Từ tháng Ba, nhiều người trong chúng ta đã theo dõi cuộc sống diễn ra qua màn hình máy tính, dù đó là các cuộc họp công việc, giao lưu với bạn bè và gia đình, các lớp học, khóa đào tạo, hay các hoạt động khác đã thích ứng với thế giới ảo. Và thật may mắn vì điều đó! Tôi cảm thấy may mắn khi có thể tiếp tục làm việc và đầu tư vào sự phát triển cá nhân của mình, ngay cả trong thời kỳ đại dịch. Tuy nhiên, chúng ta không được làm ngơ trước những tác hại của việc dành cả cuộc đời nhìn chằm chằm vào màn hình.
Vào đầu đại dịch, khoảng 40% người Bồ Đào Nha có thể làm việc tại nhà, con số này thấp hơn so với đa số, nhưng vẫn đáng kể, vì những tháng tiếp theo sẽ rất khó khăn về vấn đề sa thải và phá sản doanh nghiệp – những vấn đề vẫn còn tồn tại đến ngày nay. Không thể phủ nhận rằng việc có thể tiếp tục làm việc từ xa là một đặc quyền, nhưng sẽ không công bằng nếu nói rằng làm việc tại nhà là kịch bản lý tưởng cho tất cả mọi người.
4 mẹo (đã được tôi kiểm chứng) để cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa
Mặc dù nhiều người đã có cơ hội quay lại văn phòng vào mùa hè, nhưng làm việc từ xa vẫn là một thực tế và chúng ta đã có đủ thời gian để xác định những khó khăn chính và tác động của nó đến năng suất làm việc. Mặc dù công ty có trách nhiệm cung cấp điều kiện lý tưởng cho việc làm việc từ xa, nhưng nhân viên cũng không được miễn trừ trách nhiệm xác định những khó khăn của mình và báo cáo cho người quản lý.
Tôi xin chia sẻ một vài lời khuyên về cách vượt qua những khó khăn thường gặp nhất, bởi vì tôi đã áp dụng chúng trong cuộc sống hàng ngày và với đội nhóm của mình. Đó là những chi tiết đơn giản, những điều chỉnh nhỏ tưởng chừng như cơ bản, nhưng khi được áp dụng sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn.
1. Học cách chia sẻ và giao tiếp
Khi bạn chia sẻ không gian làm việc với nhóm của mình, mọi thứ dường như dễ dàng và thuận tiện hơn. Bạn có thể dễ dàng quay người lại và nói chuyện với đồng nghiệp bên cạnh, hoặc đi lên tầng khác và uống cà phê trong khi hỏi vấn đề. Khi làm việc từ xa, việc chia sẻ và giao tiếp trở nên khó khăn hơn nhiều.
Không phải là chúng ta không muốn giao lưu hay trò chuyện với đồng nghiệp, nhưng những việc chúng ta thường làm khi ở văn phòng giờ đây lại gặp phải nhiều rào cản. Chính vì vậy, việc duy trì giao tiếp và sử dụng các công cụ chia sẻ tài liệu như Google Drive và Teams, cũng như các cuộc trò chuyện nội bộ, diễn đàn và nhóm intranet, là vô cùng cần thiết. Những công cụ này cho phép tương tác giữa các đồng nghiệp mà không cần phải lấp đầy lịch làm việc bằng các cuộc họp có thể cản trở năng suất.
2. Cảm giác cô đơn
Đối với nhiều người, làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc từ bỏ những khoảnh khắc giao lưu xã hội. Đặc biệt đối với những người sống một mình, làm việc từ xa có thể khiến họ phải trải qua nhiều ngày liền mà không nhìn thấy mặt ai cả.
Trong nhóm của tôi, chúng tôi đã áp dụng hệ thống làm việc "cạnh nhau" ảo. Vì vậy, ngoài các cuộc họp mà chúng tôi cố gắng giảm thiểu xuống mức cần thiết để giải quyết các vấn đề quan trọng và phù hợp, chúng tôi bật camera mỗi ngày để cùng nhau làm việc trên các dự án chung.
3. Làm việc không theo lịch trình
Một nghiên cứu của Trường Y tế Công cộng Quốc gia cho thấy hơn một nửa số người làm việc từ xa ở Bồ Đào Nha hài lòng với tình hình hiện tại, tuy nhiên 59% số người được hỏi cho biết họ làm việc nhiều giờ hơn bình thường và 41% gặp khó khăn trong việc thiết lập lịch làm việc.
Biến nhà thành văn phòng khiến chúng ta đánh mất ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc, dẫn đến nguy cơ hai khía cạnh này chồng chéo lên nhau. Do đó, việc học cách quản lý hiệu quả luồng thông tin công việc thông qua nhiều nền tảng cộng tác khác nhau là vô cùng cần thiết.
Một số người ngắt kết nối và chỉ kiểm tra tin nhắn vào những thời điểm nhất định trong ngày. Tôi thì luôn kết nối suốt cả ngày, nhưng tôi tắt thông báo từ một số nhóm mà tôi biết rằng những vấn đề khẩn cấp không được thảo luận ở đó.
4. Đảm bảo tư thế đúng
Nếu có một điều chúng ta học được từ kinh nghiệm này, thì đó chắc chắn là cơ thể luôn luôn đúng. Các ngôi nhà ở Bồ Đào Nha không được chuẩn bị để phục vụ như văn phòng cho đến khi lệnh phong tỏa bắt đầu. Kết quả là gì? Rất nhiều người bị đau lưng và, tất nhiên, năng suất giảm sút.
Chỉ có máy tính và internet thôi chưa đủ; điều quan trọng là phải có đầy đủ các thiết bị cần thiết, từ máy tính đến màn hình, bàn phím, chuột, ghế và bàn làm việc. Nhân viên nào có thắc mắc về cách bố trí nhà cửa để làm việc từ xa nên liên hệ với bộ phận An toàn và Sức khỏe lao động của công ty để được hỗ trợ.
Đây là một lĩnh vực thiết yếu để đảm bảo sức khỏe và sự thoải mái cho nhân viên, đó là lý do tại sao có những cuộc kiểm tra định kỳ về vị trí và cách bố trí đồ đạc, thiết bị máy tính. Năng suất lao động chịu ảnh hưởng rất lớn bởi sự thoải mái, và thách thức hiện nay là đảm bảo điều kiện tốt nhất trong hàng nghìn "văn phòng" đã mọc lên kể từ tháng Ba.
Đây chỉ là một số biện pháp mà ERA Group đã và đang triển khai. Chúng tôi còn lâu mới hoàn hảo và vẫn đang không ngừng học hỏi theo thời gian, nhưng kết quả từ các biện pháp đã triển khai là rất khả quan.
Nếu bạn áp dụng những biện pháp tôi đề xuất hoặc có ý tưởng nào khác hữu ích để cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa, vui lòng chia sẻ với tôi!
