Việc có dự báo thu nhập và chi phí đáng tin cậy là điều cần thiết để đạt được kết quả kinh doanh tích cực.
Ngân sách được quản lý tốt là điều dễ hiểu. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi thu nhập và chi phí phát sinh mà lại thiếu vốn? Khi một số khách hàng chậm thanh toán? Dòng tiền là công cụ thiết yếu để phân tích những tình huống này. Và giảm chi phí là một cách để cải thiện dòng tiền đang gặp vấn đề và thường giúp doanh nghiệp cứu vãn tình hình!
Ngân sách là công cụ chính để xác định nguồn lực sẽ đến từ đâu và sẽ được đầu tư vào những khoản chi phí nào. Tuy nhiên, có một công cụ quản lý mà đáng tiếc là nhiều doanh nhân và nhà quản lý của họ không ưu tiên sử dụng hàng ngày, nhưng lại tạo nên sự khác biệt lớn trong việc đạt được lợi nhuận: Dòng tiền .
Đây là công cụ cơ bản để quản lý vốn lưu chuyển trong công ty và xác định tình hình tài chính của công ty tại bất kỳ thời điểm nào – liệu chúng ta có thể phát triển, nên duy trì hiện trạng, hay có lẽ nên chấn chỉnh lại hoạt động kinh doanh .
Tình hình hiện tại của công ty bạn như thế nào? Hay công ty đang gặp vấn đề về dòng tiền ? Giải pháp có thể nằm ở việc giảm chi phí!
Nhưng trước tiên: bạn có biết dòng tiền là gì không?
Nếu bạn còn băn khoăn, tin tốt là điều này phổ biến hơn chúng ta nghĩ. Trên thực tế, nhiều người coi ngân sách là chìa khóa thành công, nếu chúng ta tuân thủ nó.
Điều này đúng một phần. Lập ngân sách hiệu quả là cách để bắt đầu con đường dẫn đến lợi nhuận, nhưng trong thực tế , doanh thu và chi phí được phân bổ ở nhiều lĩnh vực khác nhau và chịu ảnh hưởng bởi nhiều sự kiện bất ngờ hàng ngày.
Dòng tiền là công cụ được sử dụng để quản lý thực tế này – trong khi ngân sách là một tập hợp các định nghĩa, dòng tiền là kết quả thực tiễn của việc sử dụng nguồn lực vào đầu tư, chi phí và thu nhập từ doanh thu.
Và nó có thể cho thấy lý do, khi điều đó cuối cùng xảy ra, tại sao dù doanh số đạt mục tiêu, vẫn không còn tiền vào cuối tháng.
Vậy chúng ta nên quản lý dòng tiền như thế nào?
Yếu tố chính để quản lý dòng tiền hiệu quả là tần suất kiểm soát , và lý tưởng nhất đối với tất cả các công ty là kiểm soát hàng ngày .
Điều này có vẻ hơi thái quá, đặc biệt đối với các công ty có ít sự kiện, nhưng đây vẫn là cách tốt nhất để dự đoán mọi vấn đề hoặc đưa ra quyết định nhanh chóng trong những tình huống bất ngờ, đặc biệt là trong giai đoạn đầu và nếu bạn đang triển khai nó trong một tình huống cần sự chú ý cao .
Làm thế nào để lập kế hoạch và cập nhật báo cáo lưu chuyển tiền tệ?
- Không có một phương pháp duy nhất nào để kiểm soát nó, chúng ta có thể sử dụng bảng tính hoặc hệ thống được cấu trúc tốt. Điều quan trọng là việc ghi chép phải dễ dàng và hiển thị kết quả phải nhanh chóng;
- Lập sổ ghi chép thu nhập và chi phí với số tiền dự kiến và số tiền thực tế;
- Ghi lại số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản vãng lai;
- Ghi lại các khoản chi phí và thu nhập đã dự toán hàng tháng;
- Ghi lại tất cả các khoản chi phí đã thanh toán, theo loại, số tiền và ngày thanh toán;
- Ghi lại từng khoản thu nhập với cùng thông tin và dự báo cho mỗi giao dịch bán hàng.
Với những cập nhật ban đầu và hàng ngày này, chúng tôi có một báo cáo dòng tiền cho biết liệu lợi nhuận dự kiến vào cuối tháng có được xác nhận hay không và liệu chúng tôi có bị âm tài khoản vào bất kỳ ngày nào hay không – đồng thời dự đoán các biện pháp để tránh thua lỗ tài chính và sự mất cân bằng ngày càng tăng.
Các vấn đề về dòng tiền: làm thế nào để phân tích chúng?
Dĩ nhiên, dòng tiền có thể âm do một tình huống cụ thể – ví dụ như khách hàng chậm thanh toán – điều này là bình thường trong hoạt động tài chính hàng ngày của một công ty. Tuy nhiên, nếu điều này xảy ra nhiều lần, cần đặt ra một số câu hỏi quan trọng trước khi hành động:
Đã nhận được đầy đủ tiền thanh toán từ khách hàng chưa?
Vỡ nợ là một rủi ro tiềm tàng, đặc biệt là trong các nền kinh tế bất ổn như nước ta. Sự khác biệt giữa dự báo và thực tế có thể làm mất đi lợi nhuận của cả tháng. Điều quan trọng là phải đánh giá từng trường hợp riêng lẻ và xác định rủi ro tái diễn của nó.
Có phát sinh khoản chi phí bất ngờ nào không?
Trong trường hợp này, cần phải hiểu nguyên nhân và liệu nó có thể xảy ra lần nữa hay không – ví dụ, một vụ kiện lao động thua kiện mà không được dự phòng sẽ cần phải xem xét lại các mục tiêu, tùy thuộc vào tác động của số tiền, nhưng đó là một sự kiện đơn lẻ.
Số dư âm có xảy ra vào những ngày cụ thể và hàng tháng không?
Điều này có thể có nghĩa là một số khoản chi phí có điều khoản thanh toán không phù hợp với hóa đơn hoặc đã được lập ngân sách không tốt.
Những câu hỏi khác có thể phát sinh, đó là lý do tại sao việc theo dõi hàng ngày rất quan trọng để xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp càng nhanh càng tốt.
Giảm chi phí bằng cách cải thiện dòng tiền
Rà soát chi phí là một cách rất hiệu quả để cân bằng tỷ lệ "thu nhập so với chi phí" và khôi phục dòng tiền lành mạnh.
1. Dịch vụ thuê ngoài
Thuê ngoài là một lựa chọn tuyệt vời để giảm chi phí trong các lĩnh vực không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Chúng ta có thể thay thế một bộ phận chuyên trách, mà chúng ta không có đủ kinh nghiệm để đạt được kết quả tốt nhất với chi phí tối ưu, bằng một công ty hướng đến hiệu quả tối đa, vì đó là hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ. Các lĩnh vực như an ninh, vệ sinh và các loại bảo trì khác nhau có thể được thuê ngoài, tìm kiếm mức giá và chất lượng tốt nhất trong số các công ty trên thị trường.
Chi phí vận chuyển là một khoản chi phí quan trọng nếu công ty bạn sử dụng phương tiện vận tải riêng. Các công ty có kinh nghiệm và tập trung vào thị trường luôn biến động, và do đó chuẩn bị tốt hơn để cung cấp dịch vụ tốt với chi phí thấp hơn.
2. Đầu tư vào huy động vốn cộng đồng
Crowdsourcing là một nguồn lực cho phép công ty của bạn đăng ký trên các trang web để yêu cầu dịch vụ và nhiều công ty khác sẽ đưa ra đề xuất của họ. Nó được sử dụng rộng rãi cho nhiều khoản chi phí không liên quan đến sản xuất, và có thể mang lại khoản tiết kiệm đáng kể – dịch vụ CNTT, bảo trì, tư vấn và nhiều dịch vụ khác.
3. Kiểm tra mức tồn kho
Bạn có thể đang có lượng hàng tồn kho cao do doanh số bán hàng thấp hơn dự kiến, sự mất cân bằng trong quy trình mua hàng, thông tin hàng tồn kho không chính xác, v.v. Nếu đó là những mặt hàng bán chậm, hãy cân nhắc trả lại cho nhà cung cấp, mua lại với giá ưu đãi hoặc đưa ra các chương trình khuyến mãi.
4. Đàm phán lại giá cả
Việc xem xét lại danh sách sản phẩm và nhà cung cấp rồi tiến hành đàm phán lại luôn là một lựa chọn thú vị, đặc biệt nếu có các đối thủ cạnh tranh với trình độ chuyên môn tương đương. Trong một số trường hợp, bạn có thể đàm phán lại trong một thời hạn nhất định để khôi phục dòng tiền nhờ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và trở lại tình trạng trước đó.
5. Đầu tư vào quản lý chi phí
Quản lý chi phí là một khái niệm quan trọng trong các công ty hiện nay – việc kiểm soát chi phí được coi là chính sách của công ty, với kế hoạch hành động, chiến lược, các chỉ số đo lường và sự tham gia của tất cả các bộ phận. Bằng cách này, công ty có thể hành động một cách có cấu trúc và thu được lợi ích trong tất cả các lĩnh vực.
6. Xem xét chi phí sản xuất
Đây là một lĩnh vực nhạy cảm, nơi bất kỳ thay đổi nào cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, vì đây là nơi doanh nghiệp đầu tư nhiều nhất, nên việc đánh giá các nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào hoặc linh kiện mới để tìm kiếm giá cả hoặc điều khoản thanh toán tốt hơn là điều đáng làm.
7. Rà soát các quy trình của công ty
Chúng ta thường thực hiện các quy trình một cách kém hiệu quả, với việc làm thêm giờ hoặc sử dụng nguyên vật liệu đắt tiền hơn từ nhà cung cấp. Điều thú vị là tập trung vào các quy trình quan trọng nhất – đặc biệt là sản xuất – và đánh giá xem chúng có quá tốn kém hay không, đồng thời tìm kiếm một phương pháp làm việc mới.
Các biện pháp khác có thể cải thiện dòng tiền
Bên cạnh việc giảm chi phí, các biện pháp dài hạn khác có thể giúp cân bằng lại dòng tiền và khôi phục kết quả kinh doanh tích cực.
1. Đàm phán lại các điều khoản thanh toán
Khi đối mặt với doanh số giảm hoặc các khoản thanh toán không thành, chúng ta cần xem xét lại các điều khoản thanh toán của nhà cung cấp để khôi phục lại sự ổn định của dòng tiền. Đánh giá các điều khoản có thể được điều chỉnh – chẳng hạn như chi phí và giá thành cao hơn.
2. Lắng nghe nhân viên của bạn
Nhân viên tham gia vào các hoạt động hàng ngày và có thể xác định những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình, dẫn đến phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Lắng nghe và thu hút sự tham gia của họ là một cách tuyệt vời để thúc đẩy các nhóm hỗ trợ các quyết định được đưa ra.
3. Xem xét lại ngân sách của bạn
Thông thường, các con số được lập ngân sách trong một bối cảnh khác với hiện tại. Việc xem xét lại các thông số sẽ giúp bạn tạo ra các kịch bản thực tế hơn để tìm ra các giải pháp khả thi nhất.
4. Thường xuyên phân tích hồ sơ khách hàng hiện tại và tiềm năng.
Tùy thuộc vào hồ sơ khách hàng, bạn có thể thay đổi chiến lược bán hàng và thanh toán – trả góp lớn hơn, giảm giá, khuyến mãi, nhiều lựa chọn thanh toán hơn. Nếu phù hợp, điều này có thể tạo động lực mua hàng và giảm rủi ro vỡ nợ.
Như chúng ta thấy, quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố thiết yếu đối với sức khỏe tài chính của công ty, giúp bảo toàn và tránh những tổn thất bất ngờ.
ERA Group, một công ty tư vấn toàn cầu chuyên về Quản lý chi phí, sở hữu một phương pháp luận hiệu quả đã được công nhận cùng đội ngũ chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực này.
Bạn muốn tìm hiểu thêm? Hãy lên lịch gặp gỡ miễn phí với chuyên gia và thay đổi diện mạo công ty của bạn.
