tiêu không nên chỉ tập trung vào việc giảm chi phí mà thôi, vì chúng ta đang nói về một cơ quan kiểm soát thường trực.

Ví dụ:

Mục tiêu chính: Giám sát và kiểm soát tất cả các chi phí hành chính năm 2018 để đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến. Phạm vi: Tất cả. Hạn chót: 31/12/2018.

Mục tiêu cụ thể 1: Giảm 20% chi phí thuê xe trong năm 2018 so với năm 2017. Lĩnh vực: Thương mại và Bảo trì. Hạn chót: 31/12/2018. Lợi ích dự kiến: Tiết kiệm 1.000 R$ (20% so với năm 2017).

Mục tiêu chính sẽ được đánh giá dựa trên kết quả tổng hợp của tất cả các mục tiêu cụ thể vào cuối kỳ hạn. Tuy nhiên, người quản lý chi phí phải định kỳ đánh giá các kết quả này một cách toàn diện hơn để hiểu liệu mục tiêu chính có đạt được hay không.

Từ đây trở đi, chúng ta sẽ sử dụng mục tiêu cụ thể số 1 làm ví dụ cho các bước còn lại.

Lập kế hoạch

Ở bước này, tất cả các định nghĩa liên quan đến các mục tiêu cụ thể được đưa ra – hoạt động, thời hạn, các bên chịu trách nhiệm, ngân sách và kế hoạch dự phòng – kiểm soát chất lượng trong quá trình phát triển hoạt động, quản lý rủi ro và các giải pháp (các yếu tố nội bộ và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành hoạt động).

Quan trọng: việc hoàn thành hoạt động không có nghĩa là đạt được mục tiêu, mà là đáp ứng đầy đủ các điều kiện để cuối cùng đạt được mục tiêu đó.

Mục tiêu cụ thể 1: Giảm 20% chi phí thuê xe trong năm 2018 so với năm 2017. Lĩnh vực: Thương mại và Bảo trì. Hạn chót: 31/12/2018. Lợi ích dự kiến: Tiết kiệm 1.000 R$ (20% so với năm 2017).

Hoạt động 1: Nghiên cứu 3 nhà cung cấp. Người chịu trách nhiệm: Jorge Cardoso (Quản trị). Hạn chót: 5 tháng 3 năm 2018. Ngân sách: Không áp dụng.

Hoạt động 2: Phân tích các chuyến đi đã thực hiện. Người phụ trách: Celso Furtado (Bộ phận Thương mại). Hạn chót: 5 tháng 3 năm 2018. Ngân sách: Không áp dụng.

Thực thi

Bước này sẽ đưa các hành động đã lên kế hoạch vào thực tiễn. Việc kiểm soát chính xác nguồn kinh phí được phân bổ cho các hoạt động là rất quan trọng, vì bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ dẫn đến chi phí phát sinh .

Giám sát

Tại đây, mỗi hoạt động đều được người quản lý chi phí và nhóm của họ giám sát chi tiết để đảm bảo không xảy ra sự cố nào cản trở việc thực hiện hoặc gây ra những sai lệch ngoài dự kiến . Sổ đăng ký rủi ro , được đề cập trong giai đoạn Lập kế hoạch, rất cần thiết để các rủi ro được phát hiện ở bước đó (dự đoán) và được hiểu rõ hơn ở bước này. Người chịu trách nhiệm về hoạt động phải báo cáo ngay lập tức bất kỳ sự kiện nào có thể gây nguy hiểm cho việc hoàn thành hoạt động và thậm chí điều chỉnh những việc cần thiết để hoạt động đó có thể tiếp tục và đạt được mục tiêu.

Đóng cửa

Đây là thời điểm để tổng hợp các kết quả, đánh giá từng kết quả riêng lẻ, hiểu rõ liệu các mục tiêu cụ thể và chính đã đạt được hay chưa, xác định các lý do (rủi ro) đã cản trở việc đạt được mục tiêu và không thể loại bỏ, đồng thời liệt kê các bài học kinh nghiệm cho Kế hoạch hành động tiếp theo.

Không còn nghi ngờ gì nữa, Kế hoạch hành động vô cùng quan trọng để đạt được mọi mục tiêu kinh doanh.

Đó là một đồng minh cho thấy rằng, nếu được tổ chức và kiểm soát một cách bài bản, các mục tiêu có thể đạt được.

Về bản chất, đây là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng lại phức tạp trong khâu thực hiện; và việc hợp tác với một công ty tư vấn chuyên về cắt giảm chi phí như ERA Group, có thể tạo ra sự khác biệt quyết định cho sự thành công của nỗ lực này.

ERA sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và trình độ cao, sẵn sàng hỗ trợ toàn diện cho công ty bạn trong việc triển khai Quản lý Chi phí.