Kiểm soát và quản lý chi phí của một công ty luôn là một nhiệm vụ đầy thách thức đối với bất kỳ công ty nào, bất kể lĩnh vực và quy mô. Và khi nói đến chi phí điện thoại, mọi thứ thậm chí còn phức tạp hơn. Xét cho cùng, điện thoại hiện diện trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, với tầm quan trọng lớn nhỏ khác nhau. Quản lý chi phí điện thoại đòi hỏi nhiều hơn là chỉ biết các gói cước mà nhà mạng tính phí, thời hạn thanh toán hóa đơn và so sánh số tiền dự toán với số tiền thực tế. Một loạt các biện pháp hàng ngày có thể góp phần kiểm soát và quản lý tốt hơn chi phí điện thoại của doanh nghiệp. Hãy cùng thảo luận về một số biện pháp đó.
Đánh giá hồ sơ tiêu thụ của nhân viên trong quản lý điện thoại
Trong các công ty, có những lĩnh vực mà điện thoại chỉ đóng vai trò hỗ trợ hoạt động và có những lĩnh vực mà chi phí này lại rất quan trọng đối với hiệu suất – ví dụ như dịch vụ khách hàng.
Và ngay trong từng khu vực cụ thể, sự khác biệt này cũng có thể tồn tại. Vì lý do đó, việc hiểu rõ hồ sơ công việc của nhân viên và từng khu vực là bước đầu tiên để đánh giá nhu cầu, xem xét lại chi phí một cách riêng lẻ và nhờ đó không chỉ giảm chi phí mà còn cải thiện hiệu suất trong một số lĩnh vực.
Khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào việc quản lý hệ thống điện thoại.
Đây là một điểm mà nhiều công ty ít chú trọng, nhưng thường mang lại kết quả rất tốt, đặc biệt là trong trường hợp chi phí điện thoại di động, nơi mỗi nhân viên đều có trách nhiệm riêng.
Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể báo cáo rằng họ gặp khó khăn khi sử dụng tổng đài viên ở một số khu vực. Một nhân viên thu mua có thể muốn sử dụng thiết bị có nhiều công nghệ hơn để liên lạc với nhà cung cấp mà không cần thiết phải thực hiện qua điện thoại.
Nhờ vậy, mỗi nhân viên đều có thể nêu lên những khó khăn, hạn chế hiện tại và đề xuất, không chỉ về công việc của họ mà còn về công ty.
Nên tiến hành khảo sát về thói quen và nhu cầu, đồng thời tiếp nhận mọi ý kiến đóng góp. Người dùng luôn nêu ra những vấn đề mà góc nhìn vĩ mô đôi khi không giải quyết được, bởi vì nó có xu hướng kìm hãm các mô hình tiêu dùng của mọi người.
Mỗi người làm việc tại các trạm máy tính đều có thể có những ý tưởng tuyệt vời để cải thiện việc quản lý hệ thống điện thoại của công ty.
Xây dựng quy trình quản lý điện thoại.
Chi phí điện thoại phát sinh ở tất cả các bộ phận trong công ty và được tính riêng lẻ dựa trên nhu cầu sử dụng của từng nhân viên. Do đó, việc mỗi cá nhân và mỗi bộ phận có cách quản lý chi phí này riêng, với mức độ ưu tiên khác nhau, là điều bình thường.
Tuy nhiên, điều này lại gây cản trở công tác quản lý, đặc biệt là trong việc đánh giá kết quả.
Cách tiếp cận lý tưởng là thiết kế và tạo ra các quy trình bao trùm tất cả các giai đoạn, từ việc lập kế hoạch hợp đồng đến tiêu thụ hàng ngày, phân tích chi phí và các hành động ở mỗi giai đoạn. Một khía cạnh quan trọng khác là hiểu được các quy trình tác động và bị tác động như thế nào bởi từng bộ phận trong công ty.
Ý tưởng chính là xác định một quy trình chuẩn hóa cách thức kiểm soát và quản lý.
Triển khai hệ thống quản lý viễn thông
Hệ thống quản lý là một trợ thủ đắc lực trong tất cả các công việc xem xét, kiểm soát, kiểm toán và phân tích chi phí điện thoại của công ty. Những chi phí này liên quan đến một lượng lớn dữ liệu và khi được tổng hợp lại, cho phép thực hiện nhiều phân tích và diễn giải khác nhau.
Bảng tính có thể là giải pháp tốt cho các công ty nhỏ và vừa với số lượng nhân viên ít, nhưng nhìn chung, đặc biệt là ở các công ty lớn, chúng cản trở việc đánh giá kết quả nhanh chóng và chia sẻ các phân tích.
Các giải pháp hệ thống doanh nghiệp tốt trên thị trường cung cấp các mô-đun cho phép chúng ta quản lý nhiều thông tin khác nhau về hệ thống điện thoại của công ty:
- Quỹ tài sản;
- Các hợp đồng, bao gồm chi tiết, giá trị và ngày hết hạn;
- Số lượng đường dây, người dùng, gói cước liên quan và lịch sử thanh toán;
- Các khoản thanh toán đã thực hiện và số tiền cần thu hồi.
Chúng ta cũng có thể tìm thấy các giải pháp hệ thống cụ thể với các chức năng nhất định. Điều cần lưu ý là tính dễ sử dụng khi nhập dữ liệu (hoặc lưu trữ các tệp điện tử với người vận hành) và tính linh hoạt trong việc trích xuất dữ liệu từ nhiều tùy chọn và báo cáo hiệu suất khác nhau.
Nắm rõ và lập danh mục tài sản điện thoại của công ty.
Thuật ngữ "tài sản điện thoại" ở đây bao gồm các thiết bị cố định và di động, tổng đài điện thoại, đường dây và các gói cước sử dụng cho từng thiết bị. Đó là tập hợp các vật dụng mà các nhóm làm việc có thể sử dụng trong các hoạt động của mình.
Việc kiểm soát và kiểm kê định kỳ cho phép bạn hiểu rõ nhiều khía cạnh ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí hệ thống điện thoại trong công ty:
Kiểm tra số lượng thiết bị
- Nhiều mẫu điện thoại đã cũ và không hỗ trợ các công nghệ liên lạc tức thời hiện đại giúp tiết kiệm chi phí cước thoại bằng cách sử dụng điện thoại dữ liệu và mạng Wi-Fi giá rẻ hơn.
- Một điểm quan trọng khác là các thiết bị không sử dụng, từ những nhân viên đã nghỉ việc hoặc chuyển sang bộ phận khác. Chúng có thể được sử dụng bởi các nhân viên mới hoặc bán lại – hiện có các chương trình ưu đãi nội bộ.
Xem xét lại số lượng dòng, sơ đồ và kích thước.
- Các dây chuyền sản xuất nh闲 rỗi hoặc có kích thước không phù hợp với khu vực; việc quản lý hàng tồn kho cho phép phân phối lại đến các khu vực đang thiếu hụt, nhờ đó tránh được các hợp đồng không cần thiết.
- Các gói cước không đáp ứng đủ nhu cầu hoặc bị định giá quá cao – chúng có các khoản phí không đáp ứng nhu cầu của người dùng hoặc các dịch vụ không cần thiết, dẫn đến việc giảm giá trị gói cước.
Việc lập danh mục ban đầu có thể chỉ ra tất cả những điều này, và từ đó chúng ta có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhất, dựa trên hồ sơ tiêu thụ của người dùng và công ty.
Kiểm tra và xem xét kỹ các hóa đơn điện thoại của bạn.
Việc kiểm tra kỹ từng hóa đơn bạn nhận được hàng tháng, đặc biệt là các khoản phí phát sinh, cũng quan trọng không kém việc đàm phán lại và có được mức giá tốt nhất cho mỗi đường dây.
Đây có thể là những nhu cầu không được gói cước bao gồm, và điều quan trọng là phải đánh giá lý do phát sinh để xác định xem chúng có tái diễn hay không và liệu việc đưa hạng mục đó vào gói cước có tiết kiệm hơn không. Hoặc đó có thể là những hạng mục không phù hợp, do thói quen sử dụng hoặc do nhà cung cấp dịch vụ tính phí mà không có hợp đồng.
Những cuộc kiểm tra này sẽ giúp không chỉ giám sát công việc của các nhà điều hành mà còn cả thói quen tiêu dùng của người dùng, đòi hỏi họ phải cam kết hơn nữa đối với các mục tiêu và thực tiễn tốt nhất của công ty.
Kiểm toán là bước khởi đầu quan trọng cho quy trình kiểm tra định kỳ, cho phép truy thu các khoản phí bất hợp lý và có hành động pháp lý chống lại nhà cung cấp dịch vụ. Ước tính trung bình có khoảng 7% số tiền ghi trên hóa đơn là bất hợp lý.
Nói cách khác, đó là một khoản tiền đáng kể cần được thu hồi.
Luôn đàm phán lại và tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới có vẻ phức tạp trong một thị trường với bốn hoặc năm công ty lớn, quan liêu. Nhưng thực tế ngày nay lại rất khác.
Tính linh hoạt cho phép thay đổi nhanh chóng. Và điều quan trọng nhất là tính cạnh tranh của ngành; các nhà mạng đã và đang nỗ lực cung cấp các gói dịch vụ ngày càng linh hoạt để thu hút khách hàng với giá cả tốt hơn.
Các hợp đồng cung ứng nên được đàm phán với những điều khoản tốt nhất có thể, vì chúng sẽ là lựa chọn dài hạn và có các điều khoản chấm dứt hợp đồng nghiêm ngặt.
ERA Group, một công ty tư vấn toàn cầu chuyên về Quản lý chi phí, sở hữu một phương pháp luận hiệu quả đã được công nhận cùng đội ngũ chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực này.
