Bạn có bị cám dỗ khi nhà cung cấp chào mời giao hàng miễn phí? Hay bạn đã bao giờ bỏ qua những điều khoản nhỏ trong hợp đồng? Nếu vậy, bạn không phải là người duy nhất. Nhưng đó có thể là một sai lầm tốn kém nếu bạn không dừng lại và đặt những câu hỏi cần thiết trước khi mua hàng.
Bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào tự trọng cũng sẽ nói rằng kiểm soát chi phí là điều thiết yếu – thường coi đó là một trong những ưu tiên quan trọng nhất để điều hành một doanh nghiệp thành công. Tuy nhiên, thực tế là hầu hết các công ty quản lý chi phí một cách thiếu chính xác, rời rạc, hoặc thậm chí không quản lý gì cả. Lý do cho sự thiếu hụt này có lẽ đơn giản hơn bạn nghĩ: quản lý chi phí thực sự rất khó khăn.
Chi phí phát sinh từ vô số quyết định được đưa ra ở nhiều bộ phận – một số có thể dự đoán được, một số khác mang tính phản ứng. Các hạng mục như năng lượng, viễn thông, hậu cần và cơ sở vật chất thường nằm ngoài trọng tâm chính của đội ngũ quản lý. Chúng được coi là "việc của người khác" cho đến khi trở thành khủng hoảng. Ngay cả khi các tổ chức tập trung vào chi phí, dữ liệu thường bị phân tán, các tiêu chuẩn không rõ ràng và khả năng hành động bị hạn chế.
ERA Group dành hơn 30 năm để hỗ trợ các tổ chức khắc phục khoảng cách này. Qua hàng nghìn dự án, chúng tôi nhận thấy những mô hình lặp lại – những sai lầm thường gặp khiến các doanh nghiệp không thể đạt được mức tiết kiệm mà họ hoàn toàn có khả năng đạt được.
Dưới đây là ba trong số những lỗi thường gặp nhất:
1. Coi quyết định mua hàng là sự kiện diễn ra một lần.
Nhiều tổ chức đàm phán hợp đồng, chốt giá và sau đó bỏ qua – chỉ quay lại khi hợp đồng hết hạn hoặc xảy ra khủng hoảng. Nhưng thị trường luôn biến động. Giá cả của nhà cung cấp thay đổi. Các lựa chọn mới xuất hiện. Những gì cạnh tranh hai năm trước có thể giờ đây đang bỏ phí một lượng giá trị đáng kể.
Giải pháp không phải là liên tục đàm phán lại, mà là lồng ghép các đợt rà soát có hệ thống vào chu kỳ kinh doanh. Tại ERA Group, chúng tôi thường nhận thấy rằng ngay cả những khách hàng có hợp đồng “tốt” vẫn còn tiềm năng tiết kiệm chưa được khai thác – đơn giản chỉ vì thị trường đã thay đổi mà không ai để ý.
2. Đánh giá thấp độ phức tạp của chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp – nguyên vật liệu, sản xuất, nhân công – thường được chú trọng. Chi phí gián tiếp, chi phí vận hành doanh nghiệp, hiếm khi được quan tâm. Tuy nhiên, chi phí gián tiếp thường chiếm từ 15–30% tổng chi phí của một công ty.
Thách thức nằm ở chỗ các danh mục chi phí gián tiếp thường bị phân mảnh, thiếu người dẫn đầu nội bộ và đòi hỏi kiến thức thị trường chuyên sâu để so sánh hiệu quả. Nhiều nhóm mua sắm đang phải gánh vác quá nhiều trách nhiệm chính và đơn giản là không có đủ năng lực hoặc chuyên môn để tối ưu hóa mọi thứ, từ quản lý chất thải đến bảo hiểm và in ấn.
Đây chính là lúc chuyên môn từ bên ngoài mang lại giá trị vượt trội. ERA Group mang đến kiến thức chuyên sâu, phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể cho những mảng mà các đội ngũ nội bộ thường không thể ưu tiên.
3. Nhầm lẫn giữa hoạt động và kết quả
Việc tiến hành đấu thầu, thu thập ba báo giá hoặc thay đổi nhà cung cấp có thể mang lại cảm giác tiến bộ đáng kể. Nhưng nếu không hiểu rõ về mức giá cơ sở, giá thị trường và tổng chi phí sở hữu, thì khó có thể biết liệu kết quả có thực sự tốt hay không.
Chúng ta thường thấy các tổ chức đã trải qua nhiều vòng cải thiện chi phí nhưng chưa bao giờ thực sự so sánh chi tiêu của mình với giá thị trường. Trong những trường hợp đó, những nỗ lực này không hẳn là thất bại – mà chỉ là họ hoạt động mà không có một la bàn đáng tin cậy.
Tại ERA Group, mọi dự án đều bắt đầu bằng một phân tích kỹ lưỡng dựa trên dữ liệu thực tế: hiện tại quý vị đang ở đâu, mức chi phí hợp lý là bao nhiêu, và con đường thực tế để đạt được mục tiêu đó là gì? Chính nền tảng đó tạo nên sự khác biệt.
Tóm lại
Quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi tiêu. Đó là việc đưa ra những quyết định tốt hơn dựa trên thông tin chính xác hơn, một cách nhất quán theo thời gian. Các tổ chức làm tốt điều này thường có khả năng phục hồi tốt hơn, cạnh tranh hơn và có vị thế tốt hơn để đầu tư vào tăng trưởng.
Nếu quý vị muốn tìm hiểu xem doanh nghiệp của mình đang bỏ lỡ những cơ hội tạo giá trị nào, ERA Group dịch vụ đánh giá ban đầu hoàn toàn miễn phí và không ràng buộc. Mô hình hoạt động của chúng tôi rất đơn giản: chúng tôi chỉ nhận thù lao khi mang lại kết quả thực tế.
