Phân tích thói quen chi tiêu của bạn: Một cách tiếp cận thông minh hơn để quản lý chi phí.

Trong bản tin trước, chúng ta đã thảo luận về tầm quan trọng của việc “nắm rõ các con số” – nền tảng của quản lý chi phí hiệu quả. Nhưng đối với nhiều tổ chức, việc biến ý tưởng đó thành hành động thực tế lại là một thách thức lớn. Một trong những trở ngại lớn nhất? Đơn giản chỉ là việc đưa dữ liệu của bạn vào định dạng có thể sử dụng được – định dạng mà bạn có thể phân tích và biến thành những thông tin chi tiết hữu ích, thực tế.

Theo kinh nghiệm của tôi, dữ liệu quý giá nhất thường đến từ hóa đơn. Chúng chứa mô tả chi tiết về các mặt hàng đã mua, mã số sản phẩm và thông tin chi tiết ở cấp độ giao dịch, rất hữu ích cho việc phân tích chi phí. Vấn đề là gì? Hầu hết dữ liệu này đều bị khóa trong các tệp PDF.

Đối với nhiều khách hàng của tôi, điều này có nghĩa là tôi thường xuyên thu thập và trích xuất dữ liệu từ hàng loạt hóa đơn PDF, chủ yếu là theo quý.

Đối với các dự án mới mà chúng ta đang cố gắng có cái nhìn ban đầu về chi tiêu, điều này thường dẫn đến việc phải chuyển đổi hàng nghìn hóa đơn PDF sang định dạng kỹ thuật số hợp nhất.

Tuy không phải là lý tưởng, nhưng đó là nơi thường chứa đựng những thông tin chi tiết hữu ích nhất. Dữ liệu đơn đặt hàng (PO) cũng có thể giúp ích — nhưng thường không đầy đủ hoặc rời rạc, và thường cần khá nhiều công đoạn làm sạch trước khi có thể sử dụng được.

Nên bắt đầu từ đâu? Hãy bắt đầu với các nhà cung cấp của bạn.

Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu với các nhà cung cấp lớn nhất của mình. Nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn bản tổng hợp các giao dịch dưới dạng Excel hoặc CSV — và đó thực sự là một lợi thế. Với các nhà cung cấp nhỏ hơn, bạn có thể không có tùy chọn đó, nhưng luôn đáng để hỏi. Bạn sẽ ngạc nhiên về những gì họ có thể cung cấp khi được hỏi.

Tuy nhiên, trong khoảng 90% các dự án tôi tham gia, cuối cùng chúng tôi vẫn phải quay lại sử dụng dữ liệu hóa đơn PDF. Việc này tốn nhiều công sức hơn ban đầu, nhưng rất đáng giá về lâu dài.

Một công cụ mang tính đột phá: Docparser

Vài năm trước, tôi cũng gặp phải thử thách tương tự: hàng đống hóa đơn PDF và không có cách nào dễ dàng để trích xuất dữ liệu. Tôi đã thử thuê ngoài công việc này, nhưng cuối cùng tôi lại tốn nhiều thời gian sửa lỗi hơn là tiết kiệm được thời gian.

Đó là lúc một đồng nghiệp gợi ý tôi thử dùng Docparser , một công cụ trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các tệp PDF (và các định dạng khác). Nó không hoàn hảo chút nào, nhưng rất mạnh mẽ — đặc biệt là với các tệp PDF điện tử và bố cục hóa đơn nhất quán. Trên hết, đội ngũ hỗ trợ của họ rất nhanh chóng và hữu ích, và trong trường hợp của tôi, tôi thường nhận được phản hồi ngay trong đêm.

Sau khi thiết lập các quy tắc cho một khách hàng cụ thể, chỉ cần tải lên các tài liệu và quá trình trích xuất sẽ hoàn tất trong 5 phút. Sau khi thiết lập, có thể xử lý 300-400 hóa đơn chỉ trong vài phút. Đối với tôi, đây là một sự thúc đẩy năng suất đáng kể — và là một bước ngoặt thực sự đối với bất kỳ ai đang xử lý khối lượng lớn tài liệu cần trích xuất dữ liệu cụ thể.

Cần giúp đỡ? Hãy liên hệ với tôi!

Nếu dữ liệu của bạn bị kẹt trong các tệp PDF hoặc bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, bạn không đơn độc — và đó không phải là dấu chấm hết. Có những công cụ và chiến lược có thể giúp bạn. Cho dù bạn muốn tự mình giải quyết hay cần sự hỗ trợ, tôi luôn sẵn lòng trò chuyện hoặc xắn tay áo giúp bạn bắt đầu.

Grant Morrow
Cố vấn chính
+61 415 203 575