Trong môi trường phức tạp, nơi SAP ERP được cung cấp cho một lượng lớn người dùng đa dạng, việc quản lý giấy phép không phải là vấn đề đơn giản và theo thời gian có thể dẫn đến các vấn đề không phù hợp giữa việc sử dụng thực tế các mô-đun SAP khác nhau và những gì đã được thỏa thuận (và thanh toán) trong hợp đồng.
Sự sai lệch này có thể dẫn đến hai loại vấn đề khác nhau, tùy thuộc vào từng trường hợp:
- Số lượng người dùng ứng dụng đã tăng lên theo thời gian; và nếu điều này không được thông báo cho SAP và đàm phán đúng cách, công ty sẽ trả ít hơn mức đáng lẽ phải trả và có thể phải chịu các cuộc kiểm toán cụ thể từ SAP hoặc một trong các đối tác của SAP, với những hậu quả không mong muốn dưới hình thức phạt từ SAP.
- Ngược lại, nếu việc sử dụng hệ thống thực tế giảm dần theo thời gian vì nhiều lý do khác nhau; hoặc nếu một số mô-đun đã đăng ký chưa bao giờ được sử dụng; thì tình huống ngược lại sẽ xảy ra; tức là công ty đang trả nhiều hơn mức cần thiết.
Mô hình tính toán giấy phép SAP không chỉ dựa trên số lượng giấy phép danh nghĩa cho mỗi người dùng; mà được xác định bởi một chỉ số sử dụng tổng hợp gọi là FUE (Full Usage Equivalent). Người dùng được phân loại thành nhiều nhóm tùy thuộc vào mức độ tương tác của họ với hệ thống; và một số nhóm "có quyền hạn cao hơn" những nhóm khác: ví dụ; người dùng được ủy quyền sửa đổi mã nguồn thuộc nhóm có quyền hạn cao hơn so với người dùng khác chỉ được ủy quyền đọc các chức năng khác nhau được cung cấp; do đó, người dùng đầu tiên rõ ràng tiêu thụ nhiều FUE hơn người dùng thứ hai.
FUE về mặt khái niệm tương tự như một "đơn vị tiền tệ" thể hiện phạm vi hành động được cấp cho mỗi người dùng; bao gồm cả sự kết hợp của nhiều quyền truy cập khác nhau có thể khác nhau giữa các mô-đun.
Điều này giải thích cho nhận định ở đầu bài viết; cụ thể là nếu không được giải quyết đúng cách, việc quản lý giấy phép SAP có thể dẫn đến tình trạng sai lệch đáng kể giữa việc sử dụng thực tế và các điều khoản hợp đồng theo thời gian.
Trong những trường hợp như vậy, ERA Group hỗ trợ khách hàng phân tích định kỳ tình hình sử dụng hệ thống SAP trong công ty, nhằm có được cái nhìn rõ ràng và cập nhật về tình hình thực tế.
Thứ hai, ERA cũng có thể cung cấp cho khách hàng sự hỗ trợ cần thiết để tổ chức tốt hơn các cuộc đàm phán với SAP; giống như tất cả các nhà cung cấp phần mềm lớn khác, SAP không dễ dàng từ bỏ doanh thu định kỳ của mình, ngay cả khi xảy ra lỗi; họ cung cấp các bản nâng cấp công nghệ mà công ty có thể hoặc không thể quan tâm.
Một ví dụ rất thời sự là việc SAP nâng cấp lên phiên bản S/4 với công cụ cơ sở dữ liệu HANA (SAP gần đây đã thông báo sẽ ngừng hỗ trợ tất cả các phiên bản R/3 ECCS vào cuối năm 2027).
Vì lý do này, ngoài việc có dữ liệu rõ ràng và khách quan, cần phải chuẩn bị một chiến lược đàm phán phù hợp, với sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu và chiến lược của công ty bạn trong việc phát triển công cụ này.
