Khi bước vào quý thứ hai, trọng tâm của chúng ta chuyển sang việc biên soạn các báo cáo và dữ liệu cho báo cáo quý 1, trên nhiều lĩnh vực khác nhau.
Dưới đây là tổng quan về các kết quả và hoạt động chính trong tháng vừa qua.
Dịch vụ ăn uống trường học & Theo dõi ngân sách
Đối với các khách hàng trường học của chúng tôi, sự chú ý và công tác chuẩn bị bắt đầu chuyển sang các báo cáo về thực phẩm và dịch vụ ăn uống quý 1, cung cấp những thông tin có giá trị về hiệu quả tài chính từ các khoản mua thực phẩm của họ.
Vì các trường này hoạt động theo ngân sách năm dương lịch, báo cáo ban đầu này đóng vai trò là cái nhìn sâu sắc quan trọng đầu tiên về việc họ đang thực hiện ngân sách như thế nào, bao gồm cả các ước tính mới nhất cho cả năm (LE). Báo cáo này giúp chúng ta xác định các xu hướng và làm nổi bật các lĩnh vực cần được chú ý.
Đây là yếu tố đầu vào quan trọng giúp quản lý chi phí.
Báo cáo hàng quý của cơ sở chăm sóc người cao tuổi (Quý 30)
Hiện chúng tôi đang hoàn thiện báo cáo quý 30 cho một khách hàng là cơ sở chăm sóc người cao tuổi để trình bày. Báo cáo này trình bày chi tiết các khoản tiết kiệm hàng quý; phân tích xu hướng mua sắm; xác định các bất thường như biến động giá so với điều khoản hợp đồng; và đưa ra các khuyến nghị và đề xuất về các biện pháp khắc phục.
Các buổi thuyết trình trực tiếp về những báo cáo này tạo điều kiện cho những cuộc thảo luận chuyên sâu thú vị; giúp hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và đóng góp vào báo cáo nội bộ. Mặc dù đã thực hiện các báo cáo này trong 30 quý, chúng tôi vẫn tiếp tục phát hiện ra các cơ hội tiết kiệm chi phí.
Sau khi báo cáo được trình bày cho nhóm tài chính, chúng tôi cũng dành thời gian để trao đổi với Bếp trưởng và cập nhật cho ông ấy về tình hình hiện tại.
Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu cho cơ sở chăm sóc người cao tuổi.
Đáp lại những thay đổi trong thỏa thuận với nhà cung cấp, cơ sở chăm sóc người cao tuổi này đã yêu cầu xem xét toàn diện thị trường đối với tất cả các loại thực phẩm để xác định thêm các khả năng tiết kiệm chi phí trong việc cung cấp thực phẩm. Với điều kiện thị trường đang thay đổi và thời gian đã trôi qua kể từ lần tiếp cận thị trường gần nhất, đây là thời điểm thích hợp để tiến hành xem xét này. Do đó, chúng tôi đang bắt đầu chuẩn bị hồ sơ đấu thầu để gửi cho các nhà cung cấp được lựa chọn.
Các dự án mới thuộc danh mục vật tư tiêu hao công nghiệp
Một khách hàng mới đã giao cho chúng tôi nhiệm vụ tìm kiếm các khoản tiết kiệm cho hai lĩnh vực công nghiệp như một phần của sáng kiến quản lý chi phí tổng thể. Điểm khởi đầu là xem xét dữ liệu sổ cái tổng hợp 12 tháng của họ để xác định tất cả các nhà cung cấp liên quan - một hoạt động mang lại một số hiểu biết cấp cao khá thú vị như một bước khởi đầu.
Với hơn 300 nhà cung cấp tham gia, quá trình thu thập dữ liệu sẽ rất tốn kém, đòi hỏi phải trích xuất các thông tin quan trọng từ rất nhiều hóa đơn PDF vào Excel trước, rồi sau đó chuyển sang Power BI. Mặc dù khối lượng công việc khá lớn, bước khởi đầu này rất cần thiết để đảm bảo phân tích chi phí toàn diện.
Tầm quan trọng của việc giám sát trong quản lý chi phí
Quay trở lại giai đoạn giám sát, vốn chiếm phần lớn công việc trong tháng qua; giai đoạn này của dự án có tầm quan trọng không kém—nếu không muốn nói là còn quan trọng hơn—so với các giai đoạn phân tích và đấu thầu. Chính tại đây, chúng tôi đảm bảo rằng tất cả những nỗ lực đã bỏ ra trước đó sẽ mang lại kết quả và duy trì được tính bền vững. Tại ERA Group, giai đoạn giám sát có thể kéo dài tới 3 năm. Đây cũng là lúc những nhận định sâu sắc hơn và các hoạt động so sánh chuẩn mực thực sự bắt đầu phát huy tác dụng.
Quay trở lại với giai đoạn giám sát, vốn chiếm phần lớn công việc trong tháng vừa qua; giai đoạn giám sát của một dự án quan trọng không kém—nếu không muốn nói là quan trọng hơn—so với giai đoạn phân tích và đấu thầu.
Việc giám sát liên tục đảm bảo khách hàng nhận được mức giá và dịch vụ đã thỏa thuận; đồng thời giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh giữa khách hàng và nhà cung cấp. Một số ví dụ về các vấn đề đã phát sinh trong quá khứ là:
- Nhà cung cấp đã tải lên một tập tin giá cả không chính xác, điều này chỉ được phát hiện trong quá trình xem xét định kỳ hàng quý; nếu không thì sự việc này có thể đã không được chú ý.
- Các mặt hàng trong hợp đồng vô tình bị loại khỏi danh mục mặt hàng đã ký hợp đồng và được tính phí ở mức giá cao hơn đáng kể so với giá hợp đồng; dẫn đến việc thanh toán thừa đáng kể theo thời gian.
Dù các bên đều có ý định tốt, sai sót vẫn có thể xảy ra.
Cơ cấu phí dựa trên hiệu quả ERA Group
Cũng chính trong giai đoạn báo cáo quý này, mức phí thực tế ERA Groupmới được xác định. Mặc dù ngay từ khi bắt đầu dự án, cơ cấu phí đã được thỏa thuận dưới dạng tỷ lệ phần trăm của khoản tiết kiệm; nhưng các khoản thanh toán thực tế sẽ được tính toán dựa trên khoản tiết kiệm thực tế được xác định trong giai đoạn báo cáo quý.
Khác với các mô hình tư vấn truyền thống, phương pháp của chúng tôi bao gồm việc thanh toán trải đều trong suốt vòng đời dự án. Điều này đảm bảo tác động tối thiểu đến dòng tiền của khách hàng đồng thời được tự tài trợ thông qua các khoản tiết kiệm thực tế. Tất nhiên, nếu không có khoản tiết kiệm nào, sẽ không có phí và dự án sẽ không bao giờ tiến đến giai đoạn này.
Tôi mong muốn được chia sẻ thêm thông tin cập nhật khi chúng ta tiến hành thu thập dữ liệu, phân tích, triển khai và sang giai đoạn giám sát trong những tháng tới.
