Dịch vụ vệ sinh và khử trùng là một trong những dịch vụ thiết yếu nhất trong các doanh nghiệp.
Ví dụ như đối với các phòng tập thể dục, siêu thị và nhà hàng, khoản đầu tư này thậm chí có thể được ưu tiên cao hơn. Ngoài nhân công, loại hình dịch vụ này còn đòi hỏi phải sử dụng nhiều thiết bị khác nhau để hoạt động hiệu quả, và những chi phí này đều được tính vào cơ cấu chi phí. Dưới đây là một số biện pháp đơn giản mà bạn có thể áp dụng để giúp giảm chi phí vệ sinh và khử trùng trong công ty. Mặc dù đối với nhiều người, các dịch vụ vệ sinh và khử trùng dường như là những hoạt động “vô hình” trong các doanh nghiệp, nhưng chúng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày.
Tại các công ty như siêu thị, phòng tập thể dục, phòng khám và nhà hàng, việc vệ sinh và khử trùng là yếu tố cơ bản đối với hình ảnh tổng thể của doanh nghiệp.
Các đội ngũ duy trì điều kiện vệ sinh tốt tại tất cả các cơ sở, từ đó thúc đẩy sức khỏe và chất lượng cuộc sống của nhân viên và quản lý. Môi trường được bảo trì tốt tạo động lực cho mọi người và khiến họ cảm thấy thoải mái. Ngoài ra, nó còn góp phần tạo dựng hình ảnh tích cực của công ty đối với khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, đây là một lĩnh vực quản lý bao gồm nhiều thành phần:
- Nguồn lực cấu trúc: trang thiết bị với nhiều kích cỡ khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và loại hình hoạt động của công ty;
- Sản phẩm: Trên thị trường hiện có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau phục vụ cho các ứng dụng và đặc điểm riêng biệt;
- Nguồn nhân lực: đội ngũ nhân viên có trình độ và được đào tạo bài bản;
- Đào tạo: đào tạo thường xuyên cho các đội nhóm;
- Nước và năng lượng: đây là những lĩnh vực thường có mức tiêu thụ cao.
Như chúng ta thấy, đối với mỗi hạng mục này, đều có những khía cạnh khác – bảo trì thiết bị, chi phí chấm dứt hợp đồng, kiểm soát tiêu thụ – điều này làm cho lĩnh vực Vệ sinh và Làm sạch trở nên phức tạp, có nghĩa là trên thực tế, nó có thể trở thành một công ty trong một công ty.
Làm thế nào để biết chi phí vệ sinh và khử trùng của công ty bạn có phù hợp hay không? Và khi nào chúng ta phát hiện ra rằng chi phí này cao và cần được kiểm soát?
Hãy cùng thảo luận về 6 mẹo giảm chi phí dịch vụ vệ sinh và khử trùng trong các công ty.
Tầm quan trọng của Kế hoạch Quản lý Dịch vụ Vệ sinh trong các Công ty
Ngành vệ sinh và làm sạch thường bao gồm một nhóm nhân viên làm việc rải rác khắp công ty, trong giờ làm việc hoặc theo ca, vì vậy việc lập kế hoạch là cần thiết để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất có thể:
- Xác định chính xác các khu vực và nhu cầu;
- Tránh dọn dẹp vào những thời điểm không thích hợp;
- Phản ứng nhanh chóng trước các tình huống khẩn cấp;
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp khác.
Tất cả những điều này đều nhằm mục đích đạt được hiệu suất và kết quả tốt nhất, có lợi cho môi trường. Ngoài ra, cần phải hướng dẫn về việc sử dụng sản phẩm hợp lý, vận hành thiết bị đúng cách, các quy trình chính xác trong từng lĩnh vực, cùng nhiều điểm khác.
Một kế hoạch quản lý hiệu quả cần xác định rõ:
- Cách thức và tần suất vệ sinh các khu vực của công ty;
- Sản phẩm, thiết bị, lịch trình và quy trình;
- Lịch trình vệ sinh và khử trùng – khu vực, ngày và thời gian vệ sinh định kỳ và không thường xuyên;
- Danh sách nhân viên;
- Quy trình sử dụng và bảo quản thiết bị và sản phẩm vệ sinh;
- Chính sách về việc sử dụng nước và năng lượng một cách có ý thức;
- Quy tắc ứng xử trong khuôn viên công ty;
- Hướng dẫn về việc sử dụng đồng phục và thiết bị an toàn;
- Ngân sách hàng tháng cho tất cả các chi phí hoạt động trong khu vực;
- Kiểm toán và các chỉ số hiệu suất.
Cũng như mọi lĩnh vực khác trong một công ty, sự thành công của ngành Vệ sinh và Làm sạch phụ thuộc vào công tác quản lý chu đáo, đánh giá đúng mức độ ảnh hưởng của các chi phí liên quan.
Làm thế nào chúng ta có thể giảm chi phí dịch vụ vệ sinh của công ty?
Mặc dù hoạt động và chi phí của ngành Vệ sinh và Làm sạch rất cần thiết và phức tạp, nhưng vẫn có nhiều lựa chọn tốt để giảm chi phí:
1. Thường xuyên nghiên cứu giá cả các sản phẩm tẩy rửa.
Đây là nguyên tắc được tìm thấy trong tất cả các cẩm nang quản lý chi phí, nhưng ở đây nó thậm chí còn quan trọng hơn. Có rất nhiều mặt hàng, nhãn hiệu và chất lượng khác nhau, vì vậy cần phải nghiên cứu kỹ các lựa chọn trên thị trường và cách mua với số lượng lớn với giá tốt nhất.
2. Đầu tư vào đào tạo nhân viên
Điều cần thiết là mọi người phải biết cách sử dụng các sản phẩm và thiết bị vệ sinh một cách hiệu quả nhất, để sử dụng nước và năng lượng một cách tốt hơn và tiết kiệm hơn, hai khoản mục thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách của các công ty.
Một điểm quan trọng khác là áp dụng các biện pháp tốt nhất trong vệ sinh và sử dụng thiết bị bảo hộ, không chỉ để tiết kiệm thời gian và vật liệu mà còn vì lý do sức khỏe, bằng cách giữ tư thế đúng.
3. Khuyến khích sự tham gia của các nhân viên khác
Ở đây chúng ta sử dụng cùng một khái niệm như các đội vệ sinh đô thị và công cộng: sự tồn tại của họ không có nghĩa là chúng ta nên bỏ bê việc giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc. Công ty nên áp dụng quy trình chuẩn là mọi người phải tuân thủ các quy tắc đơn giản để giữ khu vực làm việc sạch sẽ, không có chỗ cho bụi bẩn, thức ăn thừa và côn trùng tích tụ, kể cả trong các ngăn kéo.
Ngoài ra, việc xử lý các vật liệu không cần thiết, bằng cách vứt bỏ như rác thải hoặc tái chế, là rất cần thiết. Bằng cách này, lượng tiêu thụ sản phẩm và thiết bị có thể được giảm thiểu, và thậm chí có thể giảm tần suất của các đội vệ sinh – điều này cuối cùng sẽ tối ưu hóa số lượng nhân viên cho loại dịch vụ này.
4. Tối ưu hóa kho hàng sản phẩm của bạn càng nhiều càng tốt.
Với danh sách các nhà cung cấp có mối quan hệ tốt với công ty và cung cấp giá cả hợp lý, việc dự trữ vật tư vệ sinh với số lượng lớn có thể không cần thiết. Điều quan trọng là phải kiểm soát hàng tồn kho tốt để thay thế nhanh chóng. Điều này giúp kéo dài thời hạn mua hàng và thanh toán.
5. Áp dụng các biện pháp thu gom vật liệu tái chế
Các công ty ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc tái sử dụng vật liệu và đóng góp vào việc bảo vệ môi trường. Lý tưởng nhất là xây dựng chính sách cho tất cả nhân viên – dù là nhân viên vệ sinh hay bất kỳ công việc nào khác – về việc phân loại vật liệu có thể tái chế. Trên thực tế, ở một số công ty, những vật liệu này sau đó được bán lại và thậm chí tạo ra doanh thu.
6. Cân nhắc việc thuê ngoài.
Như chúng ta đã thấy, lĩnh vực vệ sinh và làm sạch có rất nhiều quy trình và chi phí khác nhau, bên cạnh sự tham gia liên tục của nguồn nhân lực.
Đôi khi, việc này trở nên phức tạp hơn một chút vì nó không phải là hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty và đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Cho dù công ty có tổ chức tốt đến đâu, họ vẫn có thể thiếu kiến thức chuyên sâu để tìm ra giải pháp cho các vấn đề hàng ngày và một số chi phí không phù hợp với ngân sách.
Thuê ngoài có thể là một lựa chọn tốt để quản lý công tác vệ sinh và khử trùng thông qua một công ty có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và các nhà khoa học trong ngành, những người luôn tìm kiếm các phương pháp tốt nhất và chi phí tối ưu nhất cho khách hàng, trong trường hợp này là công ty của bạn.
Việc thuê ngoài dịch vụ vệ sinh có giúp giảm chi phí không?
Có một số biện pháp khác có thể giúp giảm chi phí, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô công ty và vốn đầu tư.
Như chúng ta có thể thấy trong bài viết này, lĩnh vực vệ sinh và làm sạch có tầm quan trọng cơ bản đối với chất lượng cuộc sống của người lao động trong cuộc sống hàng ngày, khi họ dành rất nhiều thời gian ở trong công ty. Cần hiểu rằng đây là một trung tâm chi phí phải được giám sát liên tục để tìm ra những phương pháp tối ưu hóa chi phí tốt nhất.
ERA Group, một công ty tư vấn toàn cầu chuyên về Quản lý chi phí, sở hữu một phương pháp luận hiệu quả đã được công nhận cùng đội ngũ chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực này.
