Kể từ tháng 3, làm việc từ xa đã trở thành một công cụ hữu ích trong cuộc chiến chống đại dịch. Trong một bài viết trước, tôi đã chia sẻ suy nghĩ về trách nhiệm của chúng ta với tư cách là nhân viên trong việc nhận diện những khó khăn và nỗ lực vượt qua chúng, đồng thời giới thiệu một số biện pháp mà ERA Group đã triển khai ERA Group nâng cao năng suất.
Thật vậy, quyền tự chủ và trách nhiệm cá nhân là yếu tố thiết yếu để làm việc từ xa hoạt động hiệu quả và năng suất không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, trách nhiệm không chỉ dừng lại ở người lao động, mà công ty cũng đóng một vai trò quyết định.
Mặc dù nhiều chuyên gia đã chỉ ra mô hình làm việc kết hợp là xu hướng cho giai đoạn hậu đại dịch, đặc biệt là vào mùa hè, khi số ca nhiễm dường như đã chậm lại, nhưng sự thay đổi tình hình diễn ra trong những tháng gần đây đã khiến các công ty không còn lựa chọn nào khác. Giờ đây, việc các tổ chức và lãnh đạo đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc và xây dựng văn hóa củng cố tinh thần đồng đội, ngay cả khi làm việc từ xa, ngày càng trở nên cấp thiết.
Công ty có thể thực hiện những biện pháp nào để tăng năng suất?
1. Thay đổi các chỉ số
Thứ nhất, công ty có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để làm việc, có thể chỉ bao gồm máy tính và thiết bị ngoại vi, hoặc cũng có thể bao gồm điện thoại di động/điện thoại bàn, tai nghe, kết nối Internet, thiết bị văn phòng, v.v. Lấy ví dụ công ty công nghệ Blip có trụ sở tại Porto, công ty này đã cấp cho nhân viên 650 euro để trang trải các chi phí liên quan đến làm việc từ xa .
Tiếp theo, điều quan trọng là phải phân tích các chỉ số năng suất, không chỉ dừng lại ở thời gian hoạt động mà còn tập trung vào các chỉ số như kết quả, nhiệm vụ hoàn thành hoặc các dữ liệu khác thực sự có thể đo lường được. Hãy đầu tư vào một mô hình quản lý cho phép nhân viên tự quản lý lịch trình của mình.
2. Tạo cơ hội giao lưu xã hội
Trong môi trường văn phòng, việc giao tiếp diễn ra một cách tự nhiên vì chúng ta đã quen với việc gặp mặt trực tiếp và có thể cùng nhau uống cà phê hoặc thảo luận công việc trong giờ ăn trưa. Trong môi trường ảo, việc những khoảnh khắc chia sẻ ngày càng trở nên ít ỏi là điều dễ hiểu.
Do đó, tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra những khoảnh khắc giao lưu mới, hoàn toàn ảo, nhưng cho phép làm mới các mối quan hệ và trao đổi ý tưởng lành mạnh. Việc giao lưu này không nhất thiết phải diễn ra hoàn toàn trong các cuộc họp ảo, nhưng các nhà quản lý nên cân nhắc tổ chức ít nhất một cuộc họp mỗi tháng (đối với các nhóm lớn).
Hãy tạm gác công việc sang một bên và dành những cuộc họp này để trao đổi ý tưởng. Các hình thức giao lưu khác có thể bao gồm các nhóm WhatsApp, diễn đàn nội bộ và các bữa tiệc ảo (BBC đưa ra một số lời khuyên về cách tổ chức một bữa tiệc Giáng sinh ảo ).
3. Khuyến khích nâng cao nhận thức về sức khỏe tâm thần
Các công ty có liên quan gì đến sức khỏe tinh thần của nhân viên? Tất cả mọi thứ! Các tổ chức và lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong sức khỏe tinh thần của nhân viên, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch.
Tổ chức các buổi họp trực tuyến tập trung vào sức khỏe tinh thần, thiền định và tự chăm sóc bản thân. Dạy nhân viên cách kiểm soát cảm xúc lo lắng và ưu tiên sức khỏe tinh thần của chính họ. Một số công ty đã tổ chức các buổi hội thảo thiền định trực tuyến và mở các văn phòng tâm lý trực tuyến với các chuyên gia được chứng nhận để giúp đỡ nhân viên trong những giai đoạn khó khăn hơn.
4. Làm việc vì tương lai
Ai biết khi nào tất cả chuyện này sẽ kết thúc? Không ai cả. Không ai có thể dự đoán khi nào chúng ta có thể quay lại văn phòng. Và ngay cả khi chúng ta quay lại, làm việc từ xa vẫn sẽ là một biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Một trong những sai lầm lớn mà các tổ chức thường mắc phải là chỉ phản ứng với các tác động bên ngoài mà không tiến hành đánh giá nội bộ. Hãy thành lập một nhóm chuyên gia trong tổ chức để đánh giá và quản lý vấn đề làm việc từ xa trong dài hạn. Đừng chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại: hãy chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn cho tương lai!
