Chủ nhà (hoặc người quản lý của họ) thường chậm trễ trong việc lập dự toán chi phí dịch vụ—đôi khi mãi đến tận giữa năm tính phí dịch vụ mới lập. Nếu bạn gặp phải trường hợp này, bạn không phải là người duy nhất; điều này xảy ra trong khoảng 50% trường hợp.
Tương tự, chủ nhà thường chậm trễ trong việc cấp giấy chứng nhận cuối cùng, đặc biệt là khi người thuê nhà được hoàn trả tiền vì chi phí thực tế thấp hơn dự toán. Phần giải thích và bình luận về chi phí cũng có thể sơ sài hoặc hoàn toàn thiếu sót, với rất ít sự xác thực về các khoản phân bổ được sử dụng. Quan trọng hơn, người thuê nhà có thể chỉ có một khoảng thời gian giới hạn sau khi giấy chứng nhận được cấp để khiếu nại về khoản chi tiêu đã báo cáo—nếu họ có thể khiếu nại mà không phải chịu thêm chi phí.
Nếu bạn là giám đốc tài chính hoặc giám đốc bất động sản bận rộn của một doanh nghiệp cho thuê, việc này thường bị xếp vào danh sách việc cần làm – rồi bị lãng quên hoặc đơn giản là được chấp nhận. Thông lệ tốt nhất cho thấy ngân sách nên được cung cấp chậm nhất một tháng trước khi năm tính phí dịch vụ bắt đầu, chứng chỉ cuối cùng được cấp trong vòng bốn tháng kể từ cuối năm và thêm bốn tháng nữa để người thuê xem xét chi phí. Tuy nhiên, hãy lưu ý bất kỳ thời hạn cụ thể nào được nêu trong hợp đồng thuê nhà của bạn, vì chúng có thể được ưu tiên và ngăn ngừa các tranh chấp trong tương lai.
Tác động của việc quản lý chủ nhà yếu kém đối với hoạt động kinh doanh có thể rất đáng kể:
- Bạn không thể lập ngân sách trước để đối phó với chi phí tăng cao.
- Chủ nhà của bạn có thể đã cam kết và phát sinh các chi phí mới trước khi bạn nhận được ngân sách – chứ đừng nói đến việc bạn có cơ hội phản đối.
- Bạn đang bị mất tiền. Người thuê nhà thường bị tính phí quá cao mà không hề hay biết, vô tình phải chi trả những khoản phí lẽ ra thuộc trách nhiệm của chủ nhà — làm thất thoát nguồn vốn lẽ ra có thể được dùng để phát triển công việc kinh doanh của chính họ.
Như thể công tác quản lý yếu kém chưa đủ tệ, một trong những lĩnh vực nổi bật về việc tính phí quá cao trong năm 2024 là chi phí quản lý khu nhà. Các chi phí này đang tăng mạnh, đặc biệt là ở London, và thường bao gồm các phần trách nhiệm của đơn vị quản lý mà lẽ ra đã được bao gồm trong phí quản lý của họ. Tại sao? Bởi vì các khoản phí đó phải cố định. Vì vậy, không chỉ công tác quản lý yếu kém, mà chủ nhà còn tính phí cao hơn cho dịch vụ này!
Cần lưu ý cả chi phí cơ điện (M&E). Một số chủ nhà lựa chọn hợp đồng bảo trì trọn gói, nhưng vẫn phát sinh và chuyển thêm các chi phí không đáng có. Chi phí sửa chữa cần được hạch toán riêng biệt với chi phí thay thế. Với các quy định MEES sắp tới về hiệu suất năng lượng tòa nhà, một số chủ nhà đang lựa chọn nâng cấp thay vì sửa chữa hoặc thay thế thiết bị và vật liệu. Chi phí đầu tư – nếu có – thường rất lớn và có thể gây sốc. Nhưng liệu bạn có chịu trách nhiệm theo các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà không? Liệu có giải pháp nào tiết kiệm chi phí hơn và tuân thủ quy định hơn không?
Với sự tư vấn chuyên nghiệp, các chi phí này có thể được xem xét tính hợp lệ—cả theo hợp đồng thuê nhà và Bộ quy tắc ứng xử của RICS—có khả năng cho phép thương lượng giảm giá đáng kể. Nếu bạn không chắc chắn liệu mình có đang bị tính phí đúng hay không, tốt nhất nên tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia.
Đội ngũ chuyên gia khảo sát công trình và kỹ sư quản lý cơ sở vật chất tận tâm của chúng tôi có thể xem xét hợp đồng thuê nhà của bạn và nhanh chóng so sánh chi phí dịch vụ hiện tại. Sau đó, bạn có thể khiếu nại với chủ nhà về các khoản phí cao và bất thường, thường dẫn đến việc được giảm giá đáng kể và giảm chi phí dịch vụ trong tương lai.
