4 mẹo giúp giảm chi phí kinh doanh
Việc giám sát, tối ưu hóa và quản lý chi phí kinh doanh một cách hiệu quả là điều vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vì lý do này hay lý do khác không thể dành đủ thời gian và nguồn lực cần thiết để quản lý chi phí một cách kịp thời và chu đáo.
Tôi muốn đề cập cụ thể đến các công ty thuộc các nhóm này hoặc hiện đang trải qua một giai đoạn phát triển phù hợp với một hoặc nhiều tình huống sau:
- Các công ty khởi nghiệp
- Các công ty đã phát triển nhanh chóng trong một thời gian ngắn
- Các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả
- Các doanh nghiệp gia đình
- Các công ty không có Phòng Mua hàng riêng
- Các công ty tập trung chủ yếu vào dự án “cốt lõi” và quan trọng
- Các doanh nghiệp gặp phải những vấn đề nghiêm trọng trong quản lý thay đổi
- Các công ty tập trung vào việc giải quyết các vấn đề lớn liên quan đến đơn hàng và doanh thu
Thật không may, điểm cuối cùng nghe có vẻ rất quen thuộc và đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh hiện nay.
Giải pháp tốt nhất mà các công ty này có thể thực hiện chắc chắn là thuê một công ty tư vấn có nhiều kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa các chi phí cố định, chi phí chung và chi phí gián tiếp; nhưng điều này không phải lúc nào cũng khả thi.
Liệu phía trước những công ty này có phải chỉ toàn là vực thẳm? Chắc chắn là không.
Hãy cùng xem qua một số gợi ý hữu ích.
1. THEO DÕI VÀ LẬP DANH MỤC CHI PHÍ Ở MỌI CẤP ĐỘ TRONG TỔ CHỨC
Một số người theo dõi tôi sát sao nhất trên LinkedIn đều biết tôi rất ngưỡng mộ Peter Drucker, người được nhiều người coi là cha đẻ của quản trị kinh doanh hiện đại. Trích dẫn một trong những câu nói nổi tiếng của ông: “Nếu không thể đo lường được, thì không thể quản lý được”, điểm đầu tiên tôi muốn đề cập xuất phát trực tiếp từ điều này.
Tuy nhiên, tôi muốn đi sâu hơn là chỉ đơn thuần khuyên các bạn nên theo dõi chi phí công ty một cách tỉ mỉ và cẩn thận. Lời khuyên chính của tôi là công việc này không nên chỉ dừng lại ở cấp độ Phòng Tài chính và/hoặc Phòng Hành chính, Trưởng khu vực hay Trưởng vùng.
Các trưởng nhóm nên dành đủ thời gian và công sức để đầu tư vào nhân viên của mình, hướng dẫn từng thành viên trong nhóm cách theo dõi các khoản chi phí của công ty thuộc phạm vi trách nhiệm của họ. Các khoản chi phí này có thể bao gồm chi phí liên quan đến bộ phận chất lượng, bộ phận đi lại và công tác, dịch vụ tổng hợp hoặc bộ phận CNTT.
Trưởng phòng nên giải thích cho đội ngũ lý do tại sao điều này lại quan trọng, cách phân loại các khoản chi phí, cũng như cách xác định những khoản nào có thể cắt giảm hoặc loại bỏ.
Bạn sẽ ngạc nhiên trước mức độ tích cực tham gia của nhân viên trong quá trình này, khi họ tự đưa ra những ý tưởng nhằm tối ưu hóa chi phí hơn nữa.
Và cuối cùng, trưởng phòng sẽ có một lĩnh vực chi phí được kiểm soát chặt chẽ và thêm một lý do để khen thưởng những nhân viên xứng đáng nhất.
Do đó, hành động đơn giản này mang lại nhiều lợi ích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau cho tổ chức:
- Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí;
- Giảm thiểu chất thải;
- Nâng cao năng lực cho nhân viên;
- Một nền tảng vững chắc để triển khai chương trình khen thưởng.
2. Tận dụng công nghệ – người bạn đồng hành của chúng ta
Các doanh nghiệp được tổ chức hiện đại nhất hiện nay sử dụng hệ thống ERP và/hoặc các hệ thống khác, nhờ vào các mô-đun chuyên biệt hoặc các tính năng được thiết kế riêng, giúp theo dõi toàn bộ quy trình mua sắm.
Tuy nhiên, một số công ty, dù là do lựa chọn hay vì nhiều lý do khác nhau, lại không sử dụng các hệ thống chuyên dụng và hiện đại này.
Ở phía đối lập là bảng tính Excel quen thuộc—hoặc thậm chí là một giải pháp thay thế tương thích.
Giữa hai cực đoan này, có một loạt các công cụ đa dạng, bao gồm cả các công cụ miễn phí và các công cụ theo mô hình freemium (tức là miễn phí cho các chức năng cơ bản và tính phí tùy thuộc vào các tính năng nâng cao mà bạn dự định sử dụng, ngay cả ở giai đoạn sau này).
Đề xuất của tôi là hãy thử nghiệm một hoặc một số ứng dụng trong số này và, theo như đã đề cập ở phần trước, đảm bảo rằng tất cả các cấp trong tổ chức đều sử dụng chúng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải thống nhất về công cụ sẽ sử dụng, để các phòng ban khác nhau đều dùng chung một công cụ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác nhóm và việc so sánh dữ liệu giữa các phòng ban sau đó, do phòng hành chính phụ trách.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các ví dụ về những gói phần mềm này bằng cách tìm kiếm trên Google với các từ khóa như “Phần mềm quản lý chi phí miễn phí”, “Mẫu quản lý chi phí miễn phí”, v.v.
3. XEM DANH MỤC TỪ TRÊN XUỐNG
Đề xuất thứ ba là phân loại chi phí không chỉ theo loại — ví dụ như “Chi phí đi lại”, “Vận chuyển nguyên vật liệu”, v.v. — mà trên hết là tạo ra nhóm phân loại cấp cao nhất, chia chúng thành:
- Chi phí cố định hay chi phí biến đổi
- Chi phí liên quan đến sản phẩm (chi phí sản xuất) hoặc Chi phí chung/quản lý
Do đó, điều quan trọng là phải áp dụng chiến lược phù hợp nhất nhằm giảm thiểu chi phí cố định và tăng tỷ trọng chi phí biến đổi (hoặc chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi), đồng thời cắt giảm tối đa các chi phí chung và chi phí quản lý không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Không có quy tắc cụ thể nào áp dụng cho mọi tình huống để đạt được sự thay đổi này, cũng như đề xuất này nên được xem như một hướng dẫn chung.
Trên thực tế, không thể xác định trước liệu đối với một doanh nghiệp cụ thể, việc có nhiều chi phí biến đổi hay chi phí cố định hơn (và chênh lệch là bao nhiêu) có thực sự tốt hơn hay không; tuy nhiên, quan điểm chung là ưu tiên chi phí biến đổi hơn chi phí cố định thường là nền tảng cho việc quản lý doanh nghiệp nhằm đạt được tỷ suất lợi nhuận gộp ổn định hơn — tức là ít bị biến động do những thay đổi trong sản xuất.
4. XEM XÉT MỖI SẢN PHẨM HOẶC DỊCH VỤ TRONG BỐI CẢNH “TỰ SẢN XUẤT HAY MUA NGOÀI”
Sự lựa chọn này, vốn mang tính chiến lược, sẽ dẫn đến quyết định đối với từng sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp (hoặc được công ty sử dụng trong chuỗi giá trị của mình) về việc liệu nên tự sản xuất hay mua sắm — toàn bộ hoặc một phần — từ bên ngoài.
Các yếu tố được xem xét trong quá trình đánh giá sẽ khác nhau, không chỉ tùy thuộc vào từng công ty liên quan mà còn tùy thuộc vào từng sản phẩm và dịch vụ trong cùng một công ty.
Trong bối cảnh này, tôi không có ý định đề xuất phương án tối ưu (vì điều đó là không thể thực hiện được ở đây!), mà chỉ muốn nhắc nhở các bạn rằng một phần của quá trình đánh giá sẽ được tiến hành dựa trên các tiêu chí định lượng. Nói cách khác, chúng ta cần phải xác định và tính toán xem những khoản đầu tư nào là cần thiết cho sản xuất nội bộ, và những chi phí nào sẽ phát sinh khi mua sắm từ bên ngoài đối với các công đoạn cần phải gia công bên ngoài.
Lý do tại sao quyết định mang tính chiến lược này lại gắn bó mật thiết với việc tối ưu hóa chi phí có thể được tóm tắt như sau:
- Việc tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp sẽ giải phóng thêm nguồn lực tài chính, từ đó có thể được phân bổ cho các khoản đầu tư cần thiết cho hoạt động “sản xuất”.
- Việc tối ưu hóa các chi phí cố định, chi phí chung và chi phí gián tiếp của doanh nghiệp sẽ giúp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, từ đó mang lại hiệu quả chi phí cao hơn khi thuê ngoài sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi của mình.
Do đó, quyết định giữa “tự sản xuất” hay “mua ngoài” sẽ không chỉ phụ thuộc vào thương hiệu hay chất lượng thực tế hoặc nhận thức, cũng không chỉ đơn thuần là vấn đề chi phí sản xuất thuần túy; thay vào đó, nó phải được xem là một mục tiêu có thể đạt được về mặt định lượng, đồng thời còn phụ thuộc vào khả năng của doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí và lựa chọn các nhà cung cấp mang lại tỷ lệ chất lượng trên chi phí tốt nhất hiện có trên thị trường.
