Tháng 1-2 luôn là thời điểm bận rộn, và năm nay cũng không ngoại lệ. Chúng tôi đã hợp tác chặt chẽ với hai khách hàng lâu năm là các trường nội trú , giúp họ quản lý chi phí hoạt động và tìm kiếm những cơ hội tiết kiệm chi phí mới. Theo lời họ, mỗi đô la họ tiết kiệm được đều giúp giảm học phí.
Mặc dù công trình này không nhất thiết tuân theo cách tiếp cận truyền thống ERA Group , nhưng trọng tâm cốt lõi vẫn là: thúc đẩy hiệu quả và cải thiện kết quả tài chính. Trước đây, công việc này chủ yếu xoay quanh thực phẩm và dịch vụ ăn uống trong các khu nội trú, nhưng trong vài năm gần đây, cả hai đều đã nỗ lực mở rộng phạm vi hoạt động sang các lĩnh vực khác, như căng-tin, đồng phục và vật tư văn phòng. Do đó, phần lớn thời gian trong tháng 1 đã được dành để tổng kết năm 2024 và chuẩn bị nền tảng cho năm 2025.
Các lĩnh vực trọng điểm chúng tôi đã hoàn thành trong tháng Giêng
Theo dõi chi phí bữa ăn : Một trường học hài lòng khi thấy chi phí mỗi bữa ăn của họ tăng chưa đến 2% trong năm 2024, một kết quả đáng mừng trong điều kiện thị trường hiện tại. Mục tiêu là xem xét lại chi tiêu năm 2024, tìm kiếm thêm các cơ hội để tối ưu hóa và so sánh chi phí bữa ăn của họ với các trường khác.
Đánh giá hiệu quả hoạt động căng tin : Chúng tôi đã chỉ ra sự khác biệt 40% về chi tiêu trên mỗi học sinh giữa các trường, cho thấy cơ hội để cải thiện việc kiểm soát chi phí và/hoặc tăng cường các cơ hội kinh doanh.
Điều chỉnh giá cả và doanh thu : Chúng tôi đã xem xét lại giá cả và xu hướng doanh thu của căng tin để đảm bảo phù hợp với kế hoạch ngân sách năm 2025 của họ, đồng thời xác định các cơ hội tiết kiệm (và đúng là có một số cơ hội).
Quy trình đấu thầu ngành thực phẩm : Đạt được mức tiết kiệm 9% cho một ngành hàng chưa được ký hợp đồng trước đó, cộng thêm mức tiết kiệm 21% đã đạt được gần đây cho một ngành thực phẩm khác.
Phân tích sử dụng giấy photocopy : Đây là một trong những khoản chi phí lớn nhất của trường. Bằng cách so sánh với số lượng học sinh, chúng tôi nhận thấy mức tiêu thụ giấy bình quân đầu học sinh vẫn ổn định ở mức khoảng 1,25 tập giấy/học sinh/năm, có nghĩa là sự gia tăng chi tiêu mà chúng ta thấy vào năm 2024 là do số lượng học sinh tăng lên chứ không phải do giá cả tăng như giả định (giá đã giảm). Với sự chuyển dịch sang học tập kỹ thuật số và sử dụng máy tính, chúng tôi đã dự đoán lượng giấy sử dụng sẽ giảm, nhưng dữ liệu dường như cho thấy điều ngược lại.
Xu hướng đồng phục: Mặc dù một trong những trường học nhìn chung hài lòng với hiệu quả hoạt động của cửa hàng đồng phục, nhưng họ vẫn muốn phân tích sâu hơn về mô hình mua sắm. Một phát hiện cho thấy học sinh hiện mua trung bình 1,5 áo mỗi năm, tăng từ 1 áo mỗi năm cách đây chỉ bốn năm, và tổng số lượng mặt hàng được mua cho mỗi học sinh đã tăng 50% so với trước đại dịch COVID-19. Chúng tôi cũng chứng minh rằng nhà cung cấp hàng đầu đã tăng giá khoảng 5% vào năm ngoái.
Chúng tôi thực hiện bài tập này hàng quý để các trường biết được tiến độ thực hiện so với ngân sách. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng được giải thích và biện pháp khắc phục sẽ được thực hiện nếu cần thiết. Những thông tin đơn giản và nhỏ như vậy đang giúp các trường cải thiện việc quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí và nâng cao ngân sách của họ.
Nhu cầu ngày càng tăng đối với việc so sánh hiệu suất.
So sánh hiệu suất (benchmarking) đang trở thành một công cụ ngày càng quan trọng cho việc phân tích nội bộ và so sánh giữa các trường học và doanh nghiệp . Trong bảy năm qua làm việc với các trường học này, so sánh hiệu suất đã phát triển từ chỗ "chúng tôi không có dữ liệu" thành một công cụ ra quyết định quan trọng .
Một ví dụ về cách một trường học sử dụng phân tích là trường hợp sử dụng giấy. Sau khi xác định rằng việc sử dụng giấy không đáp ứng được kỳ vọng, trường học có thể nhanh chóng xác định vấn đề nằm ở đâu và thực hiện một số biện pháp khắc phục.
Các trường học này đang đặt câu hỏi:
“Chúng ta đang hoạt động như thế nào? Chúng ta có thể cải thiện ở những điểm nào? Và chúng ta đã làm tốt ở những lĩnh vực nào?”
Việc sử dụng số liệu sinh viên đã cho phép chúng tôi phân tích xu hướng chi tiêu trên các danh mục chính để có được những hiểu biết sâu sắc hơn . Một số dữ liệu của chúng tôi hiện có từ năm 2017, trước đại dịch COVID-19 , và cung cấp một góc nhìn dài hạn có giá trị.
Nhu cầu so sánh hiệu quả hoạt động giữa các trường với nhau và phân tích dữ liệu chuyên sâu đang ngày càng tăng khi các trường nhận ra tầm quan trọng về mặt tài chính . Và như cả hai trường vẫn thường xuyên nhắc nhở tôi, có rất nhiều thứ đang bị đe dọa.
Nếu bạn quan tâm đến việc so sánh hiệu quả hoạt động hoặc quản lý chi phí tại trường học hoặc tổ chức của mình, tôi rất muốn được trò chuyện và xem xét những khả năng có thể thực hiện được.
Tôi rất sẵn lòng trình bày trước hội đồng quản trị hoặc ban quản lý cấp cao nếu điều đó giúp họ hiểu rõ hơn về cơ hội này. Vấn đề này quá quan trọng để có thể bỏ qua hoặc xem nhẹ.
